Cuando un administrador intenta abrir el OneDrive de un ex empleado, a menudo ve un error de acceso denegado o una página en blanco. Esto ocurre porque OneDrive for Business utiliza permisos a nivel de sitio que no se transfieren automáticamente después de que un empleado deja la organización. Este artículo explica los requisitos de permisos exactos y proporciona la solución paso a paso utilizando el Centro de administración de Microsoft 365. Siguiendo estos pasos, un administrador obtendrá acceso a los archivos almacenados del ex empleado sin necesidad de contactar al Soporte de Microsoft.
Conclusiones clave: Conceder acceso de administrador al OneDrive de un ex empleado
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios activos > Seleccionar usuario > pestaña OneDrive: El único lugar para agregar a un administrador como propietario secundario del sitio de OneDrive del ex empleado.
- Rol de administrador de la colección de sitios: El administrador debe agregarse como administrador de la colección de sitios, no como miembro, para omitir las restricciones de uso compartido y acceder a todos los archivos.
- Formato de URL del sitio de OneDrive: La URL es https://tenant-my.sharepoint.com/personal/user_tenant_com. Debe conocer esta URL para acceder al sitio después de asignar permisos.
Por qué el administrador no puede acceder al OneDrive del ex empleado
Cada sitio de OneDrive for Business es una colección de sitios de SharePoint con su propio conjunto de permisos. Cuando se crea un usuario, su sitio de OneDrive se aprovisiona con el usuario como único administrador de la colección de sitios. Ningún otro usuario, incluido el administrador, tiene permisos en ese sitio por defecto.
Cuando el empleado deja la organización, el departamento de TI generalmente deshabilita o elimina la cuenta de usuario. Deshabilitar la cuenta no elimina el sitio de OneDrive, pero bloquea los inicios de sesión interactivos. El administrador no puede acceder al sitio porque no tiene permisos asignados, y el propietario del sitio (el ex empleado) ya no puede otorgarle acceso.
La única forma de otorgar acceso es a través del Centro de administración de Microsoft 365, que permite a un administrador global o administrador de SharePoint agregar administradores adicionales de la colección de sitios a cualquier sitio de OneDrive. Simplemente compartir carpetas o archivos individuales desde la cuenta del ex empleado no es posible porque la cuenta está deshabilitada y no puede enviar ni aprobar invitaciones para compartir.
Cómo conceder a un administrador acceso al OneDrive de un ex empleado
Debe ser administrador global o administrador de SharePoint en Microsoft 365 para realizar estos pasos. El administrador no necesita ningún rol administrativo.
- Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga privilegios de administrador global o administrador de SharePoint. - Navegue a Usuarios activos
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Usuarios y luego Usuarios activos. - Busque la cuenta de usuario del ex empleado
Use el cuadro de búsqueda para localizar al ex empleado. Haga clic en el nombre para mostrar del usuario para abrir su panel de propiedades. - Abra la pestaña OneDrive
En el panel de propiedades del usuario, seleccione la pestaña OneDrive. Esta pestaña solo es visible si el usuario tenía un sitio de OneDrive aprovisionado. Si la pestaña falta, el sitio de OneDrive puede haber sido eliminado o nunca creado. - Copie la URL del sitio de OneDrive
Bajo el encabezado URL del sitio de OneDrive, verá un enlace. Copie esta URL completa. Se verá comohttps://contoso-my.sharepoint.com/personal/john_doe_contoso_com. Necesitará esta URL para acceder al sitio más tarde. - Haga clic en Crear vínculo a archivos
Debajo de la URL, haga clic en el botón Crear vínculo a archivos. Esto genera un vínculo para compartir que el administrador puede usar. Sin embargo, este vínculo por sí solo no funcionará a menos que el administrador tenga permisos directos en el sitio. - Conceda acceso de administrador de la colección de sitios
Haga clic en Establecer administrador de la colección de sitios en la pestaña OneDrive. En el panel que se abre, escriba la dirección de correo electrónico del administrador y haga clic en Guardar. Esto agrega al administrador como administrador de la colección de sitios en el sitio de OneDrive del ex empleado. - Verifique que el administrador pueda acceder al sitio
Pida al administrador que abra una nueva sesión de navegador y navegue a la URL del sitio de OneDrive que copió en el paso 5. Ahora debería ver la biblioteca de archivos completa del ex empleado con permisos de lectura y escritura.
Si el administrador aún ve un error, borre la caché del navegador o use una ventana de InPrivate/Incógnito. El cambio de permisos puede tardar hasta 15 minutos en propagarse a través del servicio de Microsoft 365.
Si el Centro de administración no muestra la pestaña OneDrive
Varias condiciones pueden causar que la pestaña OneDrive falte en el panel de propiedades del usuario. Verifique cada una de las siguientes:
La cuenta de usuario se eliminó en lugar de deshabilitarse
Si la cuenta de usuario se eliminó permanentemente de Microsoft Entra ID, el sitio de OneDrive queda huérfano y no se puede administrar desde el Centro de administración. Debe restaurar el usuario eliminado dentro de los 30 días posteriores a la eliminación. Vaya a Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios eliminados, seleccione el usuario y haga clic en Restaurar usuario. Después de la restauración, la pestaña OneDrive reaparecerá.
El sitio de OneDrive se eliminó manualmente
Un administrador puede haber eliminado el sitio de OneDrive desde el Centro de administración de SharePoint. Los sitios de OneDrive eliminados se mueven a la papelera de reciclaje de SharePoint y se pueden restaurar dentro de los 93 días. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Sitios > Sitios eliminados, busque el sitio por su URL, selecciónelo y haga clic en Restaurar.
El usuario nunca abrió OneDrive
Si el usuario nunca inició sesión en OneDrive, no se aprovisionó ningún sitio. En este caso, no hay archivos a los que acceder. El administrador debe verificar otras ubicaciones como las copias de seguridad locales de la computadora del usuario o las unidades de red compartidas.
Qué hacer si el administrador necesita acceso después de que el sitio de OneDrive se elimine
Si el sitio de OneDrive se eliminó hace más de 93 días, no se puede restaurar. Los archivos se pierden permanentemente de Microsoft 365. La única opción de recuperación es verificar la solución de respaldo de la organización, como Microsoft 365 Backup o un servicio de respaldo de terceros. Si no existe un respaldo, los datos se pierden.
Para prevenir esta situación, configure una política de retención de OneDrive en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Establezca el período de retención para el contenido de OneDrive de acuerdo con los requisitos de retención de datos de su organización. Esto mantiene los archivos accesibles incluso después de que se elimine la cuenta de usuario.
Métodos de acceso del administrador: Centro de administración vs PowerShell vs Centro de administración de SharePoint
| Elemento | Centro de administración (pestaña OneDrive) | SharePoint Online Management Shell | Centro de administración de SharePoint (Sitios) |
|---|---|---|---|
| Método de acceso | Interfaz web del Centro de administración de Microsoft 365 | Cmdlet de PowerShell Set-SPOUser | Interfaz web del Centro de administración de SharePoint |
| Nivel de permiso otorgado | Administrador de la colección de sitios | Administrador de la colección de sitios | Administrador de la colección de sitios |
| Requiere rol de administrador | Administrador global o administrador de SharePoint | Administrador de SharePoint | Administrador de SharePoint |
| Pasos | Propiedades del usuario > pestaña OneDrive > Establecer administrador de la colección de sitios | Ejecutar Set-SPOUser -Site <URL> -LoginName <manager> -IsSiteCollectionAdmin $true |
Seleccionar sitio > Permisos > Agregar administrador de la colección de sitios |
| Mejor para | Usuario único, solución rápida | Operaciones masivas o automatización | Administradores que prefieren la interfaz de SharePoint |
Los tres métodos otorgan el mismo nivel de acceso. La pestaña OneDrive del Centro de administración es la más simple para un escenario único. Use PowerShell si necesita otorgar acceso a muchos ex empleados a la vez.
Después de que el administrador reciba acceso de administrador de la colección de sitios, puede navegar por todos los archivos en el OneDrive del ex empleado. Puede descargar archivos, copiarlos a su propio OneDrive o eliminarlos según sea necesario. Sin embargo, el administrador no puede cambiar el propietario del sitio ni eliminar el sitio en sí a menos que también tenga privilegios de administrador de SharePoint.
Para transferir la propiedad del sitio de OneDrive al administrador de forma permanente, use la función Transferir archivos y propiedad en el Centro de administración de Microsoft 365. Vaya a Centros de administración > SharePoint > Más características > Perfiles de usuario. Bajo Administrar perfiles de usuario, busque al ex empleado, haga clic en la flecha junto a su nombre y seleccione Transferir sitio personal. Esto mueve todos los archivos y asigna al administrador como nuevo propietario del sitio.