Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita controlar cómo los documentos pasan del borrador a la aprobación final. Sin un flujo de aprobación automatizado, los miembros del equipo dependen de cadenas de correo electrónico y firmas manuales, lo que genera confusión de versiones y retrasos. SharePoint ofrece un flujo de aprobación integrado a través de Power Automate que se activa cuando se agrega o modifica un documento. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para configurar ese flujo correctamente de principio a fin.
Puntos clave: Lista de verificación para configurar el flujo de aprobación en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones: Habilite el control de versiones principales con un mínimo de 2 versiones para realizar un seguimiento del historial de documentos y restaurar borradores anteriores.
- Power Automate > Crear flujo > Aprobación: Seleccione la plantilla integrada “Solicitar aprobación para un elemento seleccionado” para comenzar con un flujo de trabajo probado.
- Desencadenador del flujo > Cuando se agrega o modifica un archivo (solo propiedades): Use este desencadenador para evitar que el flujo se ejecute cuando cambie el contenido dentro del archivo.
- Acción de aprobación > Asignado a: Establezca el aprobador como una persona específica o un grupo de Microsoft 365 para evitar asignaciones rotas cuando los miembros del equipo se vayan.
- Acción de condición > Si se aprueba: Configure una condición para mover el documento a una carpeta “Final” o establecer una columna de estado en “Aprobado” después de la aprobación.
Qué hace el flujo de aprobación de SharePoint y qué necesita antes de comenzar
El flujo de aprobación de SharePoint es un flujo de trabajo automatizado creado en Power Automate. Cuando alguien carga o edita un documento en una biblioteca específica, el flujo envía una solicitud de aprobación a una o más personas. El aprobador puede aprobar, rechazar o solicitar cambios directamente desde el correo electrónico o el centro de aprobaciones de Power Automate. Después de la decisión, el flujo puede actualizar el estado del documento, mover el archivo o notificar al solicitante.
Antes de crear el flujo, verifique estos requisitos previos:
- Tiene al menos permisos de Edición en el sitio de SharePoint. Los propietarios y miembros con acceso de Edición pueden crear flujos.
- La biblioteca de documentos tiene habilitado el control de versiones. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones y establezca “Crear versiones principales” en “Sí”. Establezca “Mantener el siguiente número de versiones principales” en al menos 2.
- Sabe quién será el aprobador. Puede ser una persona, un grupo o un gerente de Azure AD.
- Tiene una licencia de Power Automate. La mayoría de los planes Microsoft 365 Business y Enterprise incluyen Power Automate. Verifique su plan en admin.microsoft.com > Facturación > Sus productos.
El flujo que cree se ejecutará en el contexto del sitio de SharePoint. Si abandona el sitio, el flujo seguirá funcionando siempre que el propietario del flujo tenga una licencia activa.
Lista de verificación paso a paso para crear el flujo de aprobación en SharePoint
Siga estos pasos en orden. No omita ningún paso. Cada paso se basa en el anterior.
Paso 1: Abra la biblioteca de documentos e inicie Power Automate
- Vaya a la biblioteca de documentos
Vaya a su sitio de SharePoint. En la barra de inicio rápido, haga clic en la biblioteca de documentos donde desea el flujo de aprobación. Por ejemplo, “Documentos compartidos” o “Revisiones de contratos”. - Abra Power Automate
Haga clic en el botón Automatizar en la barra de herramientas de la biblioteca. En el menú desplegable, seleccione “Crear un flujo”. Se abre una nueva pestaña del navegador que muestra Power Automate. - Elija una plantilla
En la galería de Power Automate, haga clic en la categoría “Aprobación”. Seleccione la plantilla llamada “Solicitar aprobación para un elemento seleccionado”. Esta plantilla está preconfigurada para aprobaciones de SharePoint. No use el flujo en blanco “Flujo de nube instantáneo” a menos que tenga experiencia avanzada en Power Automate.
Paso 2: Configure el desencadenador: cuando se agrega o modifica un archivo
- Establezca la acción del desencadenador
En el editor de flujos, localice la primera tarjeta de acción etiquetada “Para un archivo seleccionado”. Haga clic en ella. Se abre un panel de configuración a la derecha. - Elija el sitio y la biblioteca
En la lista desplegable “Dirección del sitio”, seleccione su sitio de SharePoint. En la lista desplegable “Nombre de la biblioteca”, seleccione la biblioteca que abrió en el paso 1. Deje “Carpeta” en blanco para incluir todas las carpetas. - Establezca la condición del desencadenador
Haga clic en el menú “…” de la tarjeta del desencadenador y seleccione “Configuración”. En “Condiciones del desencadenador”, agregue esta expresión:@equals(triggerOutputs()?['body/{_ModerationStatus}'], '0'). Esto garantiza que el flujo se ejecute solo para documentos que aún no estén aprobados. Haga clic en “Listo”.
Paso 3: Agregue la acción de aprobación
- Agregue la acción “Iniciar y esperar una aprobación”
Haga clic en el icono “+” debajo del desencadenador. Busque “Aprobación” en la lista de acciones. Seleccione “Iniciar y esperar una aprobación”. Esta acción pausa el flujo hasta que el aprobador responda. - Establezca el tipo de aprobación
En la lista desplegable “Tipo de aprobación”, seleccione “Aprobar/Rechazar: primero en responder”. Esto envía la solicitud a todos los aprobadores, pero se detiene después de la primera respuesta. Si necesita que todos los aprobadores firmen, seleccione “Aprobar/Rechazar: todos deben aprobar”. - Defina el aprobador
En el campo “Asignado a”, escriba la dirección de correo electrónico del aprobador o el nombre de un grupo de Microsoft 365. Para usar el gerente de Azure AD, haga clic en el vínculo “Agregar contenido dinámico” y seleccione “Gerente”. - Personalice el mensaje de aprobación
En el campo “Título”, escriba “Solicitud de aprobación para: ” y luego haga clic en “Agregar contenido dinámico” y seleccione “Nombre” (el nombre del archivo). En el campo “Detalles”, escriba las instrucciones para el aprobador, como “Revise el documento y apruébelo o recházelo”.
Paso 4: Configure la condición para aprobado frente a rechazado
- Agregue una acción de condición
Haga clic en el icono “+” debajo de la acción de aprobación. Busque “Condición” y selecciónela. - Establezca la condición
En el cuadro izquierdo “Elegir un valor”, haga clic en “Agregar contenido dinámico” y seleccione “Resultado” en la sección de aprobación. En la lista desplegable central, seleccione “es igual a”. En el cuadro derecho, escriba “Aprobar”. - Defina la rama “Si sí”
Dentro de la rama “Si sí”, agregue una acción para actualizar el estado del documento. Haga clic en “Agregar una acción”, busque “Actualizar elemento” y selecciónela. En los campos “Dirección del sitio” y “Nombre de la biblioteca”, seleccione el mismo sitio y la misma biblioteca. En el campo “Id.”, agregue el contenido dinámico “ID”. En el campo “Estado de aprobación”, escriba “Aprobado”. - Defina la rama “Si no”
Dentro de la rama “Si no”, agregue la misma acción “Actualizar elemento”. En el campo “Estado de aprobación”, escriba “Rechazado”. Opcionalmente, agregue una acción “Enviar un correo electrónico” para notificar al solicitante.
Paso 5: Guarde y pruebe el flujo
- Guarde el flujo
Haga clic en el botón “Guardar” en la parte superior del editor de Power Automate. Asigne un nombre al flujo, como “Aprobación de documentos: biblioteca de contratos”. - Pruebe el flujo
Haga clic en “Probar” en la esquina superior derecha. Seleccione “Manualmente” y luego “Probar”. Cargue un nuevo documento en la biblioteca. El flujo debería activarse en unos minutos. Revise la bandeja de entrada de correo electrónico del aprobador para ver la solicitud de aprobación. - Verifique el resultado
Después de la prueba, vuelva a la biblioteca. La columna “Estado de aprobación” del documento debería mostrar “Pendiente” mientras espera y “Aprobado” o “Rechazado” después de que el aprobador responda.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
El flujo no se activa cuando cargo un documento
Es posible que la condición del desencadenador esté bloqueando la ejecución. Revise el historial de ejecuciones del flujo. Vaya a Power Automate, haga clic en su flujo y seleccione “Historial de ejecuciones”. Si la ejecución muestra “Omitido”, la condición del desencadenador se evaluó como falsa. Revise la expresión del paso 2. Asegúrese de que la biblioteca tenga habilitado el control de versiones. Si la biblioteca usa la aprobación de contenido, el campo _ModerationStatus podría ser “2” en lugar de “0”. Ajuste la condición en consecuencia.
El aprobador no recibe la solicitud de aprobación
El campo “Asignado a” debe contener una dirección de correo electrónico o un nombre de grupo válidos. Si usó un grupo, verifique que el grupo tenga miembros. Si el aprobador usa un buzón compartido, la solicitud podría ir a la bandeja de entrada del buzón, pero no activar una notificación. Use un buzón de usuario o un grupo de Microsoft 365 con correo electrónico habilitado.
El flujo actualiza el documento incorrecto
La acción “Actualizar elemento” del paso 4 debe usar el contenido dinámico “ID” del desencadenador. Si usó un valor estático, el flujo actualiza el mismo documento cada vez. Elimine cualquier ID codificado de forma rígida y reemplácelo con el contenido dinámico “ID” del desencadenador “Para un archivo seleccionado”.
El flujo deja de funcionar después de que el propietario del flujo deja la empresa
Los flujos de Power Automate se ejecutan con la cuenta del propietario. Si se quita la licencia del propietario o se elimina la cuenta, el flujo se detiene. Para evitarlo, asigne un copropietario. Vaya al flujo en Power Automate, haga clic en “Compartir” y agregue otro usuario como “Copropietario”. El copropietario debe tener una licencia de Power Automate.
| Elemento | Plantilla de flujo de aprobación integrada | Flujo personalizado de Power Automate |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | 10 a 15 minutos | 30 minutos a 2 horas |
| Tipos de aprobación | Solo aprobar/rechazar | Aprobar/Rechazar, varias etapas personalizadas, paralelo |
| Condiciones personalizadas | Limitado a una condición | Condiciones ilimitadas, bucles, ramas paralelas |
| Integración con otras aplicaciones | Solo SharePoint | SharePoint, Teams, Outlook, SQL, API de terceros |
| Esfuerzo de mantenimiento | Bajo: la plantilla se actualiza automáticamente | Medio: debe actualizar los conectores y las acciones manualmente |
La plantilla integrada es mejor para flujos de trabajo estándar con un solo aprobador. Los flujos personalizados son necesarios cuando requiere aprobación de varios niveles, enrutamiento condicional basado en metadatos o integración con sistemas externos.
Ahora tiene un flujo de aprobación funcional para su biblioteca de documentos de SharePoint. El flujo gestiona automáticamente todo el ciclo de solicitud a decisión. A continuación, agregue una opción “Solicitar cambio” en los detalles de aprobación para que los aprobadores puedan enviar comentarios. Para un control avanzado, cree una rama de aprobación paralela que notifique a un aprobador de respaldo si el aprobador principal no responde en 24 horas.