Los lectores de pantalla dependen del texto alternativo para describir las imágenes a los usuarios ciegos o con baja visión. Sin él, una imagen es invisible para la tecnología de asistencia. Word ofrece un panel de Texto alternativo integrado donde puede agregar una descripción significativa a cualquier imagen, forma, gráfico o elemento de SmartArt. Este artículo explica cómo redactar un texto alternativo eficaz y cómo agregarlo correctamente para que sus documentos cumplan con los estándares de accesibilidad WCAG 2.1.
Puntos clave: Cómo escribir y agregar texto alternativo en Word
- Haga clic con el botón derecho en la imagen > Editar texto alternativo: Abre el panel de Texto alternativo donde puede escribir una descripción de la imagen.
- Describa la función, no la apariencia: Indique al lector qué significa o qué hace la imagen, no cómo se ve.
- Marque las imágenes decorativas como decorativas: Use la casilla “Marcar como decorativa” para ocultar las imágenes puramente visuales de los lectores de pantalla.
Qué hace el texto alternativo y cuándo lo necesita
El texto alternativo (texto alt) es una breve descripción escrita de una imagen que los lectores de pantalla leen en voz alta. Es obligatorio para todas las imágenes no decorativas según las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) 2.1, niveles A y AA. Las agencias gubernamentales, las instituciones educativas y muchas organizaciones privadas ahora exigen texto alternativo para cumplir con la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación en los Estados Unidos y la Ley Europea de Accesibilidad en la UE.
Word genera automáticamente un texto alternativo sugerido para las fotos insertadas mediante IA. Esta sugerencia suele ser inexacta o demasiado genérica. Debe reemplazarla con una descripción escrita por una persona que coincida con el propósito de la imagen en el documento.
Las imágenes que necesitan texto alternativo incluyen:
- Fotografías e ilustraciones que transmiten información
- Gráficos, diagramas y esquemas
- Iconos que representan una acción o un concepto
- Logotipos que identifican a una organización
- Capturas de pantalla que muestran un resultado específico
Las imágenes decorativas —como bordes, separadores o patrones de fondo— no necesitan texto alternativo. En su lugar, se marcan como decorativas para que los lectores de pantalla las ignoren por completo.
Cómo agregar o editar texto alternativo en Word
Puede agregar texto alternativo a cualquier imagen, forma, gráfico, SmartArt o modelo 3D. El proceso es el mismo para todos los tipos de objetos.
- Haga clic con el botón derecho en la imagen
Seleccione Editar texto alternativo en el menú contextual. El panel de Texto alternativo se abre en el lado derecho de la ventana de Word. - Elimine la sugerencia automática
Es posible que Word muestre una descripción generada en el cuadro de texto. Selecciónela y presione Suprimir. No deje el texto generado automáticamente: rara vez es lo suficientemente preciso para cumplir con la normativa. - Escriba una descripción concisa
Escriba de 1 a 2 oraciones que describan el contenido de la imagen y su propósito en el documento. Céntrese en lo que el lector necesita saber. Por ejemplo: “Gráfico de barras que muestra las ventas trimestrales de 2024. T1: 120.000 unidades, T2: 145.000 unidades, T3: 132.000 unidades, T4: 168.000 unidades.” - Cierre el panel de Texto alternativo
Haga clic en la X en la esquina superior derecha del panel. Word guarda el texto alternativo automáticamente.
Marcar una imagen como decorativa
- Haga clic con el botón derecho en la imagen
Seleccione Editar texto alternativo. - Marque “Marcar como decorativa”
En el panel de Texto alternativo, marque la casilla Marcar como decorativa. El cuadro de texto se atenúa y queda no disponible. - Cierre el panel
La imagen ahora está oculta para los lectores de pantalla.
Agregar texto alternativo a un gráfico o SmartArt
- Seleccione el gráfico o el objeto SmartArt
Haga clic en el borde del gráfico o del elemento SmartArt para seleccionar todo el objeto, no solo un elemento dentro de él. - Haga clic con el botón derecho y elija Editar texto alternativo
Se abre el panel de Texto alternativo. - Escriba un resumen de los datos o del concepto
Para los gráficos, incluya el tipo de gráfico, la tendencia y las cifras clave. Para SmartArt, describa la relación entre los elementos; por ejemplo: “Diagrama de flujo que muestra el proceso de contratación: solicitud, selección, entrevista, oferta, incorporación.”
Errores comunes que debe evitar al escribir texto alternativo
Usar “Imagen de” o “Foto de”
Los lectores de pantalla ya anuncian que el elemento es una imagen. Comenzar el texto alternativo con “Imagen de” o “Foto de” es redundante y hace perder tiempo al usuario. Comience directamente con el sujeto: “Mujer leyendo un libro en un banco del parque”, no “Imagen de una mujer leyendo un libro en un banco del parque”.
Dejar el texto generado automáticamente
El texto alternativo generado por IA de Word a menudo describe objetos visibles pero omite el contexto. Por ejemplo, podría decir “Un hombre con traje estrechando la mano de otro hombre” cuando la imagen en realidad muestra al director ejecutivo firmando un acuerdo de fusión. Reemplace el texto automático con una descripción que explique la relevancia de la imagen para el documento.
Escribir demasiado o demasiado poco
El texto alternativo debe tener de 1 a 3 oraciones. Si la imagen es compleja —como una infografía completa—, proporcione un breve resumen en el texto alternativo e incluya una descripción más larga en el cuerpo del documento o en un apéndice. No copie todo el texto del cuerpo en el campo de texto alternativo.
Olvidar el texto alternativo en objetos vinculados o incrustados
Las imágenes que se copian de otro documento o se pegan desde un navegador web a menudo pierden su texto alternativo. Verifique siempre el texto alternativo después de pegar. Revise también las imágenes dentro de tablas, encabezados y pies de página: los lectores de pantalla pueden acceder a esas áreas y también se necesita texto alternativo allí.
No probar con un lector de pantalla
La mejor manera de confirmar que el texto alternativo funciona es probar el documento con un lector de pantalla como Narrador (integrado en Windows) o NVDA (gratuito). Presione la tecla del logotipo de Windows + Ctrl + Entrar para iniciar Narrador, luego navegue por el documento con la tecla Tab y las teclas de flecha. Si el lector de pantalla omite una imagen o lee una descripción que no coincide con la imagen, edite el texto alternativo.
Word en línea vs. escritorio: diferencias en la función de texto alternativo
| Elemento | Word para escritorio | Word para la Web |
|---|---|---|
| Agregar texto alternativo | Sí — clic con el botón derecho > Editar texto alternativo | Sí — clic con el botón derecho > Editar texto alternativo |
| Marcar como decorativa | Sí | Sí |
| Texto alternativo generado automáticamente | Sí — generado por IA | No — cuadro de texto vacío |
| Editar texto alternativo en gráficos | Sí | No — el texto alternativo es de solo lectura para gráficos |
| Editar varias imágenes en bloque | No — cada imagen individualmente | No |
Word para la Web no genera texto alternativo automático, por lo que debe escribir cada descripción manualmente. El texto alternativo de los gráficos en Word para la Web es de solo lectura: debe usar la versión de escritorio para editarlo. Para trabajos de cumplimiento normativo, use Word para escritorio a fin de garantizar un control total sobre todos los tipos de objetos.
Ahora puede agregar texto alternativo preciso a cada imagen de sus documentos de Word y cumplir con los requisitos de accesibilidad WCAG 2.1. Comience revisando sus documentos existentes con el Comprobador de accesibilidad de Word: vaya a Revisar > Comprobar accesibilidad. Use el panel de Texto alternativo integrado para corregir las imágenes marcadas. Para un cumplimiento avanzado, cree una guía de estilo de la empresa para el texto alternativo que incluya reglas de tono, longitud y formato para tipos de imágenes comunes, como gráficos y capturas de pantalla.