Muchas organizaciones que usan Microsoft 365 deben aplicar etiquetas de confidencialidad a correos electrónicos y documentos. En el nuevo Outlook para Windows, los administradores pueden exigir el etiquetado obligatorio para que los usuarios no puedan enviar mensajes sin etiqueta. Este artículo explica dónde encontrar estas configuraciones de etiquetado obligatorio en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y qué límites prácticos existen al aplicarlas. Conocerá la ruta de configuración exacta, el comportamiento que ven los usuarios y las restricciones conocidas que afectan la aplicación de etiquetas.
Puntos clave: configuración del etiquetado obligatorio en el nuevo Outlook
- Microsoft Purview > Protección de la información > Directivas de etiquetas: Cree o edite una directiva de etiquetas y establezca “Requerir que los usuarios apliquen una etiqueta a su correo electrónico” en Activado.
- Nuevo Outlook para Windows > botón Confidencialidad: Los usuarios deben seleccionar una etiqueta antes de enviar; el botón Enviar está deshabilitado hasta que se elige una etiqueta.
- Ámbito y prioridad de la directiva de etiquetas: El etiquetado obligatorio solo se aplica a los usuarios o grupos específicos asignados a la directiva; surgen conflictos cuando varias directivas asignan etiquetas predeterminadas diferentes.
Cómo funciona el etiquetado obligatorio en el nuevo Outlook para Windows
El etiquetado obligatorio es una configuración de directiva dentro de Microsoft Purview Information Protection. Cuando se habilita para una directiva de etiquetas, el nuevo Outlook para Windows requiere que los usuarios seleccionen una etiqueta de confidencialidad antes de poder enviar un correo electrónico. La característica se basa en Azure Information Protection (AIP) y el motor de etiquetado de confidencialidad integrado en Aplicaciones de Microsoft 365.
La configuración de la directiva se define a nivel de directiva de etiquetas, no por etiqueta individual. Puede crear una directiva de etiquetas que incluya una o más etiquetas de confidencialidad y luego activar la opción de etiquetado obligatorio. La opción se denomina “Requerir que los usuarios apliquen una etiqueta a su correo electrónico” y aparece en el asistente de configuración de la directiva, en la sección “Aplicar una etiqueta predeterminada al correo electrónico”.
Cuando el etiquetado obligatorio está activo, el cliente nuevo de Outlook bloquea la acción Enviar si no se asigna ninguna etiqueta. El usuario ve un mensaje que le pide elegir una etiqueta. Después de seleccionar una etiqueta, el botón Enviar se activa. La etiqueta se aplica al mensaje de correo electrónico y es visible en el campo Confidencialidad del encabezado del mensaje.
El etiquetado obligatorio no se aplica automáticamente a las respuestas, los mensajes reenviados ni los borradores. La aplicación solo se activa cuando el usuario hace clic en Enviar. La directiva de etiquetas también controla si se aplica una etiqueta predeterminada a los mensajes nuevos, pero el etiquetado obligatorio es una opción independiente de la configuración de etiqueta predeterminada.
Dónde encontrar y configurar la opción de etiquetado obligatorio
La configuración se realiza completamente en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Debe tener el rol Administrador de protección de la información o equivalente para acceder a estas configuraciones.
- Inicie sesión en Microsoft Purview
Abra un navegador web y vaya a https://compliance.microsoft.com. Inicie sesión con una cuenta que tenga el rol Administrador de protección de la información. - Vaya a Directivas de etiquetas
En la navegación izquierda, expanda Protección de la información y seleccione Directivas de etiquetas. Esta página enumera todas las directivas de etiquetas de confidencialidad existentes. - Cree o edite una directiva de etiquetas
Haga clic en Crear una directiva para iniciar una nueva directiva. Como alternativa, haga clic en el nombre de una directiva existente para editarla. Se abre el asistente. - Elija las etiquetas que se incluirán
En el paso “Elegir las etiquetas de confidencialidad que se aplicarán”, seleccione las etiquetas que desea incluir en esta directiva. Solo las etiquetas seleccionadas aquí estarán disponibles para los usuarios en Outlook. - Establezca la opción de etiquetado obligatorio
En el paso “Aplicar una etiqueta predeterminada al correo electrónico”, busque la casilla de verificación Requerir que los usuarios apliquen una etiqueta a su correo electrónico. Marque esta casilla. Si también desea una etiqueta predeterminada, selecciónela en la lista desplegable. La etiqueta predeterminada es opcional. La casilla de etiquetado obligatorio es independiente de la selección de etiqueta predeterminada. - Asigne el ámbito de la directiva
En el paso “Asignar unidades administrativas”, deje el valor predeterminado para aplicarlo a todos los usuarios o restrínjalo a unidades administrativas específicas. En el paso “Asignar usuarios y grupos”, seleccione los usuarios, grupos o listas de distribución que recibirán esta directiva. El etiquetado obligatorio solo se aplica a las entidades asignadas aquí. - Revise y finalice
Revise la configuración de la directiva y haga clic en Crear o Guardar. La directiva puede tardar hasta 24 horas en propagarse a todos los clientes. Para acelerarlo, los usuarios pueden reiniciar Outlook o sincronizar la directiva manualmente.
Límites prácticos y restricciones conocidas
El etiquetado obligatorio solo bloquea Enviar para correos electrónicos nuevos
El requisito de etiquetado obligatorio se aplica solo al redactar un mensaje de correo electrónico nuevo. Las respuestas, los reenvíos y las solicitudes de reunión no se bloquean. Si un usuario reenvía un correo electrónico sin etiqueta, el nuevo mensaje no está sujeto al etiquetado obligatorio a menos que el usuario redacte un mensaje nuevo desde cero. Esta limitación significa que algunos mensajes sin etiqueta aún pueden salir de la organización a través de cadenas de respuestas.
No hay aplicación para buzones compartidos ni acceso de delegado
Los usuarios que tienen permisos Enviar como o Enviar en nombre de en un buzón compartido no están obligados a etiquetar los mensajes enviados desde ese buzón. La directiva de etiquetado obligatorio solo se aplica al buzón principal del usuario. Si un delegado envía desde el buzón compartido, la directiva de etiquetas no se aplica. Esta brecha permite enviar mensajes sin etiqueta desde buzones compartidos.
La directiva tarda hasta 24 horas en aplicarse
Después de guardar o actualizar una directiva de etiquetas, el cliente nuevo de Outlook no aplica el etiquetado obligatorio de inmediato. La directiva se almacena en caché localmente y se actualiza periódicamente. Los usuarios pueden enviar mensajes sin etiqueta durante la ventana de propagación. Para forzar una actualización, los usuarios pueden reiniciar Outlook o ejecutar el comando Sync-SensitivityLabel en PowerShell para Aplicaciones de Microsoft 365.
Conflictos con varias directivas de etiquetas
Si un usuario está asignado a más de una directiva de etiquetas, prevalece la configuración de etiquetado obligatorio de la directiva con la prioridad más alta. Sin embargo, la etiqueta predeterminada y la lista de etiquetas disponibles se pueden combinar. Si una directiva requiere etiquetado y otra no, prevalece la configuración obligatoria de la directiva de mayor prioridad. Los administradores deben verificar el orden de prioridad en la lista Directivas de etiquetas para evitar comportamientos no deseados.
No hay aplicación para Outlook en la web ni para dispositivos móviles
La configuración de etiquetado obligatorio descrita aquí se aplica solo al cliente de escritorio del nuevo Outlook para Windows. Outlook en la web y las aplicaciones móviles de Outlook no aplican esta configuración. Los usuarios de esas plataformas pueden enviar mensajes sin etiqueta incluso cuando el etiquetado obligatorio está habilitado. Microsoft planea extender esta característica a otros clientes, pero no ha proporcionado un cronograma.
Las etiquetas no son visibles para los destinatarios externos
Las etiquetas de confidencialidad aplicadas a los mensajes de correo electrónico solo son visibles para los destinatarios dentro de la misma organización. Los destinatarios externos no ven información de etiqueta en el encabezado del mensaje. La etiqueta no afecta el cifrado de mensajes ni la administración de derechos a menos que la etiqueta esté configurada para aplicar cifrado. El etiquetado obligatorio exige la presencia de una etiqueta, pero no protege automáticamente el contenido del mensaje.
Etiquetado obligatorio vs etiqueta predeterminada vs etiquetado automático
| Elemento | Etiquetado obligatorio | Etiqueta predeterminada | Etiquetado automático |
|---|---|---|---|
| Descripción | Bloquea Enviar si no se aplica ninguna etiqueta | Aplica previamente una etiqueta a los mensajes nuevos | Aplica una etiqueta según la detección de contenido |
| Acción del usuario requerida | El usuario debe elegir una etiqueta antes de enviar | El usuario puede cambiar o quitar la etiqueta predeterminada | Se notifica al usuario; la etiqueta se aplica automáticamente a menos que se anule |
| Ámbito de aplicación | Solo el nuevo Outlook de escritorio | Todos los clientes de Outlook y aplicaciones de Office | Todos los clientes de Outlook y aplicaciones de Office |
| Retraso de propagación | Hasta 24 horas | Hasta 24 horas | Inmediato después del análisis de contenido |
Si el etiquetado obligatorio no funciona como se espera
El botón Enviar permanece deshabilitado incluso después de seleccionar una etiqueta
Esto puede ocurrir si la directiva de etiquetas no se ha sincronizado completamente con el cliente. Reinicie Outlook y espere 15 minutos. Si el problema persiste, ejecute el comando de PowerShell Sync-SensitivityLabel en el equipo afectado. Otra causa es una caché local de etiquetas dañada. Borre la caché eliminando la carpeta %LocalAppData%\Microsoft\Office\16.0\SensitivityLabelPolicy y reinicie Outlook.
El etiquetado obligatorio no se aplica a un usuario específico
Verifique que el usuario esté incluido en el ámbito de la directiva de etiquetas. En Purview, abra la directiva de etiquetas y revise el paso “Asignar usuarios y grupos”. Si el usuario pertenece a un grupo que no está en la lista, agregue el grupo. También confirme que la prioridad de la directiva sea mayor que la de cualquier directiva en conflicto que no requiera etiquetado.
Los usuarios pueden omitir el etiquetado obligatorio usando Outlook clásico
La configuración de etiquetado obligatorio descrita en este artículo se aplica solo al nuevo Outlook para Windows. Los usuarios que cambian a Outlook clásico para Windows no están sujetos a esta aplicación. Para bloquear Outlook clásico, los administradores pueden usar directiva de grupo o la configuración de aplicaciones de Microsoft 365 para quitar la opción de Outlook clásico del dispositivo del usuario. Esta es una configuración independiente que no cubre la directiva de etiquetado obligatorio.
Conclusión
El etiquetado obligatorio en el nuevo Outlook para Windows evita que los usuarios envíen correos electrónicos sin etiqueta al bloquear el botón Enviar hasta que se seleccione una etiqueta de confidencialidad. La configuración se realiza en Microsoft Purview, en Protección de la información > Directivas de etiquetas, mediante la casilla “Requerir que los usuarios apliquen una etiqueta a su correo electrónico”. Los límites prácticos incluyen la falta de aplicación para buzones compartidos, la falta de compatibilidad en Outlook en la web o móvil y un retraso de propagación de hasta 24 horas. Para cerrar la brecha de los buzones compartidos, considere usar una regla de transporte que rechace los mensajes sin etiqueta. Para los usuarios móviles, edúquelos para que apliquen etiquetas manualmente hasta que Microsoft extienda la aplicación obligatoria a esos clientes.