Cuando comparte archivos en OneDrive, los destinatarios pueden obtener dos tipos diferentes de acceso: acceso directo o acceso por vínculo. El acceso directo otorga permiso a una persona específica, mientras que el acceso por vínculo permite que cualquier persona con el vínculo vea o edite el archivo. Este artículo explica las diferencias clave entre estos dos métodos para compartir, cuándo usar cada uno y cómo configurarlos correctamente. Aprenderá las implicaciones de seguridad de cada opción y cómo evitar exponer accidentalmente datos confidenciales.
Puntos clave: Acceso directo vs acceso por vínculo en OneDrive
- Archivo > Compartir > Personas específicas: Otorga acceso directo solo a usuarios nombrados, quienes deben iniciar sesión con su cuenta de Microsoft.
- Archivo > Compartir > Cualquier persona con el vínculo: Crea un vínculo para compartir que omite la autenticación, lo que permite que cualquier persona acceda al archivo sin iniciar sesión.
- Configuración de OneDrive > Sincronización y copia de seguridad > Administrar archivos: Controla cómo se comportan los archivos sincronizados con los vínculos compartidos, incluidos los niveles de permiso predeterminados.
Entender el acceso directo y el acceso por vínculo
El acceso directo y el acceso por vínculo son los dos mecanismos principales para compartir en OneDrive. El acceso directo significa que usted otorga permiso explícitamente a una persona específica. Esa persona debe iniciar sesión con su cuenta de Microsoft o cuenta de trabajo para acceder al archivo. El archivo aparece en su lista “Compartido conmigo” en OneDrive, y pueden sincronizarlo si es necesario. El acceso directo es la opción más segura porque usted controla exactamente quién puede ver el archivo.
El acceso por vínculo crea una URL que usted envía a los destinatarios. El vínculo en sí lleva el permiso. Puede configurar el vínculo para permitir que cualquier persona, solo las personas de su organización o personas específicas accedan al archivo. La diferencia crítica es que el acceso por vínculo no requiere que el destinatario inicie sesión si elige “Cualquier persona con el vínculo”. Esto hace que compartir sea más rápido pero menos seguro. Para los vínculos restringidos a “Personas de su organización” o “Personas específicas”, los destinatarios aún deben autenticarse.
Requisitos previos para usar cualquiera de los métodos: Debe tener una licencia de OneDrive (incluida con Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium). Necesita permiso de edición o de propietario en el archivo para cambiar la configuración para compartir. Ambos métodos funcionan en OneDrive para la web, Windows, Mac y aplicaciones móviles.
Pasos para comparar y configurar ambos tipos de acceso
Para entender las diferencias, debe crear un archivo de prueba y aplicar cada método para compartir. Siga los pasos a continuación para ver el comportamiento exacto del acceso directo y el acceso por vínculo.
Compartir un archivo con acceso directo
- Abra el archivo en OneDrive para la web
Vaya a onedrive.com e inicie sesión con su cuenta de trabajo. Navegue hasta el archivo que desea compartir. - Haga clic en el botón Compartir
En la barra de herramientas de la parte superior, haga clic en el icono Compartir. Se abre un panel para compartir a la derecha. - Elija Personas específicas
En el menú desplegable de configuración del vínculo, seleccione “Personas específicas”. Esta opción crea un vínculo de acceso directo que solo funciona para las personas que escriba. - Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea otorgar acceso directo. Cada persona debe tener una cuenta de Microsoft o estar en su organización. - Establezca permisos y envíe
Elija “Puede editar” o “Puede ver”. Haga clic en Enviar. Los destinatarios reciben un correo electrónico con el archivo. Deben iniciar sesión para acceder a él.
Compartir un archivo con acceso por vínculo
- Abra el archivo en OneDrive para la web
Igual que el método anterior. Navegue hasta el archivo y haga clic en el botón Compartir. - Abra la configuración del vínculo
En el panel para compartir, haga clic en el icono de engranaje o en el menú desplegable que dice “Cualquier persona con el vínculo puede editar” de forma predeterminada. Esto abre el cuadro de diálogo de configuración del vínculo. - Seleccione un tipo de vínculo
Elija una de estas opciones: “Cualquier persona con el vínculo” (no se requiere iniciar sesión), “Personas de su organización” (requiere iniciar sesión en la organización) o “Personas específicas” (igual que el acceso directo pero a través de un vínculo). - Configure los permisos
Establezca “Puede editar” o “Puede ver”. Para “Cualquier persona con el vínculo”, también puede establecer una fecha de expiración y una contraseña (si su administrador lo habilita). - Copie el vínculo y compártalo
Haga clic en Copiar vínculo. Pegue el vínculo en un correo electrónico, chat o documento. Los destinatarios pueden abrir el archivo directamente sin autenticación adicional si eligió “Cualquier persona con el vínculo”.
Conceptos erróneos y limitaciones comunes
¿El acceso directo crea un vínculo?
Sí, OneDrive crea un vínculo incluso para el acceso directo. La diferencia es que el vínculo está vinculado a cuentas de usuario específicas. Si alguien reenvía el vínculo a otra persona, esa persona no puede acceder al archivo porque no está en la lista de permitidos. Esto no es cierto para los vínculos de “Cualquier persona con el vínculo”, que funcionan para cualquier destinatario.
¿Se puede revocar el acceso por vínculo después de compartir?
Sí. Vaya al archivo, haga clic en Compartir y luego haga clic en los tres puntos junto al vínculo. Elija “Quitar acceso directo” para revocar el vínculo. Para el acceso directo, puede eliminar usuarios individuales de la lista para compartir. Revocar un vínculo no elimina el archivo. Solo elimina el permiso.
¿Qué sucede si comparte un vínculo con “Personas de su organización” pero el destinatario es externo?
Los usuarios externos no pueden acceder al archivo. Verán un mensaje para iniciar sesión y recibirán un mensaje de acceso denegado. Para compartir con usuarios externos, debe usar “Cualquier persona con el vínculo” o agregarlos como invitados en su inquilino de Microsoft 365.
¿El acceso por vínculo funciona en dispositivos móviles?
Sí. La aplicación móvil de OneDrive admite tanto el acceso directo como el acceso por vínculo. Los destinatarios pueden abrir los vínculos en la aplicación o en un navegador. Se aplican las mismas reglas de autenticación: “Cualquier persona con el vínculo” no requiere iniciar sesión, mientras que otros tipos de vínculo requieren que el usuario inicie sesión.
Acceso directo vs acceso por vínculo: Diferencias clave
| Elemento | Acceso directo | Acceso por vínculo (Cualquier persona con el vínculo) |
|---|---|---|
| Autenticación requerida | Sí, el destinatario debe iniciar sesión | No, cualquiera puede abrirlo sin iniciar sesión |
| Control de permisos | Control exacto a nivel de persona | Posible distribución amplia y sin control |
| Revocación | Eliminar usuarios individuales | Eliminar el vínculo por completo |
| Mejor caso de uso | Documentos internos confidenciales | Archivos públicos, boletines, grupos grandes |
| Expiración y contraseña | No compatible | Compatible cuando el administrador lo configura |
Ahora puede elegir el método para compartir correcto según la sensibilidad de sus archivos y la audiencia. Para datos confidenciales como informes financieros o documentos legales, use siempre el acceso directo para asegurarse de que solo las personas autorizadas puedan ver el archivo. Para contenido no confidencial como anuncios de la empresa o recursos públicos, el acceso por vínculo con “Cualquier persona con el vínculo” ahorra tiempo y reduce el desorden en el correo electrónico. Como sugerencia avanzada, vaya al centro de administración de OneDrive y establezca los permisos de vínculo predeterminados en “Personas específicas” para evitar compartir en exceso accidentalmente en toda su organización.