Cómo exportar datos de listas de SharePoint para power BI

Necesita llevar los datos de listas de SharePoint a Power BI para su análisis y generación de informes. Power BI puede conectarse directamente a listas de SharePoint, pero el método que elija afecta la velocidad de actualización, la actualidad de los datos y la seguridad. Este artículo explica las tres formas principales de exportar o conectar datos de listas de SharePoint a Power BI: usar el conector de lista de SharePoint, la fuente OData y exportar a CSV o Excel. Conocerá los pasos exactos para cada método y cuál se adapta a su escenario.

Comprender las fuentes de datos de listas de SharePoint en Power BI

Power BI puede consumir datos de listas de SharePoint a través de varios conectores. La elección depende del tamaño de la lista, la frecuencia de actualización, los requisitos de seguridad y si necesita actualización programada. El conector de lista de SharePoint Online usa la API REST de SharePoint y admite la actualización completa. La fuente OData usa un protocolo estándar que algunas organizaciones prefieren para la gobernanza. Exportar a CSV o Excel es el método más sencillo, pero carece de automatización.

Antes de comenzar, verifique que tiene al menos acceso de Lectura a la lista de SharePoint. Para la actualización programada en el servicio Power BI, necesita una puerta de enlace si su origen de datos es local. Para SharePoint basado en la nube, no se requiere puerta de enlace cuando se usa el conector nativo o la fuente OData.

Todos los métodos descritos funcionan con SharePoint Online. SharePoint Server 2016 y 2019 requieren una puerta de enlace y el conector de Listas de SharePoint de la puerta de enlace de datos local.

Método 1: Usar el conector de Lista de SharePoint Online en Power BI Desktop

Este es el método recomendado para la mayoría de los usuarios. Proporciona una conexión directa, admite la actualización programada y maneja listas con miles de filas. El conector lee el esquema y los datos de la lista a través de la API REST de SharePoint.

1. Abrir Power BI Desktop y obtener datos
   Haga clic en Obtener datos en la cinta Inicio. Seleccione Servicios en línea en las categorías, luego elija Lista de SharePoint Online. Haga clic en Conectar.
2. Escribir la dirección URL del sitio de SharePoint
   Pegue la dirección URL completa del sitio de SharePoint que contiene su lista. Por ejemplo: https://contoso.sharepoint.com/sites/SalesTeam. No incluya el nombre de la lista en la dirección URL. Haga clic en Aceptar.
3. Iniciar sesión en su cuenta de Microsoft 365
   Si se le solicita, inicie sesión con una cuenta que tenga acceso de lectura a la lista. Use la opción Cuenta organizativa. Haga clic en Conectar.
4. Seleccionar la lista en el Navegador
   En la ventana Navegador, verá todas las listas y bibliotecas del sitio. Marque la casilla junto a la lista que desea. Puede obtener una vista previa de los datos a la derecha. Haga clic en Cargar para importar los datos, o en Transformar datos para editar columnas antes de cargar.
5. Configurar la actualización programada en el servicio Power BI
   Después de publicar su informe, vaya al servicio Power BI. En Conjuntos de datos, seleccione su conjunto de datos y haga clic en Programar actualización. Establezca la frecuencia y la zona horaria. La actualización usa las credenciales que proporcionó durante la importación.

Este método funciona mejor cuando necesita que los datos se actualicen automáticamente y la lista tiene menos de 5000 filas. Para listas más grandes, use el método de fuente OData o habilite la actualización incremental en Power BI Premium.

Método 2: Conectar mediante la fuente OData de SharePoint

La fuente OData expone los datos de la lista como un servicio RESTful. Algunas organizaciones prefieren este método porque no requiere almacenar credenciales de Microsoft 365 en el conjunto de datos de Power BI. La dirección URL de la fuente la genera SharePoint y se puede compartir con los autores de informes.

1. Obtener la dirección URL de la fuente OData de SharePoint
   Vaya a su lista de SharePoint. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la lista. En la sección Configuración general, haga clic en Nombre, descripción y navegación de la lista. Copie la dirección URL de la barra de direcciones del navegador. La dirección URL termina con /AllItems.aspx. Reemplace AllItems.aspx con _api/web/lists/GetByTitle('YourListName')/items. Reemplace YourListName con el nombre exacto de su lista.
2. Abrir Power BI Desktop y obtener datos de OData
   Haga clic en Obtener datos, luego seleccione Otro y elija Fuente OData. Haga clic en Conectar.
3. Escribir la dirección URL de la fuente OData
   Pegue la dirección URL que construyó en el paso 1. Haga clic en Aceptar. Si se le solicita autenticación, seleccione Cuenta organizativa e inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.
4. Seleccionar la tabla de elementos de lista
   En el Navegador, expanda la fuente para ver las tablas disponibles. La tabla llamada value contiene los elementos de la lista. Marque la casilla junto a value y haga clic en Cargar o Transformar datos.
5. Configurar la actualización en el servicio Power BI
   Después de publicar, configure la actualización programada como se describe en el Método 1. Las credenciales de la fuente OData se almacenan por separado en el servicio Power BI en Configuración del conjunto de datos > Editar credenciales.

El método OData es útil cuando desea evitar almacenar credenciales en el archivo .pbix. Sin embargo, la dirección URL de la fuente puede cambiar si cambia el nombre de la lista. Este método también admite listas con hasta 5000 elementos de forma predeterminada. Para listas más grandes, agregue &$top=5000 a la dirección URL y maneje la paginación en Power Query.

Método 3: Exportar datos de listas de SharePoint como CSV o Excel

Este método es el más sencillo pero el menos automatizado. Es adecuado para análisis únicos o cuando no tiene Power BI Desktop instalado. El archivo exportado se puede importar a Power BI, pero no se actualizará automáticamente.

1. Exportar la lista desde SharePoint
   Abra su lista de SharePoint. En la barra de comandos, haga clic en Exportar, luego seleccione Exportar a CSV. Si prefiere Excel, haga clic en Exportar a Excel en su lugar. Guarde el archivo en su unidad local.
2. Importar el archivo a Power BI Desktop
   En Power BI Desktop, haga clic en Obtener datos, luego seleccione Archivo. Elija CSV o Excel según el tipo de archivo. Busque el archivo y haga clic en Abrir.
3. Transformar y cargar los datos
   En el Navegador, seleccione la hoja o tabla. Haga clic en Transformar datos para limpiar columnas, cambiar tipos de datos o quitar columnas innecesarias. Haga clic en Cerrar y aplicar para cargar los datos.
4. Actualizar los datos manualmente
   Cuando la lista cambie, debe repetir la exportación y volver a importar el archivo. No hay actualización automática. Para minimizar el trabajo manual, guarde el archivo CSV en una biblioteca de documentos de SharePoint y use el conector de Carpeta de SharePoint en Power BI para leer el archivo.

Este método no se recomienda para informes de producción porque carece de automatización y puede provocar datos obsoletos. Úselo solo para análisis ad hoc o creación de prototipos.

Errores comunes al exportar datos de listas de SharePoint para Power BI

El conector de Lista de SharePoint no muestra listas

Esto ocurre cuando la dirección URL del sitio es incorrecta o la cuenta no tiene permisos. Verifique que la dirección URL apunte a la raíz del sitio, no a un subsitio ni a la lista misma. El conector requiere al menos acceso de Lectura a nivel de sitio. Si es miembro de un grupo de Microsoft 365, el sitio se aprovisiona automáticamente, pero es posible que primero deba navegar al sitio.

La fuente OData devuelve un error 403 Prohibido

La fuente OData usa la API REST de SharePoint. Un error 403 significa que el punto de conexión de la API está bloqueado o que la cuenta carece de permisos. Compruebe que el nombre de la lista en la dirección URL coincida exactamente con el título de la lista, incluidos los espacios. También verifique que el sitio no tenga directivas de acceso a la API personalizadas que restrinjan las llamadas REST.

La exportación a CSV contiene solo 100 filas

SharePoint limita la exportación a CSV a 100 filas de forma predeterminada. Para exportar todas las filas, use la opción Exportar a Excel, que admite hasta 10 000 filas. Para listas más grandes, use el conector de Lista de SharePoint Online o la fuente OData. Si debe usar CSV, divida los datos usando vistas con filtros y exporte cada vista por separado.

Conector de Lista de SharePoint vs fuente OData vs exportación a CSV: diferencias clave

Elemento	Conector de Lista de SharePoint Online	Fuente OData	Exportación a CSV
Autenticación	Credenciales de Microsoft 365 almacenadas en el conjunto de datos	Credenciales de Microsoft 365 almacenadas en el servicio	No se requiere ninguna
Actualización programada	Compatible	Compatible	No compatible
Máximo de filas	5000 (predeterminado), más con paginación	5000 (predeterminado), más con paginación	100 (CSV) o 10 000 (Excel)
Tiempo de configuración	5 minutos	10 minutos	2 minutos
Ideal para	Informes de producción con actualizaciones periódicas	Escenarios que requieren aislamiento de credenciales	Análisis ad hoc y creación de prototipos

Ahora puede elegir el método adecuado para los datos de su lista de SharePoint. Para informes automatizados y actualizables, use el conector de Lista de SharePoint Online. Si su organización requiere una gestión de credenciales separada, use la fuente OData. Reserve las exportaciones a CSV para tareas rápidas de una sola vez. Después de conectarse, considere agregar columnas calculadas en Power Query para transformar los datos de la lista antes de crear su informe.