Cómo crear una plantilla de página de SharePoint para departamentos

Crear una apariencia coherente para las páginas de departamento en todo el entorno de SharePoint ahorra tiempo y aplica los estándares de la marca. Sin una plantilla reutilizable, cada equipo debe crear páginas desde cero, lo que genera diseños inconsistentes y trabajo repetido. Las plantillas de página de SharePoint le permiten diseñar una página maestra que incluye elementos web preestablecidos, un encabezado estándar y un diseño fijo. Este artículo le guía en la creación de una plantilla de página para un departamento y en cómo ponerla a disposición de su equipo.

Qué hace una plantilla de página de SharePoint para los departamentos

Una plantilla de página de SharePoint es un diseño de página predefinido que se guarda y se reutiliza. Cuando un miembro del equipo crea una página nueva, puede seleccionar la plantilla en lugar de empezar desde una página en blanco. La plantilla contiene los mismos elementos web, secciones y formato cada vez. Esto garantiza que todas las páginas de departamento tengan el mismo encabezado, estructura de navegación y bloques de contenido.

La plantilla no copia el contenido real de la página original. Copia la estructura y las configuraciones de los elementos web. Por ejemplo, si agrega un elemento web Vínculos rápidos con vínculos de marcador de posición, la plantilla incluirá ese elemento web. Los usuarios pueden reemplazar los vínculos de marcador de posición con su propio contenido.

Requisitos previos para crear plantillas de página

Antes de poder crear una plantilla de página, necesita lo siguiente:

• Permisos de administrador de SharePoint para habilitar la función de plantillas de página en el inquilino.
• Permisos de propietario o miembro en el sitio donde creará la plantilla.
• Un sitio de equipo o sitio de comunicación moderno de SharePoint. Las plantillas de página no están disponibles para sitios clásicos.

Cómo se almacenan las plantillas de página

Cuando guarda una página como plantilla, SharePoint la almacena en la biblioteca Páginas del sitio. La plantilla se almacena como un tipo de contenido especial. Aparece en el cuadro de diálogo de creación de páginas solo para los usuarios que tienen acceso a ese sitio. Para que la plantilla esté disponible en todos los sitios del inquilino, debe publicarla desde el centro de administración de SharePoint.

Pasos para habilitar las plantillas de página y crear una plantilla de departamento

Habilitar la función de plantillas de página en el inquilino

1. Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint
   Vaya a https://admin.microsoft.com y seleccione SharePoint en la lista de centros de administración. Necesita permisos de administrador de SharePoint o administrador global.
2. Abra la configuración de Plantillas
   En la navegación izquierda, seleccione Configuración. Luego seleccione Plantillas de página en la sección Plantillas.
3. Active las plantillas de página
   Establezca el conmutador en Activado. Esto habilita la opción Guardar como plantilla para todos los sitios modernos del inquilino. Haga clic en Guardar para aplicar el cambio.

Cree una página de departamento con el diseño deseado

1. Cree una página nueva
   Vaya al sitio donde desea crear la plantilla. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Agregar una página. Elija un diseño de página en blanco.
2. Agregue secciones y elementos web
   Haga clic en el signo más para agregar secciones. Para una página de departamento, agregue una sección de banner de ancho completo en la parte superior. Debajo, agregue una sección de tres columnas para vínculos rápidos, una biblioteca de documentos y una fuente de noticias.
3. Configure los elementos web
   Agregue un elemento web Hero para el banner. Agregue un elemento web Vínculos rápidos con categorías de marcador de posición como Políticas, Formularios y Contactos. Agregue un elemento web Biblioteca de documentos y apúntelo a una biblioteca de departamento compartida. Agregue un elemento web Noticias para mostrar anuncios.
4. Aplique formato y tema
   Use el tema del sitio para establecer colores y fuentes. Ajuste los fondos de las secciones si es necesario. No agregue datos reales del departamento: use texto de marcador de posición que los usuarios reemplazarán.

Guarde la página como plantilla

1. Abra la configuración de la página
   Con la página abierta, haga clic en el icono de engranaje Configuración. Seleccione Guardar como plantilla en el menú.
2. Asigne un nombre a la plantilla
   En el cuadro de diálogo, escriba un nombre como Plantilla de centro de departamento. Agregue una descripción que explique qué incluye la plantilla. Haga clic en Guardar.
3. Verifique que la plantilla aparezca
   Cree una página nueva. En el cuadro de diálogo de selección de plantilla, debería ver su plantilla en la sección de plantillas del sitio.

Publique la plantilla en todos los sitios (opcional)

1. Vaya al centro de administración de SharePoint
   Abra el centro de administración y seleccione Configuración y luego Plantillas de página.
2. Seleccione su plantilla
   Busque la plantilla que creó. Haga clic en la casilla de verificación que está junto a ella.
3. Publíquela
   Haga clic en Publicar en la barra de herramientas. Esto hace que la plantilla esté disponible para todos los sitios modernos del inquilino. Los usuarios la verán cuando creen una página nueva.

Errores comunes al crear plantillas de página de departamento

Falta la opción Guardar como plantilla

Si no ve la opción Guardar como plantilla, la función no está habilitada en el nivel de inquilino. Vaya al centro de administración de SharePoint y active Plantillas de página en Configuración. Además, verifique que está usando una página moderna. Las páginas clásicas no admiten esta función.

La plantilla no aparece para otros usuarios

De forma predeterminada, una plantilla solo está disponible en el sitio donde se creó. Para que esté disponible en todo el inquilino, debe publicarla desde el centro de administración de SharePoint. Además, asegúrese de que los usuarios tengan al menos permisos de Lectura en el sitio donde se almacena la plantilla. Si publica la plantilla, estará disponible globalmente y no se necesitan permisos.

Los elementos web muestran el contenido original

Las plantillas copian la configuración del elemento web, pero no los datos reales. Si agregó un elemento web Biblioteca de documentos que apunta a una biblioteca específica, la plantilla incluirá ese elemento web, pero la biblioteca estará vacía para los nuevos usuarios. Reemplace la biblioteca por una biblioteca de marcador de posición o elimine el origen de datos antes de guardar la plantilla.

Plantilla de página de departamento vs. página en blanco: diferencias clave

Elemento	Plantilla de página de departamento	Página en blanco
Descripción	Un diseño predefinido con secciones y elementos web	Una página vacía sin secciones ni elementos web
Tiempo de configuración para los usuarios	Menos de 5 minutos: solo reemplace el contenido de marcador de posición	De 15 a 30 minutos: debe agregar secciones y elementos web
Consistencia entre equipos	Alta: todas las páginas usan la misma estructura	Baja: cada usuario crea su propio diseño
Disponibilidad	Se puede publicar en todo el inquilino o por sitio	Siempre disponible para cualquier sitio

Ahora puede crear una plantilla de página de departamento reutilizable que ahorra tiempo y mantiene la coherencia de sus sitios de SharePoint. Comience habilitando la función de plantillas de página en el centro de administración de SharePoint. Luego cree una página con los elementos web que necesita su departamento y guárdela como plantilla. Publique la plantilla para que esté disponible en todos los sitios. Para un control avanzado, use la API REST de SharePoint para automatizar la implementación de plantillas en varios sitios.