Cuando abre una biblioteca de documentos en SharePoint y descubre que falta el historial de versiones, no puede ver las versiones anteriores de los archivos ni restaurar una copia anterior. Este problema suele ocurrir porque la configuración de versiones está deshabilitada para la biblioteca, o porque la biblioteca usa un tipo de contenido que anula el comportamiento de versiones predeterminado. Otra causa es que la biblioteca se creó sin versiones habilitadas de forma predeterminada, como cuando se usa una plantilla personalizada o una herramienta de migración. Este artículo explica exactamente qué configuraciones revisar y cómo habilitar el historial de versiones para una biblioteca de documentos.
Puntos clave: Restaurar el historial de versiones faltante en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones: Habilite las versiones principales y establezca el número de versiones que se conservarán.
- Configuración del tipo de contenido > Configuración avanzada: Asegúrese de que los tipos de contenido no anulen la configuración de versiones de la biblioteca.
- Características de la colección de sitios > Conjuntos de documentos: Deshabilite los Conjuntos de documentos si bloquean las versiones para todas las bibliotecas.
Por qué puede faltar el historial de versiones en una biblioteca de documentos
El historial de versiones de SharePoint es una característica por biblioteca que debe activarse explícitamente. Cuando las versiones están deshabilitadas, el sistema no almacena ninguna copia de los archivos después de las ediciones. La razón más común de la falta del historial de versiones es que la biblioteca nunca se configuró para conservar versiones. Esto puede ocurrir cuando se crea una biblioteca a partir de una plantilla que tiene las versiones desactivadas, o cuando una herramienta de migración de sitios importa contenido sin habilitar las versiones.
Una segunda causa es la herencia de tipos de contenido. Si una biblioteca usa un tipo de contenido que tiene su propia configuración de versiones, esa configuración puede anular la configuración a nivel de biblioteca. Por ejemplo, un tipo de contenido de Conjunto de documentos puede deshabilitar las versiones para todos los archivos dentro de él. Una tercera causa es una característica de la colección de sitios llamada Conjuntos de documentos, que cuando está activada puede bloquear las versiones para las bibliotecas que hospedan Conjuntos de documentos.
Pasos para revisar y habilitar el historial de versiones
Revisar la configuración de versiones de la biblioteca
- Abra la página de configuración de la biblioteca
En la biblioteca de documentos, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve Configuración de la biblioteca, haga clic en el engranaje de Configuración, elija Contenido del sitio, haga clic en el nombre de la biblioteca, luego haga clic de nuevo en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. - Haga clic en Configuración de versiones
En Configuración general, haga clic en el vínculo Configuración de versiones. Esto abre la página donde se controla el historial de versiones. - Habilite las versiones principales
Seleccione el botón de opción Crear versiones principales. En el cuadro Conservar el siguiente número de versiones principales, escriba un número entre 100 y 50000. El valor predeterminado es 500. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página.
Revisar las versiones del tipo de contenido
- Abra de nuevo Configuración de la biblioteca
Vuelva a Configuración de la biblioteca si aún no está allí. - Haga clic en Configuración del tipo de contenido
En Tipos de contenido, haga clic en el vínculo del tipo de contenido que usa la biblioteca. El predeterminado es Documento. - Haga clic en Configuración avanzada
Desplácese hasta la parte inferior de la página de configuración del tipo de contenido y haga clic en Configuración avanzada. - Revise la opción de versiones
Busque la configuración llamada Permitir la administración del tipo de contenido. Si está establecida en Sí, el tipo de contenido puede anular las versiones de la biblioteca. Establézcala en No para permitir que la biblioteca controle las versiones. Haga clic en Aceptar.
Deshabilitar los Conjuntos de documentos si bloquean las versiones
- Vaya a Configuración del sitio
Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración del sitio. Si no ve Configuración del sitio, haga clic en Información del sitio y luego en Ver toda la configuración del sitio. - Haga clic en Características de la colección de sitios
En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios. - Desactive Conjuntos de documentos
Busque la fila de Conjuntos de documentos. Si su estado es Activo, haga clic en el botón Desactivar. Confirme la desactivación. Esto elimina el tipo de contenido Conjunto de documentos de todas las bibliotecas de la colección de sitios.
Si el historial de versiones aún no aparece
Falta el historial de versiones solo para archivos nuevos
Si los archivos existentes tienen historial de versiones pero los nuevos no, la configuración de versiones de la biblioteca se cambió después de cargar los archivos antiguos. La solución es volver a habilitar las versiones siguiendo los pasos anteriores. Todos los archivos nuevos acumularán versiones.
El historial de versiones muestra solo una versión
Si el historial de versiones muestra solo la versión actual y ninguna versión anterior, la biblioteca está configurada para conservar solo una versión principal. Vaya a Configuración de versiones y aumente el número en Conservar el siguiente número de versiones principales a un valor mayor, como 100.
Falta el historial de versiones para una carpeta específica
Las carpetas en SharePoint no tienen historial de versiones. Solo los archivos dentro de las carpetas tienen historial de versiones. Si está viendo una carpeta y no ve historial de versiones, seleccione un archivo dentro de la carpeta y revise su historial de versiones en su lugar.
Biblioteca con versiones habilitadas vs. biblioteca con versiones deshabilitadas
| Elemento | Versiones habilitadas | Versiones deshabilitadas |
|---|---|---|
| Versiones principales conservadas | Número definido por el usuario (predeterminado 500) | 0 |
| Borradores secundarios disponibles | Opcional (si están habilitadas las versiones principales y secundarias) | No disponible |
| Tamaño del archivo después de las ediciones | Cada versión se almacena por separado | Solo se almacena la última versión |
| Capacidad de restaurar una versión anterior | Sí, desde el historial de versiones | No |
| Uso de almacenamiento | Mayor (varias copias) | Menor (una sola copia) |
Como propietario del sitio, ahora conoce los tres lugares que debe revisar cuando falta el historial de versiones: la configuración de versiones de la biblioteca, la configuración avanzada del tipo de contenido y la característica de colección de sitios Conjuntos de documentos. Comience habilitando las versiones principales en Configuración de la biblioteca. Si eso no funciona, revise las anulaciones del tipo de contenido. Para las colecciones de sitios que usan Conjuntos de documentos, es posible que sea necesario desactivar esa característica. Después de realizar estos cambios, cargue un archivo de prueba y edítelo dos veces. Luego vea el historial de versiones para confirmar que la solución funciona.