Cuando le pides a Copilot en Word que resuma o reescriba un documento, es posible que veas un error de que no puede encontrar el archivo. Esto detiene tu flujo de trabajo y te obliga a buscar el documento manualmente. El problema suele ocurrir porque el documento está almacenado en una ubicación a la que Copilot no puede acceder o porque el nombre del archivo contiene caracteres no admitidos. Este artículo explica las causas específicas de este error y proporciona soluciones paso a paso para que Copilot vuelva a funcionar con tus documentos.
Puntos clave: Acceso de Copilot a documentos en Word
- Centro de administración de Microsoft 365 > Copilot > Orígenes de datos > URL de SharePoint: Agrega la URL de la biblioteca de documentos donde se almacena el archivo para otorgar acceso a Copilot.
- Caracteres del nombre de archivo: Elimina caracteres especiales como @, #, % o & del nombre del documento antes de pedirle a Copilot que lo encuentre.
- Archivo > Información > Abrir ubicación: Usa este menú para verificar que el documento esté guardado en OneDrive o SharePoint, no en una unidad local.
Por qué Copilot no encuentra tu documento en Word
Copilot en Word se basa en Microsoft Graph para buscar documentos. Microsoft Graph indexa archivos almacenados en OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Si tu documento está guardado en un disco duro local, una unidad de red o un servicio de nube de terceros como Dropbox, Copilot no puede verlo. El ámbito de búsqueda se limita únicamente a ubicaciones de almacenamiento de Microsoft 365.
Otra causa común son las restricciones en los nombres de archivo. Copilot utiliza el análisis de lenguaje natural para relacionar tu solicitud con un documento. Si el nombre del archivo contiene caracteres que rompen este análisis, como signos de puntuación o espacios al principio, la búsqueda falla silenciosamente. El documento existe, pero Copilot no puede resolver el nombre.
Una tercera causa involucra los permisos. Incluso si el documento está en OneDrive o SharePoint, Copilot debe tener acceso de lectura a través de su entidad de servicio. Si un administrador del inquilino ha restringido el acceso de Copilot a ciertos sitios de SharePoint o carpetas de OneDrive, el documento no aparecerá en los resultados de búsqueda. Esto se controla en el Centro de administración de Microsoft 365, en la configuración de Copilot.
Pasos para que Copilot encuentre tu documento
Sigue estos pasos en orden. Cada paso aborda una causa del problema.
- Verifica la ubicación de almacenamiento del documento
Abre el documento en Word. Ve a Archivo > Información > Abrir ubicación. Si esta opción está atenuada o no aparece, el archivo se almacena localmente. Copia el documento a OneDrive para la Empresa seleccionando Archivo > Guardar como > OneDrive. Una vez guardado, cierra y vuelve a abrir Word, y luego pide a Copilot que encuentre el documento nuevamente. - Cambia el nombre del archivo para eliminar caracteres especiales
Cierra el documento. En el Explorador de archivos o en el sitio de SharePoint, haz clic derecho en el archivo y selecciona Cambiar nombre. Elimina cualquiera de estos caracteres: @, #, $, %, ^, &, , (, ), +, =, {, }, [, ], |, \, :, ;, “, ‘, <, >, ,, ?, /, ~, `. Reemplaza los espacios con guiones bajos o guiones. Mantén el nombre por debajo de 128 caracteres. Guarda el nuevo nombre y vuelve a abrir el documento en Word. - Verifica los permisos de origen de datos de Copilot
Inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Ve a Configuración > Copilot > Orígenes de datos. En URL de SharePoint, confirma que la URL del sitio que contiene tu documento esté listada. Si falta, haz clic en Agregar, ingresa la URL completa del sitio de SharePoint y haz clic en Guardar. Espera 15 minutos para que el cambio se propague y luego vuelve a intentar con Copilot en Word. - Usa un nombre de archivo exacto en tu solicitud
En lugar de decir “resume mi documento sobre ventas”, di “resume el documento llamado Q3-Sales-Report.docx”. Usa el nombre exacto del archivo, incluida la extensión. Esto evita la coincidencia de lenguaje natural y obliga a Copilot a buscar por nombre.
Si Copilot aún tiene problemas después de la solución principal
Copilot devuelve “No puedo acceder a ese documento” aunque esté en OneDrive
Esto generalmente significa que el documento está en una carpeta personal de OneDrive que Copilot no puede indexar. Mueve el archivo a una carpeta compartida de OneDrive para la Empresa o a una biblioteca de documentos de SharePoint. Haz clic derecho en el archivo en OneDrive y selecciona Mover a > SharePoint. Elige un sitio y una biblioteca, y confirma. Después de moverlo, vuelve a preguntar a Copilot.
Copilot encuentra el documento pero no puede leer el contenido
Esto ocurre cuando el documento está protegido con contraseña o tiene permisos restringidos. Elimina la contraseña yendo a Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Borra el campo de contraseña y haz clic en Aceptar. Si el documento utiliza Administración de derechos de información, pide al propietario del documento que te otorgue acceso de lectura.
Copilot encuentra el documento incorrecto con un nombre similar
Copilot puede coincidir con un nombre parcial y devolver un archivo diferente. Usa el nombre exacto del archivo en tu solicitud como se describe en el paso 4. Si varios documentos tienen nombres similares, mueve el documento objetivo a una carpeta dedicada e incluye la ruta de la carpeta en tu solicitud, por ejemplo: “resume el documento llamado Q3-Report.docx en la carpeta Ventas”.
Copilot en Word vs. Búsqueda de documentos en Copilot Chat
| Elemento | Copilot en Word | Copilot Chat en Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Ámbito de búsqueda | Solo documentos abiertos en la sesión actual de Word o almacenados en Microsoft 365 | Todos los archivos de OneDrive para la Empresa y SharePoint a los que el usuario puede acceder |
| Formato de solicitud | Lenguaje natural o nombre de archivo exacto | Solo lenguaje natural |
| Tipos de archivo admitidos | .docx, .docm, .dotx | .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .txt |
| Requisito de permisos | Acceso de lectura al archivo más acceso del servicio Copilot al sitio | Igual que en Word |
Copilot en Word está diseñado para trabajar con el documento que tienes abierto o uno que nombres explícitamente. Copilot Chat busca un conjunto más amplio de archivos, pero no puede realizar acciones dentro del documento, como reescribir o dar formato. Usa Copilot en Word cuando necesites editar el documento directamente. Usa Copilot Chat cuando necesites encontrar un documento rápidamente en varias bibliotecas.
Después de aplicar las soluciones de este artículo, Copilot en Word debería localizar tus documentos de manera confiable. Si el problema persiste, verifica que tu suscripción de Microsoft 365 incluya Copilot para Microsoft 365 y que tu inquilino no haya deshabilitado Copilot específicamente para Word. Como paso final, limpia la caché de Microsoft 365 cerrando Word, presionando Ctrl + Shift + Supr en tu navegador y borrando las imágenes y archivos en caché. Luego reinicia Word e inténtalo de nuevo.