Cuando colabora en un documento de Word almacenado en OneDrive o SharePoint, es posible que necesite limitar los derechos de edición a personas específicas mientras mantiene a otras como lectores de solo lectura. De forma predeterminada, cualquier persona con el vínculo puede editar, lo que genera riesgos para contenido confidencial como contratos o planes de proyecto. Este artículo explica cómo usar el panel Restringir edición y los permisos de SharePoint para restringir los permisos de coautoría solo a los editores que elija. Aprenderá los pasos exactos para configurar estas restricciones y evitar errores comunes.
Puntos clave: Restringir edición y configuración de permisos de SharePoint
- Revisar > Restringir edición > Restricciones de edición > Permitir solo este tipo de edición en el documento > Sin cambios (Solo lectura): Hace que todo el documento sea de solo lectura para todos los colaboradores excepto aquellos que exima explícitamente.
- Revisar > Restringir edición > Excepciones > Más usuarios > Agregar direcciones de correo electrónico de usuarios específicos: Otorga derechos de edición a personas nombradas mientras mantiene el documento como solo lectura para todos los demás.
- Configuración de uso compartido de vínculos de SharePoint o OneDrive > Personas específicas: Restringe el acceso al archivo solo a los editores nombrados antes de aplicar las restricciones de edición de Word.
Comprender la coautoría de Word y las capas de permisos
La coautoría de Word permite que varias personas editen un documento al mismo tiempo cuando el archivo está almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint. La configuración de uso compartido predeterminada otorga acceso de edición a cualquier persona con el vínculo, lo que es conveniente pero no seguro para documentos que requieren confidencialidad o un control editorial estricto.
Para restringir la coautoría a editores específicos, debe aplicar dos capas de restricciones. La primera capa está en el nivel de uso compartido de archivos en OneDrive o SharePoint. La segunda capa está dentro de Word usando la característica Restringir edición. Ambas capas deben configurarse correctamente para que la restricción funcione.
La característica Restringir edición de Word está diseñada para la protección de documentos, no para controlar quién puede abrir el archivo. Impone el estado de solo lectura para todos excepto los usuarios que agregue a una lista de excepciones. Sin embargo, esta característica solo funciona si el documento se guarda en un formato que admita Information Rights Management, que es el predeterminado para archivos .docx almacenados en la nube.
Requisitos previos para restringir permisos
Antes de comenzar, confirme lo siguiente:
- El documento está guardado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online.
- Tiene permisos de propietario o control total en la ubicación del archivo.
- Todos los editores que desea agregar tienen una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa.
- Está usando Word para Microsoft 365, Word 2021 o Word 2019. Las versiones anteriores pueden no admitir la coautoría basada en la nube con restricciones.
Pasos para restringir los permisos de coautoría a editores específicos
Siga estos pasos en orden. No omita el paso de uso compartido de archivos porque la restricción de Word por sí sola no impide que personas no autorizadas abran el documento.
Paso 1: Cambiar el vínculo de uso compartido del archivo a Personas específicas
- Abra el documento en Word para escritorio o Word para la web
Asegúrese de que el archivo esté guardado en OneDrive o SharePoint. Si aún es local, muévalo primero a la nube. - Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de Word
Se abre un cuadro de diálogo para compartir. Si usa Word para la web, el botón Compartir está en la cinta de opciones. - Haga clic en la flecha desplegable de configuración del vínculo
El valor predeterminado suele ser “Cualquier persona con el vínculo puede editar”. Haga clic en la flecha para cambiarlo. - Seleccione “Personas específicas”
Esta opción restringe el acceso solo a las personas que invite explícitamente. No seleccione “Personas de su organización” a menos que desee que todos los empleados tengan acceso. - Establezca el nivel de permiso en “Puede editar” para cada persona que desee que sea coautor
De forma predeterminada, el permiso se establece en “Puede editar”. Déjelo así para los editores. Si desea que alguien solo vea, cámbielo a “Puede ver”. - Escriba las direcciones de correo electrónico de los editores y haga clic en Enviar o Aplicar
Cada editor recibe una invitación por correo electrónico. Deben aceptar la invitación para abrir el documento.
Paso 2: Aplicar la restricción de solo lectura en Word
- Abra el documento en Word para escritorio
El panel Restringir edición no está disponible en Word para la web, así que use la versión de escritorio. - Vaya a Revisar > Restringir edición
El panel Restringir edición se abre en el lado derecho de la ventana. - En Restricciones de edición, marque la casilla “Permitir solo este tipo de edición en el documento”
Aparece un menú desplegable debajo de la casilla de verificación. - Seleccione “Sin cambios (Solo lectura)” en el menú desplegable
Esto hace que todo el documento sea de solo lectura para todos los usuarios que no se agreguen a la lista de excepciones. - En Excepciones, haga clic en “Más usuarios”
Se abre un pequeño cuadro de diálogo. - Escriba las direcciones de correo electrónico de los editores que desea eximir de la restricción de solo lectura
Separe varias direcciones con punto y coma. Haga clic en Aceptar. - En la lista Excepciones, marque la casilla junto a cada usuario que acaba de agregar
Si no marca la casilla, el usuario permanece restringido. - Haga clic en “Sí, aplicar la protección”
Un cuadro de diálogo solicita una contraseña. Escriba una contraseña y confírmela. Esta contraseña es necesaria para detener la protección más adelante. Guarde la contraseña de forma segura.
Paso 3: Probar las restricciones
- Pida a un editor que se agregó a la lista de excepciones que abra el documento
Debería poder editar libremente. Si ve un mensaje de que el documento es de solo lectura, verifique que su dirección de correo electrónico coincida exactamente con la que ingresó en la lista de Excepciones. - Pida a una persona que no se agregó a la lista de excepciones que abra el documento
Debería ver el documento como solo lectura con un mensaje en la parte superior que indique que la edición está restringida.
Problemas comunes después de restringir permisos
Los editores no pueden editar aunque estén en la lista de Excepciones
Esto suele ocurrir cuando la dirección de correo electrónico en la lista de Excepciones no coincide con la cuenta de Microsoft del editor. Por ejemplo, si agrega “john.doe@contoso.com” pero el editor inicia sesión con “john.doe@outlook.com”, se aplica la restricción. Elimine la dirección incorrecta y agregue la correcta. También confirme que el editor haya aceptado la invitación para compartir del Paso 1.
El panel Restringir edición está atenuado
La característica Restringir edición se deshabilita cuando el documento está desprotegido, almacenado en una ubicación no compatible o en un formato distinto de .docx. Guarde el documento como archivo .docx y asegúrese de que esté almacenado en OneDrive o SharePoint. Si el documento está en una biblioteca de SharePoint con desprotección obligatoria, primero proteja el documento.
La coautoría no funciona para los editores de la lista de Excepciones
La coautoría requiere que todos los editores tengan permisos de edición tanto en el nivel de uso compartido de archivos como en el nivel de restricción de Word. Si establece el vínculo de uso compartido en “Personas específicas” pero le dio a una persona “Puede ver” en lugar de “Puede editar”, esa persona no puede coautorizar incluso si está en la lista de excepciones de Word. Vuelva al cuadro de diálogo Compartir y cambie su permiso a “Puede editar”.
| Elemento | Configuración del vínculo de uso compartido de archivos | Excepciones de Restringir edición de Word |
|---|---|---|
| Propósito | Controla quién puede abrir el documento | Controla quién puede editar después de abrirlo |
| Configuración predeterminada | Cualquier persona con el vínculo puede editar | Sin restricción (todos pueden editar) |
| Ubicación de configuración | Cuadro de diálogo Compartir en Word o sitio de OneDrive/SharePoint | Panel Revisar > Restringir edición |
| Efecto en la coautoría | Bloqueado para usuarios sin permiso de edición | Bloqueado para usuarios que no están en la lista de excepciones |
| Contraseña requerida | No | Sí, para detener la protección |
Ahora puede restringir los permisos de coautoría de Word a editores específicos combinando el vínculo de uso compartido de archivos configurado en Personas específicas con la lista de excepciones de Restringir edición de Word. Comience configurando el vínculo en Personas específicas e invitando solo a los editores necesarios. Luego aplique la restricción de solo lectura y agregue esos mismos editores a la lista de excepciones. Guarde la contraseña de protección en un lugar seguro porque la necesitará para quitar la restricción más adelante. Para documentos que necesitan un control aún más estricto, considere usar etiquetas de confidencialidad de Microsoft Information Protection para aplicar cifrado y permisos.