Cuando un empleado deja su organización, debe proteger sus archivos de OneDrive for Business antes de que se elimine la cuenta. Sin una transferencia adecuada, los datos empresariales críticos pueden perderse y los colaboradores externos pierden el acceso de inmediato. Microsoft 365 ofrece un flujo de trabajo de desvinculación dedicado a través del centro de administración que mueve la propiedad de los archivos a otro usuario. Este artículo explica cómo transferir la propiedad de OneDrive durante la desvinculación, qué requisitos previos se necesitan y qué sucede con los vínculos compartidos y los permisos después de la transferencia.
Puntos clave: Transferir la propiedad de OneDrive en el centro de administración
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios activos > Seleccionar usuario > pestaña OneDrive: Inicie la transferencia de propiedad para un empleado que se va.
- El usuario de destino debe tener una licencia de OneDrive: La cuenta de destino debe estar activa y tener licencia de OneDrive for Business.
- La transferencia asigna la propiedad de los archivos pero mantiene los permisos intactos: Los vínculos compartidos y la configuración de uso compartido externo permanecen sin cambios después de la transferencia.
Qué sucede con los archivos de OneDrive cuando un empleado se va
Cuando se elimina una cuenta de usuario en Microsoft 365, su OneDrive se conserva durante 30 días de forma predeterminada. El período de retención se puede configurar hasta 365 días, pero después de ese período los archivos se eliminan de forma permanente. Durante la desvinculación, debe transferir la propiedad del OneDrive a otro usuario antes de que se elimine la cuenta. Esto garantiza que los archivos sigan siendo accesibles para la organización.
La operación de transferencia mueve los archivos y carpetas de nivel raíz del OneDrive del usuario que se va a una nueva carpeta en el OneDrive del usuario de destino. La carpeta se denomina OneDrive – [Former Employee Name]. Se conservan todos los permisos de archivo y los vínculos de uso compartido. Los usuarios externos que tenían acceso a archivos específicos siguen teniendo acceso a menos que los revoque por separado.
Requisitos previos para una transferencia exitosa
Antes de comenzar, verifique las siguientes condiciones:
- Debe ser administrador global de Microsoft 365 o administrador de SharePoint.
- El OneDrive del usuario que se va debe ser accesible. Si la cuenta ya se eliminó, tiene 30 días para restaurarla primero.
- El usuario de destino debe tener una licencia activa de OneDrive for Business y debe haber accedido a su OneDrive al menos una vez.
- El usuario de destino debe tener una cuota de almacenamiento suficiente en su OneDrive para aceptar los archivos transferidos.
Pasos para transferir la propiedad de OneDrive en el centro de administración
Siga estas instrucciones para transferir la propiedad de OneDrive durante la desvinculación. Todo el proceso se lleva a cabo en el centro de administración de Microsoft 365.
- Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint. - Vaya a Usuarios activos
En la navegación izquierda, seleccione Usuarios y luego Usuarios activos. - Seleccione el usuario que se va
Haga clic en el nombre para mostrar del usuario para abrir el panel de detalles. - Abra la pestaña OneDrive
En el panel de detalles del usuario, seleccione la pestaña OneDrive. Si la pestaña no está visible, haga clic en los tres puntos (Más acciones) y elija Administrar OneDrive. - Haga clic en Transferir archivos a otro usuario
En la pestaña OneDrive, busque la sección Transferir archivos y haga clic en Transferir archivos a otro usuario. - Seleccione el usuario de destino
En el cuadro de diálogo que se abre, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario que recibirá los archivos. Seleccione el usuario correcto en los resultados de búsqueda. - Confirme la transferencia
Revise el resumen que muestra los usuarios de origen y destino. Haga clic en Transferir archivos para iniciar la operación. Aparece un indicador de progreso. La transferencia puede tardar varios minutos según el tamaño total de los archivos. - Notifique al usuario de destino
Una vez completada la transferencia, informe al usuario de destino que ahora aparece una nueva carpeta denominada OneDrive – [Former Employee Name] en su OneDrive. Debe verificar que los archivos sean accesibles.
Qué hacer después de la transferencia
Una vez finalizada la transferencia de archivos, aún debe completar el proceso de desvinculación. Se debe bloquear el inicio de sesión de la cuenta del usuario que se va y, finalmente, eliminarla. Sin embargo, los archivos transferidos permanecen en el OneDrive del usuario de destino. Revise las siguientes acciones posteriores a la transferencia.
Bloquear el inicio de sesión y eliminar el usuario
En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Usuarios > Usuarios activos, seleccione el usuario que se va y elija Bloquear el inicio de sesión de este usuario. Establezca una fecha para la eliminación de la cuenta. El período de retención de OneDrive comienza a partir de la fecha de eliminación.
Revocar el uso compartido externo si es necesario
La transferencia conserva todos los vínculos de uso compartido existentes. Si necesita revocar el acceso externo a los archivos transferidos, el usuario de destino puede administrar el uso compartido desde su OneDrive. Puede usar el menú Compartir para quitar personas específicas o cambiar los permisos de los vínculos.
Problemas comunes al transferir la propiedad de OneDrive
La pestaña OneDrive no aparece para el usuario
Esto suele ocurrir cuando el usuario nunca ha accedido a OneDrive. Haga que el usuario inicie sesión en onedrive.com y abra su OneDrive al menos una vez. Después de eso, la pestaña aparece en el centro de administración en un plazo de 24 horas.
La transferencia falla debido a la cuota de almacenamiento
Si el almacenamiento de OneDrive del usuario de destino está lleno, la transferencia falla. Compruebe el almacenamiento del usuario de destino en el centro de administración en Usuarios > Usuarios activos > [User] > pestaña OneDrive. Aumente el límite de almacenamiento si es necesario o pida al usuario que libere espacio.
Faltan archivos después de la transferencia
Es posible que algunos archivos no se transfieran si están desprotegidos o bloqueados por otra aplicación. Pida al usuario de destino que compruebe la carpeta OneDrive – [Former Employee Name]. Si faltan archivos, restaure el OneDrive del usuario que se va desde el centro de administración y compruebe el historial de versiones de los archivos individuales.
| Elemento | Transferencia del centro de administración | Descarga y carga manual |
|---|---|---|
| Descripción | Herramienta de administración integrada que mueve archivos al OneDrive de otro usuario | El usuario descarga archivos del origen y los carga en el destino |
| Permisos conservados | Sí: los vínculos de uso compartido y los permisos permanecen intactos | No: se pierden todos los permisos y deben volver a crearse |
| Tiempo necesario | De minutos a horas según el tamaño de los archivos | Depende de la velocidad de descarga y del ancho de banda de carga |
| Requiere rol de administrador | Sí: administrador global o administrador de SharePoint | No: cualquier usuario con acceso puede realizarlo |
| Conserva la estructura de carpetas | Sí: los archivos se colocan en una carpeta con nombre | Sí: si el usuario replica manualmente la estructura |
Ahora puede transferir la propiedad de OneDrive durante la desvinculación mediante el centro de administración de Microsoft 365. Después de la transferencia, bloquee el inicio de sesión del usuario que se va y establezca una fecha de eliminación para iniciar el período de retención. El usuario de destino debe verificar que todos los archivos aparezcan en la carpeta OneDrive – [Former Employee Name]. Como sugerencia avanzada, considere usar cmdlets de PowerShell como Set-SPOUser -IsSiteCollectionAdmin para conceder al usuario de destino acceso de administrador de la colección de sitios al OneDrive del usuario que se va y lograr un control más granular antes de la transferencia.