Necesita compartir una biblioteca de documentos con revisores externos pero desea evitar que editen los archivos. Los vínculos para compartir predeterminados de SharePoint permiten acceso de vista o edición, pero no existe un vínculo integrado solo para revisión que bloquee la edición y permita comentarios y visualización. Este artículo explica cómo crear un vínculo solo para revisión en una biblioteca de documentos combinando la configuración para compartir de SharePoint con un nivel de permiso personalizado. Aprenderá los pasos exactos para configurar un vínculo que otorgue acceso de lectura y comentarios sin permitir modificaciones en los archivos.
Puntos clave: Configurar un vínculo solo para revisión en SharePoint
- Nivel de permiso personalizado “Revisión”: Otorga permisos de Lectura y Abrir pero elimina Editar, Eliminar y Agregar elementos para que los revisores no puedan modificar los archivos.
- Centro de administración de SharePoint > Compartir: Permite compartir externamente con usuarios autenticados, lo cual es necesario para que el vínculo de revisión funcione con revisores externos.
- Biblioteca de documentos > Permisos > Dejar de heredar permisos: Rompe la herencia para que pueda aplicar el nivel de permiso personalizado Revisión a un grupo específico de revisores.
Cómo funcionan los vínculos para compartir de SharePoint y por qué solo para revisión no es predeterminado
Los vínculos para compartir de SharePoint se generan con un nivel de permiso adjunto: Ver, Editar o Control total. Cuando crea un vínculo para una biblioteca de documentos, puede elegir permitir la edición o restringir a solo visualización. El vínculo Editar otorga permisos para agregar, editar y eliminar en la biblioteca. El vínculo Ver impide todas las modificaciones, incluidos los comentarios. No hay un vínculo integrado que permita a un revisor ver y comentar pero no editar archivos.
Para crear un vínculo solo para revisión, debe crear un nivel de permiso personalizado que incluya permisos de Lectura y Abrir pero excluya Editar, Eliminar y Agregar elementos. Luego aplique ese nivel de permiso a un grupo de SharePoint o a un conjunto específico de usuarios. Finalmente, genere un vínculo para compartir que utilice ese grupo. Este enfoque funciona para revisores internos y usuarios externos autenticados que inicien sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta de invitado de la colaboración B2B de Azure AD.
Requisitos previos para crear un vínculo solo para revisión
Antes de comenzar, verifique que su entorno de SharePoint cumpla con estos requisitos:
- Tiene acceso de administrador de SharePoint al inquilino o a la colección de sitios.
- El uso compartido externo está habilitado a nivel de inquilino y a nivel de sitio. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Directivas > Compartir y configure el uso compartido externo en “Solo usuarios autenticados” o “Cualquier persona con el vínculo” si desea permitir acceso no autenticado.
- La biblioteca de documentos no está configurada como solo lectura para todos los visitantes. Debe poder romper la herencia de permisos en la biblioteca.
Pasos para crear un nivel de permiso personalizado Revisión y generar un vínculo solo para revisión
Siga estos pasos para crear un vínculo solo para revisión en una biblioteca de documentos. Cada paso incluye los nombres exactos de menús y etiquetas de botones que debe usar.
- Abra el centro de administración de SharePoint y habilite el uso compartido externo para el sitio.
Vaya a Centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Seleccione el sitio que contiene la biblioteca de documentos. Haga clic en Directivas y luego en Editar uso compartido externo. Elija Solo usuarios autenticados o Cualquier persona con el vínculo según sus requisitos de seguridad. Haga clic en Guardar. - Navegue a la biblioteca de documentos y rompa la herencia de permisos.
Abra el sitio y vaya a la biblioteca de documentos. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. En la cinta de opciones, haga clic en Dejar de heredar permisos. Confirme haciendo clic en Aceptar. - Cree un nuevo nivel de permiso llamado “Revisión”.
Vaya a Configuración del sitio (icono de engranaje) > Permisos del sitio. En la cinta de opciones, haga clic en Niveles de permiso. Haga clic en Agregar un nivel de permiso. Asígnele el nombre Revisión. En la sección Permisos de lista, marque solo estas casillas: Leer, Abrir, Ver elementos, Ver versiones, Ver páginas. En la sección Permisos de sitio, marque Examinar información de usuario y Usar interfaces remotas. NO marque ningún permiso que permita agregar, editar o eliminar elementos. Desplácese hacia abajo y haga clic en Crear. - Cree un grupo de SharePoint para revisores y asigne el nivel de permiso Revisión.
Vuelva a Permisos del sitio y haga clic en Crear grupo. Asigne al grupo el nombre Revisores. Establezca el propietario del grupo en usted mismo. En la sección Otorgar permisos de este grupo al sitio, seleccione Revisión en la lista desplegable. Haga clic en Crear. - Agregue usuarios al grupo Revisores.
Abra el grupo Revisores. Haga clic en Nuevo y agregue las direcciones de correo electrónico de los revisores. Para revisores externos, ya deben estar invitados como invitados en Azure AD o puede agregarlos ahora y recibirán una invitación. Haga clic en Compartir. - Genere un vínculo para compartir que utilice el grupo Revisores.
Vuelva a la biblioteca de documentos. Seleccione uno o más archivos y luego haga clic en Compartir. En el cuadro de diálogo para compartir, haga clic en el icono de engranaje junto al tipo de vínculo. Elija Personas específicas. En el campo, escriba Revisores y seleccione el grupo en la lista desplegable. El vínculo otorgará automáticamente el nivel de permiso asignado al grupo, que es Revisión. Haga clic en Enviar o copie el vínculo. - Pruebe el vínculo solo para revisión.
Abra una ventana de navegador privada o inicie sesión con una cuenta de prueba que sea miembro del grupo Revisores. Haga clic en el vínculo. Verifique que puede ver y descargar archivos pero no puede editarlos ni eliminarlos. Intente cargar un archivo nuevo o editar uno existente para confirmar que el nivel de permiso bloquea estas acciones.
Problemas comunes después de configurar un vínculo solo para revisión
Los revisores no pueden abrir el vínculo de la biblioteca de documentos
Si los revisores externos ven un mensaje de acceso denegado, verifique que el uso compartido externo esté habilitado a nivel de sitio y que el sitio no esté configurado con una directiva de uso compartido más restrictiva. También verifique que los revisores se hayan agregado como invitados en Azure AD. Vaya a Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios invitados para confirmar su estado.
Los revisores aún pueden editar documentos
Si un revisor puede editar archivos, el nivel de permiso personalizado Revisión no se aplicó correctamente. Vaya a los permisos de la biblioteca de documentos y verifique qué nivel de permiso tiene el grupo Revisores. Debería mostrar Revisión, no Editar o Colaborar. Si el grupo tiene permiso Editar, elimínelo y asigne Revisión. También asegúrese de que la biblioteca en sí no tenga permisos únicos que anulen los permisos del grupo.
El vínculo solo para revisión funciona para usuarios internos pero no para usuarios externos
Los usuarios externos deben autenticarse con una cuenta de Microsoft o una cuenta de trabajo que haya sido invitada como invitado. Si intentan abrir el vínculo sin iniciar sesión, verán un mensaje de inicio de sesión. Si no tienen una cuenta de Microsoft, pueden crear una gratis. Alternativamente, puede habilitar la opción para compartir Cualquier persona con el vínculo, pero eso elimina el requisito de autenticación y puede no ser adecuado para documentos confidenciales.
| Elemento | Vínculo de vista predeterminado | Vínculo personalizado solo para revisión |
|---|---|---|
| Nivel de permiso utilizado | Leer | Revisión personalizado (Leer + Abrir, sin Editar) |
| Permite ver archivos | Sí | Sí |
| Permite comentar | No | Sí (si los comentarios están habilitados en el documento) |
| Permite editar archivos | No | No |
| Requiere nivel de permiso personalizado | No | Sí |
| Funciona con usuarios externos | Sí | Sí, con cuentas de invitado |
Ahora puede crear un vínculo solo para revisión en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint. Los pasos clave son crear un nivel de permiso personalizado Revisión, asignarlo a un grupo y generar un vínculo para compartir que se dirija a ese grupo. Para escenarios avanzados, considere usar las revisiones de acceso de Azure AD para auditar periódicamente quién tiene acceso de revisión a sus bibliotecas. Este enfoque le brinda un control granular sobre lo que los revisores externos pueden y no pueden hacer con sus documentos.