Cuando se aplica una retención legal al OneDrive for Business de un usuario, los archivos eliminados permanecen recuperables incluso después de que el usuario los mueva a la papelera de reciclaje o los elimine permanentemente. Esto ocurre porque la retención legal conserva todas las versiones y elementos eliminados en la biblioteca de retención de preservación, un contenedor oculto que almacena datos para fines de eDiscovery y cumplimiento. En este artículo, aprenderá a identificar si hay una retención legal activa, cómo liberarla cuando ya no sea necesaria y cómo eliminar permanentemente los archivos que están atascados en un estado recuperable.
Conclusiones clave: Liberar la retención legal en OneDrive for Business
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview > eDiscovery > Retención legal: Use esta ubicación para ver y eliminar retenciones legales aplicadas a un sitio de OneDrive.
- Cmdlet de SharePoint Online Management Shell Set-SPOSite -LockState Unlock: Elimina un bloqueo de retención legal a nivel de sitio en el sitio de OneDrive.
- Papelera de reciclaje de OneDrive > Papelera de reciclaje de segunda etapa: Después de liberar la retención, elimine permanentemente los archivos de ambas papeleras de reciclaje para liberar espacio de almacenamiento.
Por qué la retención legal mantiene los archivos eliminados recuperables
Cuando se coloca una retención legal en un sitio de OneDrive for Business, el sistema crea una biblioteca de retención de preservación. Esta biblioteca está oculta para el usuario y almacena todas las versiones de archivos y elementos eliminados que de otro modo se purgarían. La retención se puede aplicar de dos maneras:
Retención por litigio
Un administrador habilita la retención por litigio en el buzón del usuario o en el sitio de OneDrive a través del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Esta retención conserva todo el contenido indefinidamente o hasta una fecha específica. Los archivos eliminados permanecen en la biblioteca de retención de preservación y solo son accesibles mediante búsquedas de eDiscovery.
Retención de caso de eDiscovery
Un administrador crea un caso de eDiscovery y coloca una retención en el sitio de OneDrive. Esta retención es más granular y puede dirigirse a contenido específico, como archivos que contengan ciertas palabras clave o creados dentro de un rango de fechas. Los archivos bajo esta retención también se almacenan en la biblioteca de retención de preservación.
La biblioteca de retención de preservación no cuenta para la cuota de almacenamiento de OneDrive del usuario, pero sí consume almacenamiento en el inquilino. Si la retención legal nunca se elimina, los archivos eliminados permanecen recuperables indefinidamente, lo que puede causar confusión entre los usuarios que esperan que los archivos se eliminen permanentemente después de su eliminación.
Pasos para liberar la retención legal y eliminar permanentemente los archivos eliminados
Siga estos pasos para identificar y eliminar una retención legal y luego eliminar permanentemente los archivos atascados.
- Inicie sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
Abra un navegador y vaya a compliance.microsoft.com. Inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador de eDiscovery o Administrador de cumplimiento. - Localice la retención legal en el sitio de OneDrive afectado
En el panel de navegación izquierdo, seleccione eDiscovery > eDiscovery (Estándar). Abra el caso que contiene la retención. Seleccione la pestaña Retenciones. Busque la retención que incluya la URL de OneDrive del usuario. Anote el nombre de la retención y la URL del sitio de OneDrive del usuario. - Elimine la retención del sitio de OneDrive
Seleccione la retención y haga clic en Editar retención. En la sección Ubicaciones, elimine la URL del sitio de OneDrive del usuario de la lista. Haga clic en Guardar. La liberación de la retención tarda en surtir efecto dentro de las 24 horas. - Verifique que la retención se haya liberado usando PowerShell
Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute los siguientes comandos para conectarse a SharePoint Online:Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.comGet-SPOSite -Identity [user's OneDrive URL] | Select LockState
Si la propiedad LockState muestra Unlock, la retención se ha eliminado. Si muestra NoAccess o ReadOnly, el sitio sigue bloqueado. - Desbloquee el sitio si aún está bloqueado
Si el estado de bloqueo no es Unlock, ejecute:Set-SPOSite -Identity [user's OneDrive URL] -LockState Unlock
Este comando elimina inmediatamente el bloqueo a nivel de sitio. - Inicie sesión en el OneDrive del usuario y revise la papelera de reciclaje
Abra un navegador y vaya a la URL de OneDrive del usuario. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Papelera de reciclaje. Si aparecen archivos aquí, selecciónelos y haga clic en Eliminar para eliminarlos permanentemente. - Vacíe la papelera de reciclaje de segunda etapa
En la parte inferior de la página de la papelera de reciclaje, haga clic en Papelera de reciclaje de segunda etapa. Seleccione todos los archivos y haga clic en Eliminar. Este paso también elimina los archivos de la biblioteca de retención de preservación. - Confirme que los archivos ya no son recuperables
Realice una prueba buscando los nombres de los archivos eliminados en el portal de cumplimiento de Purview usando la herramienta Búsqueda de contenido. Si la búsqueda no devuelve resultados, los archivos se han eliminado permanentemente.
Si los archivos permanecen recuperables después de liberar la retención
En algunos casos, los archivos pueden seguir apareciendo en las búsquedas de eDiscovery incluso después de liberar la retención. Esta sección cubre las razones más comunes y sus soluciones.
La retención no se eliminó de todas las ubicaciones
Una retención de caso de eDiscovery puede incluir varias ubicaciones, como el buzón y el OneDrive del usuario. Si la retención se elimina del sitio de OneDrive pero permanece en el buzón, los archivos podrían seguir conservándose porque la retención del buzón también captura datos de OneDrive cuando el OneDrive del usuario está vinculado al buzón. Para solucionarlo, edite la retención nuevamente y verifique que tanto el buzón como el sitio de OneDrive estén eliminados.
La biblioteca de retención de preservación aún contiene una copia
Después de liberar la retención, la biblioteca de retención de preservación no se vacía automáticamente. Debe eliminar manualmente los archivos de la papelera de reciclaje de segunda etapa como se describe en el paso 7. Si omite este paso, los archivos permanecen en la biblioteca y aún pueden ser recuperados por un administrador hasta 30 días después de la eliminación.
Otra retención o política de retención está activa
Otra retención legal o una política de retención podría estar conservando los archivos. Verifique en el portal de cumplimiento de Purview en Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas de retención. Si una política cubre el sitio de OneDrive del usuario, elimine el sitio de esa política o modifique la política para excluir los archivos.
Retención legal vs. Política de retención: Diferencias clave para archivos de OneDrive
| Elemento | Retención legal | Política de retención |
|---|---|---|
| Propósito | Conserva datos para eDiscovery y litigios | Gestiona el ciclo de vida de los datos y los requisitos de cumplimiento |
| Aplicada por | Administrador de eDiscovery o Administrador de cumplimiento | Administrador de cumplimiento |
| Alcance | Usuario, sitio o contenido específico | Todo el inquilino o ubicaciones específicas |
| Visibilidad para el usuario | Oculta para el usuario | Oculta para el usuario |
| Ubicación de almacenamiento | Biblioteca de retención de preservación | Biblioteca de retención de preservación (si la retención requiere preservación) |
| Método de liberación | Eliminar la retención del caso de eDiscovery o deshabilitar la retención por litigio | Eliminar o modificar la política de retención |
| Impacto en archivos eliminados | Los archivos permanecen recuperables indefinidamente | Los archivos permanecen recuperables durante el período de retención |
Después de liberar la retención, puede eliminar permanentemente los archivos de la papelera de reciclaje de segunda etapa. Si una política de retención sigue activa, espere a que expire el período de retención antes de eliminar los archivos.
Ahora puede identificar y liberar una retención legal en un sitio de OneDrive for Business. A continuación, verifique que no haya otras retenciones o políticas de retención que conserven los archivos. Un consejo concreto: use el comando de PowerShell Get-SPOSite -Identity [URL] | Select LockState para confirmar que la retención se ha eliminado antes de intentar eliminar archivos de la papelera de reciclaje.