Microsoft 365 Copilot encuentra archivos que los usuarios no deberían ver: solución

Usted es un administrador que gestiona un inquilino de Microsoft 365. Un usuario informa que Copilot en Microsoft Teams, Word o la interfaz web devolvió un archivo o documento en un resultado de búsqueda al que el usuario no debería tener acceso. Este es un problema de exposición de permisos que puede provocar fugas de datos y violaciones de cumplimiento. La causa raíz casi nunca es un error de Copilot. En su lugar, es una mala configuración en la forma en que su inquilino otorga permisos a nivel de archivo. Este artículo explica por qué Copilot muestra archivos que parecen restringidos y proporciona los pasos exactos para auditar, restringir y prevenir este comportamiento.

Por qué Copilot devuelve archivos que un usuario no debería ver

Copilot en Microsoft 365 no omite los permisos de seguridad existentes. Respeta las mismas listas de control de acceso que aplican SharePoint, OneDrive y Exchange. Si un usuario ve un archivo que no debería ver, significa que el archivo es realmente accesible para ese usuario a través de uno de estos mecanismos:

Vínculos compartidos con permisos amplios

Un usuario o un socio externo compartió un documento usando la opción “Cualquier persona con el vínculo”. Esto otorga acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, incluidos los usuarios que no son miembros del sitio. Copilot puede devolver este documento en los resultados de búsqueda porque el usuario técnicamente tiene acceso a través del vínculo. El problema es que el usuario que ve el archivo no recibió el vínculo directamente. Copilot lo muestra porque el archivo está indexado y el usuario tiene un token de acceso válido.

Permisos heredados de un sitio principal

Una biblioteca de documentos hereda los permisos del sitio principal. Si el sitio está abierto a todos los empleados, todos los archivos de la biblioteca son accesibles para todos en la organización. Copilot devolverá cualquier archivo de esa biblioteca a cualquier usuario autenticado. El propietario del sitio puede creer que ha restringido el acceso estableciendo permisos únicos en una carpeta, pero una herencia rota en una subcarpeta aún puede exponer archivos.

Superposición de usuarios invitados o uso compartido externo

Su inquilino puede permitir que los usuarios invitados tengan los mismos derechos de búsqueda y acceso que los usuarios internos. Si a un usuario invitado se le ha otorgado acceso a un sitio que contiene archivos confidenciales, Copilot mostrará esos archivos al invitado. Esto no es un problema de Copilot. Es el resultado directo de la asignación de permisos del invitado.

Pasos para identificar y corregir archivos compartidos en exceso en Copilot

Siga estos pasos en orden. No omita el paso de auditoría. Debe confirmar exactamente qué archivos son accesibles antes de aplicar restricciones.

Paso 1: Auditar archivos compartidos en exceso con Microsoft Purview

1. Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a compliance.microsoft.com e inicie sesión como administrador de cumplimiento o administrador global. En la navegación izquierda, seleccione Clasificación de datos > Explorador de contenido. Esta herramienta muestra todos los archivos de su inquilino y su estado de permisos actual.
2. Ejecute una consulta de contenido compartido en exceso
   En el Explorador de contenido, seleccione Filtrar y agregue una condición: Tipo de permiso > Cualquier persona con el vínculo. Esto devuelve todos los archivos compartidos con el tipo de vínculo más amplio. Revise la lista y anote qué sitios o bibliotecas contienen estos archivos.
3. Exporte el informe
   Seleccione Exportar para descargar un CSV. Use este archivo para identificar los documentos que son visibles para Copilot pero que no deberían serlo.

Paso 2: Restringir la configuración de uso compartido del sitio de SharePoint

1. Abra el Centro de administración de SharePoint
   Vaya a admin.microsoft.com > SharePoint. En el menú izquierdo, seleccione Directivas > Uso compartido.
2. Establezca el tipo de vínculo de uso compartido predeterminado
   En Vínculos de archivos y carpetas, cambie el valor predeterminado a Solo personas de su organización. Desactive la casilla de Cualquier persona con el vínculo si está seleccionada. Esto evita que se creen nuevos vínculos compartidos en exceso.
3. Bloquee el uso compartido externo para sitios confidenciales
   Seleccione Directivas de uso compartido a nivel de sitio. Elija la colección de sitios que contenía los archivos compartidos en exceso. Establezca Uso compartido externo en Solo personas de su organización. Seleccione Guardar.

Paso 3: Eliminar vínculos compartidos en exceso de archivos existentes

1. Abra la biblioteca de documentos afectada
   Navegue al sitio de SharePoint que contiene los archivos. Abra la biblioteca de documentos. Seleccione el archivo que aparece en los resultados de Copilot.
2. Administrar acceso
   Seleccione el botón Compartir o el menú de tres puntos > Administrar acceso. En el panel que se abre, busque la sección Vínculos. Seleccione los tres puntos junto a la entrada Cualquier persona con el vínculo y elija Quitar vínculo.
3. Reemplace con un vínculo restringido
   Seleccione Compartir de nuevo. Elija Personas con acceso existente o Personas específicas. Agregue solo los usuarios que deberían tener acceso. Seleccione Aplicar.

Paso 4: Configurar los orígenes de datos de Copilot

1. Abra el Centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a admin.microsoft.com. En la navegación izquierda, seleccione Copilot.
2. Administrar orígenes de datos
   Seleccione Orígenes de datos. En Conectores de Microsoft Graph, revise cada origen de datos conectado. Si un conector extrae contenido de un origen que contiene archivos compartidos en exceso, elimínelo seleccionando los tres puntos y eligiendo Quitar.
3. Limite el ámbito de búsqueda de Copilot
   En Búsqueda e inteligencia, seleccione Verticales. Cree un nuevo vertical o edite uno existente. Agregue un filtro para excluir colecciones de sitios o bibliotecas de documentos específicas. Por ejemplo, agregue un filtro Ruta de acceso no comienza con e introduzca la URL del sitio que contenía los archivos compartidos en exceso.

Si Copilot sigue devolviendo archivos restringidos después de la corrección

Después de aplicar los pasos anteriores, Copilot puede seguir mostrando un archivo que un usuario no debería ver. Esto ocurre debido a permisos residuales o datos en caché. Revise estos escenarios.

Copilot devuelve un archivo de un sitio del que el usuario es miembro

El usuario puede ser miembro de un sitio de SharePoint que contiene el archivo. Aunque el archivo en sí tenga permisos únicos, es posible que el usuario se haya agregado al sitio con al menos acceso de lectura. Revise la pertenencia al sitio en Centro de administración de SharePoint > Sitios > Sitios activos. Seleccione el sitio y elija Pertenencia. Quite cualquier usuario que no debería tener acceso a los archivos de ese sitio.

Copilot devuelve un archivo de una carpeta de OneDrive compartida

Un usuario puede haber compartido una carpeta de OneDrive con toda la organización. Copilot indexa los archivos de OneDrive de la misma manera que indexa los archivos de SharePoint. Vaya a Centro de administración de OneDrive > Uso compartido. Establezca el vínculo de uso compartido predeterminado en Solo personas de su organización y deshabilite los vínculos de Cualquier persona. Luego pida al usuario propietario de la carpeta que elimine el uso compartido amplio y vuelva a compartir solo con personas específicas.

Copilot devuelve un archivo después de que usted eliminó el vínculo

Copilot almacena en caché los resultados de búsqueda hasta 24 horas. Un archivo que se compartió previamente con un vínculo amplio puede seguir apareciendo en los resultados hasta que se actualice la caché. Espere 24 horas y vuelva a probar. Si el archivo sigue apareciendo, ejecute de nuevo la auditoría de Purview para confirmar que el vínculo se eliminó realmente. Es posible que un usuario haya vuelto a compartir el archivo después de que usted eliminó el vínculo.

Archivos compartidos en exceso de Copilot frente a archivos compartidos en exceso estándar de SharePoint: qué cambia

Elemento	Archivo compartido en exceso de Copilot	Archivo compartido en exceso estándar de SharePoint
Desencadenante de visibilidad	El usuario busca a través de Copilot en Teams, Word o la web	El usuario navega al sitio o recibe un vínculo directo
Requisito de permisos	El usuario debe tener al menos acceso de lectura al archivo	Se requiere el mismo acceso de lectura
Método de detección	Filtro del Explorador de contenido de Purview para “Cualquier persona con el vínculo”	Mismo filtro de Purview o auditoría manual del sitio
Conocimiento del usuario	Es posible que el usuario no sepa que tiene acceso porque Copilot lo muestra	El usuario sabe que tiene acceso porque abrió el vínculo
Remediación	Quitar vínculo + restringir el uso compartido del sitio + configurar los orígenes de datos de Copilot	Quitar el vínculo únicamente

Ahora puede auditar su inquilino, eliminar los vínculos compartidos en exceso y configurar los orígenes de datos de Copilot para evitar la exposición no autorizada de archivos. Comience con el informe del Explorador de contenido de Purview para identificar los archivos exactos. Luego aplique las restricciones de uso compartido a nivel de sitio. Por último, revise la configuración de orígenes de datos de Copilot para bloquear cualquier conector que incorpore contenido compartido en exceso. Para obtener protección continua, programe un informe semanal de Purview y configure una alerta en Microsoft 365 Defender para cualquier archivo nuevo compartido con el permiso “Cualquier persona con el vínculo”.