Cuando necesite auditar documentos o supervisar contenido para requisitos normativos, una vista de revisión de cumplimiento en SharePoint le permite filtrar y mostrar los elementos que requieren atención. Esta vista ayuda a los revisores a ver solo los documentos marcados, las aprobaciones pendientes o el contenido con metadatos específicos. Sin embargo, muchos propietarios de sitios crean vistas que no muestran los datos correctos o que rompen los permisos de los revisores. Este artículo explica cómo crear correctamente una vista de revisión de cumplimiento y destaca los errores comunes que hacen que la vista no funcione.
Puntos clave: crear una vista de revisión de cumplimiento funcional
- Configuración del sitio > Vista > Filtrar por estado de cumplimiento: Utilice la columna de estado de cumplimiento integrada para mostrar solo los elementos que requieren revisión.
- Configuración de la biblioteca > Configuración del historial de versiones: Habilite el control de versiones principales y requiera la aprobación de contenido para generar los datos de estado de cumplimiento.
- Vista > Agrupar por > Revisor: Agrupe los elementos por el campo de revisor para ayudar a los oficiales de cumplimiento a ver su carga de trabajo asignada.
Qué es una vista de revisión de cumplimiento y por qué falla
Una vista de revisión de cumplimiento es una vista personalizada de una lista o biblioteca de SharePoint que filtra el contenido según una columna de estado de cumplimiento. SharePoint incluye una columna integrada llamada Compliance Status que muestra valores como Pending Review, Approved, Rejected o In Review. Esta columna se completa automáticamente cuando se habilita la aprobación de contenido en una biblioteca o lista.
La vista falla con mayor frecuencia porque la columna de estado de cumplimiento no aparece o permanece vacía. Esto ocurre cuando no se habilita la aprobación de contenido. Sin la aprobación de contenido, SharePoint no realiza un seguimiento del estado de revisión de los elementos. Otra causa común es que los filtros de la vista estén configurados incorrectamente, como usar el nombre de columna equivocado o aplicar un filtro que excluye todos los elementos.
Requisitos previos para una vista de revisión de cumplimiento
Antes de crear la vista, verifique que su biblioteca o lista cumpla estos requisitos:
- La aprobación de contenido debe estar activada. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones y establezca Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados en Sí.
- El control de versiones principales debe estar habilitado. En la misma página de configuración, establezca Crear una versión cada vez que se edite un archivo en esta biblioteca de documentos en Crear versiones principales.
- Al menos un elemento debe enviarse para aprobación para que se complete la columna Compliance Status.
Pasos para crear una vista de revisión de cumplimiento
- Habilitar la aprobación de contenido en la biblioteca
Abra su biblioteca de documentos de SharePoint. Seleccione el icono de engranaje y elija Configuración de la biblioteca. En Configuración de versiones, establezca Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados en Sí. Elija quién puede aprobar elementos. Haga clic en Aceptar. - Confirmar que aparece la columna Compliance Status
Después de habilitar la aprobación, SharePoint agrega automáticamente la columna Compliance Status a la biblioteca. Si no la ve, agréguela manualmente seleccionando Agregar columna y eligiendo Compliance Status de la lista de columnas integradas. - Crear una nueva vista
Vaya a la biblioteca. Seleccione el menú desplegable Opciones de vista (normalmente muestra “Todos los documentos”). Elija Crear nueva vista. Asigne a la vista el nombre Compliance Review. - Establecer el filtro para mostrar solo los elementos pendientes
En la página de creación de la vista, desplácese hasta la sección Filtro. Seleccione Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente. En el primer menú desplegable de columna, elija Compliance Status. En el segundo menú desplegable, elija es igual a. En el tercer campo, escriba Pending Review. Haga clic en Aceptar. - Agregar las columnas necesarias para la revisión
En la sección Columnas, agregue Approver Status, Checked Out To y Modified By. Quite las columnas que no sean relevantes, como File Type o Size. - Agrupar los elementos por revisor
Desplácese hasta la sección Agrupar por. En el primer menú desplegable de agrupación, seleccione Approver Status. Esto agrupa los elementos por su estado de aprobación para que los revisores vean su carga de trabajo de un vistazo. - Guardar y probar la vista
Haga clic en Crear. Cambie a la nueva vista. Cargue o modifique un documento para que requiera aprobación. Verifique que el elemento aparezca en la vista con Compliance Status establecido en Pending Review.
Errores comunes al crear la vista
La columna Compliance Status falta o está vacía
Si la columna Compliance Status no existe, la aprobación de contenido no está habilitada. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones y establezca Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados en Sí. Si la columna existe pero no muestra ningún valor para ningún elemento, el elemento no se envió para aprobación. Edite el elemento y cambie su estado de aprobación manualmente, o haga que un usuario con permisos de edición envíe el elemento para aprobación.
El filtro excluye todos los elementos
Un error común de filtro es escribir el valor exacto incorrectamente. La columna Compliance Status utiliza valores específicos: Pending Review, Approved, Rejected e In Review. Si escribe pending o Pending sin la frase completa, el filtro no devuelve resultados. Copie siempre el valor del campo Compliance Status de un elemento existente.
La vista muestra elementos que deberían estar ocultos
Si la vista muestra elementos aprobados o elementos sin estado, la condición de filtro no se aplica. Vuelva a la configuración de la vista y confirme que el filtro esté establecido en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente. Si el filtro está establecido en Mostrar todos los elementos, la vista mostrará todo.
Los revisores ven elementos que no pueden aprobar
La vista de revisión de cumplimiento no cambia los permisos. Si un revisor no puede ver o editar un elemento, los permisos de la biblioteca son demasiado restrictivos. Asegúrese de que el grupo de revisores tenga al menos permisos de Colaborar en la biblioteca. Para otorgar derechos de aprobación, agregue al revisor al grupo Aprobadores en la configuración de la biblioteca.
Vista de cumplimiento frente a vista estándar: diferencias clave
| Elemento | Vista de revisión de cumplimiento | Vista estándar |
|---|---|---|
| Propósito | Filtrar elementos que necesitan aprobación o revisión | Mostrar todos los elementos de una biblioteca |
| Filtro | Basado en la columna Compliance Status | Definido por el usuario, a menudo por fecha o autor |
| Columnas predeterminadas | Compliance Status, Approver Status, Checked Out To | Name, Modified, Modified By |
| Permisos necesarios | Al menos Colaborar; grupo Aprobadores para aprobar | Leer o Colaborar |
| Control de versiones requerido | Sí, control de versiones principales con aprobación de contenido | Opcional |
Ahora puede crear una vista de revisión de cumplimiento que muestre solo los elementos que necesitan atención. Una vez que la vista funcione, capacite a su equipo de cumplimiento para usar la función Agrupar por Approver Status y encontrar rápidamente sus documentos asignados. Para filtros avanzados, considere agregar una columna Due Date y ampliar el filtro de la vista para mostrar solo los elementos que hayan superado una fecha límite determinada.