Cuando colabora en un documento en Word, es posible que desee permitir que solo ciertas personas respondan o resuelvan hilos de comentarios, mientras que otras solo puedan leer o agregar comentarios nuevos. De forma predeterminada, cualquier revisor con acceso de edición puede responder a cualquier hilo de comentarios. Esto puede generar confusión cuando varias personas responden al mismo hilo. Word proporciona controles de permisos integrados a través del panel Restringir edición que le permiten asignar roles de revisor específicos a los hilos de comentarios. Este artículo explica cómo configurar esas restricciones usando el sistema de permisos nativo de Word.
Puntos clave: Restringir hilos de comentarios por rol de revisor
- Revisar > Restringir edición > Permitir solo este tipo de edición en el documento > Comentarios: Limita a todos los revisores a agregar solo comentarios, lo que impide ediciones en el contenido.
- Revisar > Restringir edición > Excepciones > Grupos o personas > Más usuarios: Le permite definir qué revisores específicos pueden responder o resolver hilos de comentarios.
- Revisar > Restringir edición > Sí, aplicar protección > Contraseña: Protege la configuración de restricciones para que no se pueda cambiar sin la contraseña.
Cómo funcionan los permisos de los hilos de comentarios en Word
El sistema de comentarios de Word almacena cada comentario como parte de un hilo. Cuando un revisor publica un comentario nuevo, se inicia un hilo. Otros revisores pueden responder a ese hilo, y el comentarista original o el propietario del documento pueden resolver el hilo. Sin restricciones, cualquier usuario con acceso de edición al documento puede realizar todas estas acciones.
La función Restringir edición de Word controla quién puede hacer qué. Puede elegir una restricción de edición, como permitir solo comentarios, y luego definir excepciones para usuarios específicos. Esas excepciones otorgan permisos adicionales, como la capacidad de responder o resolver hilos. La función no permite establecer permisos por hilo de comentarios individual. En su lugar, aplica la misma regla a todos los hilos del documento.
Requisitos previos para restringir hilos de comentarios
Antes de comenzar, confirme lo siguiente:
- Está usando una versión de escritorio de Word (Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 o Word 2016). Word para la web no admite la función Restringir edición.
- Tiene el documento abierto en la aplicación de escritorio.
- Conoce las direcciones de correo electrónico o los nombres de usuario de los revisores a los que desea otorgar permisos adicionales.
- El documento no está ya protegido con restricciones de edición. Si lo está, necesita la contraseña para cambiar las restricciones.
Pasos para restringir hilos de comentarios a roles de revisor específicos
Habilitar la edición solo de comentarios y establecer excepciones
- Abrir el panel Restringir edición
En la pestaña Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición. El panel Restringir edición se abre en el lado derecho de la ventana de Word. - Establecer la restricción de edición en Comentarios
En la sección Restricciones de edición, marque la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento. En la lista desplegable, seleccione Comentarios. Esto impide que todos los revisores realicen cambios en el contenido del documento. Solo pueden agregar hilos de comentarios nuevos. - Abrir la sección Excepciones
En la sección Excepciones, verá una lista en Grupos. De forma predeterminada, la lista muestra Todos. Debajo de la lista, seleccione la opción Más usuarios. - Agregar usuarios revisores específicos
En el cuadro de diálogo Agregar usuarios, escriba las direcciones de correo electrónico o los nombres de usuario de los revisores que deben poder responder y resolver hilos de comentarios. Separe varias entradas con punto y coma. Haga clic en Aceptar. Los nombres aparecen en la lista Grupos. - Otorgar la excepción a los usuarios agregados
En la lista Grupos, marque la casilla junto a cada nombre de usuario que acaba de agregar. Estos usuarios ahora tienen permiso para editar el documento mientras la restricción Comentarios está activa. Esto significa que pueden responder a hilos existentes y resolver comentarios. - Comenzar a aplicar la protección
En la parte inferior del panel Restringir edición, haga clic en Sí, aplicar protección. Un cuadro de diálogo solicita una contraseña. Escriba una contraseña en el campo Escriba la nueva contraseña y vuelva a escribirla en el campo Confirmar la nueva contraseña. Haga clic en Aceptar. Las restricciones surten efecto de inmediato.
Probar las restricciones
- Enviar el documento a un revisor que no esté en la lista de excepciones
Cuando este revisor abra el documento, podrá agregar hilos de comentarios nuevos, pero no podrá responder a ningún hilo existente. El botón de respuesta aparece atenuado. Tampoco puede editar el contenido del documento. - Enviar el documento a un revisor que esté en la lista de excepciones
Este revisor puede agregar hilos nuevos, responder a cualquier hilo y resolver hilos. También puede editar el contenido del documento, porque la excepción otorga derechos de edición completos.
Si las restricciones no funcionan como se espera
Los revisores no pueden responder aunque se hayan agregado a la lista de excepciones
La causa más común es que el documento se protegió con una contraseña que no recuerda, o que la protección se aplicó con un tipo de restricción diferente. Para verificarlo, abra el panel Restringir edición. Si el botón Sí, aplicar protección está atenuado y dice Detener protección, el documento ya está protegido. Haga clic en Detener protección e introduzca la contraseña para eliminar la protección anterior. Luego vuelva a aplicar las restricciones siguiendo los pasos anteriores.
Los revisores pueden responder pero no pueden resolver comentarios
La capacidad de resolver un hilo de comentarios forma parte del permiso de edición completo que otorga la excepción. Si un revisor puede responder pero no resolver, es posible que esté usando una versión de Word que no admite por completo el botón Resolver hilo. Word 2016 y versiones anteriores no tienen la función Resolver hilo. En ese caso, el revisor solo ve la opción de responder. Para resolver el hilo, debe hacerlo el propietario del documento o un revisor que use una versión más reciente.
Los revisores que no están en la lista de excepciones aún pueden responder
Esto sucede cuando el documento se almacena en una ubicación compartida como OneDrive o SharePoint y el revisor tiene permisos de coautoría. La función Restringir edición solo funciona cuando el documento se abre en la aplicación de escritorio y las restricciones están aplicadas. Si el revisor abre el documento en Word para la web, las restricciones no se aplican. Para evitarlo, informe a los revisores que deben usar la versión de escritorio para cumplir con las restricciones. También puede quitar los permisos de coautoría a esos revisores en la configuración de uso compartido del documento.
Restringir edición: Solo comentarios vs. Comentarios con excepciones
| Elemento | Solo comentarios (sin excepciones) | Comentarios con excepciones |
|---|---|---|
| El revisor puede agregar comentarios nuevos | Sí | Sí |
| El revisor puede responder a cualquier hilo | No | Solo los usuarios de la lista de excepciones |
| El revisor puede resolver hilos | No | Solo los usuarios de la lista de excepciones |
| El revisor puede editar el contenido del documento | No | Solo los usuarios de la lista de excepciones |
| Se requiere contraseña | Opcional | Opcional pero recomendada |
Ahora puede restringir los hilos de comentarios en Word asignando roles de revisor específicos a través de la función Restringir edición. Después de establecer las restricciones, envíe el documento a sus revisores y confirme que cada persona pueda realizar solo las acciones que pretendía. Para un enfoque más granular, considere usar Information Rights Management en Microsoft 365, que permite permisos por usuario en documentos almacenados en SharePoint. Para quitar rápidamente todas las restricciones, abra el panel Restringir edición, haga clic en Detener protección e introduzca la contraseña.