Cómo reenviar automáticamente los correos entrantes a otra cuenta en Outlook

Necesitas enviar todos los mensajes entrantes de tu bandeja de entrada de Outlook a otra dirección de correo. Esto suele ser necesario para gestionar un buzón compartido, configurar un asistente de fuera de la oficina o consolidar varias cuentas. Outlook proporciona una regla integrada para reenviar el correo automáticamente. Este artículo explica cómo configurar el reenvío automático de todos los mensajes nuevos mediante reglas de Outlook.

Cómo entender las reglas de reenvío de Outlook

El reenvío automático en Outlook se gestiona mediante la función Reglas y alertas. Una regla es un conjunto de condiciones, acciones y excepciones que defines para procesar mensajes. Para reenviar todo el correo, creas una regla que se aplica a cada mensaje recibido en tu bandeja de entrada.

Hay dos tipos principales de reglas: solo del cliente y del lado del servidor. Una regla solo del cliente solo se ejecuta cuando Outlook está abierto en tu computadora. Una regla del lado del servidor se ejecuta en el servidor de correo, como Microsoft Exchange Server o Microsoft 365, y funciona incluso cuando la aplicación Outlook está cerrada. Para un reenvío confiable y siempre activo, debes crear una regla del lado del servidor.

Antes de comenzar, asegúrate de conocer la dirección de correo exacta a la que se deben reenviar los mensajes. También necesitas los permisos adecuados si estás configurando esto para un buzón compartido o delegado. La regla reenviará una copia de cada mensaje nuevo; el original permanecerá en tu bandeja de entrada a menos que configures la regla para moverlo o eliminarlo.

Pasos para crear una regla de reenvío

Sigue estos pasos para configurar una regla que reenvíe automáticamente todos los correos entrantes a otra cuenta. El proceso es similar en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 y Outlook 2019.

1. Abrir el cuadro de diálogo Reglas y alertas
   En Outlook, ve a la pestaña Archivo en la cinta. Selecciona Administrar reglas y alertas. Esto abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
2. Comenzar a crear una nueva regla
   En el cuadro de diálogo, haz clic en el botón Nueva regla. En el Asistente para reglas, selecciona Aplicar regla a los mensajes que recibo en Comenzar desde una regla en blanco. Haz clic en Siguiente.
3. Establecer la condición para todos los mensajes
   Debes seleccionar una condición. Para reenviar cada correo, marca la casilla junto a a través de la cuenta especificada. Esta condición suele ser la más simple para una regla general. En la descripción del paso en la parte inferior, haz clic en el enlace especificada y elige tu cuenta de correo. Haz clic en Siguiente. Si se te solicita agregar más condiciones, haz clic en No.
4. Elegir la acción de reenvío
   Ahora selecciona qué hacer con el mensaje. Marca la casilla junto a reenviarlo a personas o grupo público. En la descripción del paso en la parte inferior, haz clic en el enlace personas o grupo público. Se abrirá una nueva ventana.
5. Ingresar la dirección de reenvío
   En el cuadro de diálogo Dirección de regla, escribe la dirección de correo completa a la que deseas que se envíen los mensajes. Haz clic en el botón Para y luego en Aceptar. La dirección aparecerá en la descripción del paso. Haz clic en Siguiente.
6. Agregar excepciones
   Puedes agregar excepciones si es necesario. Por ejemplo, podrías marcar excepto si el asunto contiene palabras específicas para evitar reenviar ciertos boletines. Si deseas reenviar todo, deja todas las casillas de excepción sin marcar. Haz clic en Siguiente.
7. Finalizar y nombrar la regla
   Asigna a tu regla un nombre claro, como Reenviar todo el correo. Asegúrate de que la casilla Activar esta regla esté marcada. Revisa la descripción de la regla para confirmar que dice Aplicar esta regla después de que llegue el mensaje a través de tu cuenta y reenviarlo a la dirección correcta. Haz clic en Finalizar y luego en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.

Aplicar la regla a los correos existentes

La nueva regla solo se aplicará a los mensajes que lleguen después de su creación. Para reenviar los correos que ya están en tu bandeja de entrada, debes ejecutar la regla manualmente una vez.

1. Abrir Reglas y alertas nuevamente
   Ve a Archivo > Administrar reglas y alertas.
2. Ejecutar la regla ahora
   En la lista, selecciona tu regla Reenviar todo el correo. Haz clic en el botón Ejecutar reglas ahora en la parte superior del cuadro de diálogo.
3. Seleccionar carpeta y aplicar
   En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, asegúrate de que tu regla esté marcada. En Ejecutar en carpeta, haz clic en Examinar y selecciona tu Bandeja de entrada. Marca la casilla Incluir subcarpetas si es necesario. Haz clic en Ejecutar ahora. Outlook procesará todos los mensajes seleccionados usando la regla.

Errores comunes y limitaciones

La regla de reenvío solo funciona cuando Outlook está abierto

Si tu regla deja de funcionar cuando cierras Outlook, se creó como una regla solo del cliente. Esto sucede si usaste una condición o acción que el servidor no puede procesar, como mover un mensaje a una carpeta solo en tu computadora. Para solucionarlo, elimina la regla y vuelve a crearla usando solo condiciones compatibles con el servidor. La condición a través de la cuenta especificada y la acción reenviarlo a personas o grupo público suelen ser compatibles con el servidor.

El destinatario recibe múltiples copias reenviadas

Esto ocurre si tienes varias reglas superpuestas. Revisa tu lista de Reglas y alertas para ver si hay otras reglas que también reenvíen mensajes, como una regla de Fuera de la oficina u otra regla creada por el usuario. Edita o elimina las reglas duplicadas para evitar que el destinatario reciba el mismo correo varias veces.

La regla no reenvía ciertos mensajes

Las reglas procesan los mensajes en el orden en que aparecen en la lista. Una regla más arriba en la lista con la acción detener el procesamiento de más reglas impedirá que tu regla de reenvío se ejecute. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, usa las flechas hacia arriba y hacia abajo para mover tu regla de reenvío a una posición más alta. Además, revisa las excepciones de la regla para asegurarte de no haber bloqueado accidentalmente una categoría de correo.

Comparación de métodos de reenvío automático

Elemento	Regla de Outlook (del lado del servidor)	Regla de Outlook (solo del cliente)	Reenvío de buzón (configuración de administrador)
Funciona sin Outlook abierto	Sí	No	Sí
Lugar de configuración	Aplicación de escritorio de Outlook	Aplicación de escritorio de Outlook	Centro de administración de Microsoft 365 o Centro de administración de Exchange
Puede reenviar selectivamente	Sí, con condiciones	Sí, con condiciones	Normalmente reenvía todo el correo
Mantiene una copia en la bandeja de entrada original	Configurable mediante acciones de regla	Configurable mediante acciones de regla	Configurable en la configuración del administrador
Requiere derechos de administrador	No	No	Sí

Ahora puedes enviar automáticamente todos los correos entrantes de Outlook a otra cuenta. Prueba la regla enviando un mensaje a tu propia dirección para confirmar que el reenvío funciona. Para tener más control, explora agregar condiciones para reenviar solo correos de remitentes específicos. Una función avanzada relacionada es usar la acción redirigirlo a personas o grupo público en una regla, que envía el mensaje sin modificar la dirección De original.