Cómo archivar de forma segura carpetas antiguas de proyectos en OneDrive

Cuando un proyecto finaliza, su carpeta permanece en OneDrive y ocupa espacio. Con el tiempo, estas carpetas inactivas saturan la vista de sincronización y pueden ralentizar las búsquedas de archivos. El objetivo es mover estas carpetas fuera del espacio de trabajo activo sin perder el acceso ni romper los enlaces compartidos. Este artículo explica cómo archivar carpetas antiguas de proyectos en OneDrive mediante las funciones integradas y un método de copia de seguridad manual. Aprenderá tres enfoques seguros que preservan la integridad de los archivos y mantienen organizados los archivos activos.

Qué significa archivar en OneDrive y por qué es importante

Archivar en OneDrive no significa eliminar. Archivar significa mover una carpeta a una ubicación donde ya no aparezca en la vista de trabajo diaria pero siga siendo totalmente accesible. OneDrive no tiene un botón de Archivar dedicado. En su lugar, se crea una estructura de carpetas que sirve como archivo. Este enfoque mantiene corta la lista de archivos activos y estable el rendimiento de la sincronización.

Antes de archivar, verifique tres cosas. Primero, confirme que nadie esté editando activamente archivos dentro de la carpeta del proyecto. Segundo, asegúrese de que la carpeta esté completamente sincronizada con la nube. Tercero, decida si necesita mantener la carpeta accesible para otros miembros del equipo a través de enlaces compartidos. OneDrive conserva los permisos de uso compartido cuando se mueve una carpeta dentro de la misma cuenta de OneDrive. Si mueve la carpeta fuera de OneDrive, los enlaces compartidos se rompen.

Requisitos previos para archivar

Necesita una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365 con OneDrive. La carpeta que desea archivar debe estar almacenada en su OneDrive. También necesita al menos 1 GB de espacio libre en su OneDrive para crear la estructura de archivo. Si planea archivar localmente, necesita una unidad externa o una carpeta local separada con suficiente espacio libre.

Método 1: archivar dentro de OneDrive usando la interfaz web

Este método mantiene la carpeta en la nube de OneDrive pero la mueve fuera de la lista principal de archivos. Conserva todos los permisos de uso compartido, el historial de versiones y los enlaces de coautoría. Use este método si los miembros del equipo aún necesitan acceso de lectura al proyecto archivado.

1. Crear una carpeta Archive en OneDrive
   Abra un navegador y vaya a onedrive.live.com. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft 365. En la lista principal de archivos, haga clic en Nuevo y luego en Carpeta. Asigne a la carpeta el nombre _Archive. El carácter de subrayado hace que esta carpeta aparezca al principio o al final de la lista alfabética según su orden de clasificación. También puede llamarla Archived Projects.
2. Seleccionar la carpeta del proyecto que se va a archivar
   Navegue hasta la carpeta del proyecto en la lista de archivos de OneDrive. Haga clic en la casilla circular que aparece al pasar el cursor sobre la carpeta. No seleccione varias carpetas a la vez si tienen configuraciones de uso compartido diferentes.
3. Mover la carpeta a la carpeta Archive
   Haga clic en Mover a en la barra de herramientas superior. Se abre un panel que muestra el árbol de carpetas de OneDrive. Haga clic en la carpeta _Archive para seleccionarla y luego haga clic en Mover aquí. OneDrive mueve la carpeta y todo su contenido. La operación puede tardar unos minutos si la carpeta contiene muchos archivos.
4. Verificar la operación y el uso compartido
   Abra la carpeta _Archive y confirme que aparece la carpeta del proyecto. Haga clic con el botón derecho en la carpeta del proyecto y seleccione Administrar acceso. Verifique que las mismas personas que tenían acceso antes sigan apareciendo en la lista. Si falta alguien, haga clic en Agregar personas y vuelva a compartir la carpeta.

Método 2: archivar localmente en una unidad externa

Use este método cuando desee liberar espacio de almacenamiento en la nube o cuando el proyecto haya finalizado por completo y nadie necesite acceso a la nube. Este método elimina la carpeta de OneDrive por completo después de descargar una copia local.

1. Sincronizar la carpeta del proyecto en su PC
   Abra la configuración de OneDrive haciendo clic con el botón derecho en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccionando Configuración. Vaya a Sincronización y copia de seguridad y luego a Administrar copia de seguridad. Asegúrese de que la carpeta que desea archivar esté configurada para sincronizarse. Espere a que todos los archivos muestren una marca de verificación verde en el Explorador de archivos.
2. Copiar la carpeta a una unidad externa
   Conecte la unidad externa. En el Explorador de archivos, navegue hasta su carpeta de OneDrive. Haga clic con el botón derecho en la carpeta del proyecto y seleccione Copiar. Abra la unidad externa, haga clic con el botón derecho en un área vacía y seleccione Pegar. Espere a que finalice la copia. No corte la carpeta todavía.
3. Confirmar que la copia está completa
   Abra la carpeta copiada en la unidad externa. Abra algunos archivos para confirmar que se abren correctamente. Compruebe que los tamaños de archivo coincidan con los originales. Haga clic con el botón derecho en la carpeta original en OneDrive, seleccione Propiedades y compare el tamaño con la carpeta copiada.
4. Eliminar la carpeta de OneDrive
   Después de confirmar que la copia externa está intacta, vuelva a OneDrive en el navegador web. Haga clic con el botón derecho en la carpeta del proyecto y seleccione Eliminar. OneDrive mueve la carpeta a la Papelera de reciclaje. Para eliminarla permanentemente y liberar almacenamiento, abra la Papelera de reciclaje, seleccione la carpeta y haga clic en Eliminar permanentemente.

Método 3: detener la sincronización local manteniendo la carpeta en la nube

Este método es útil cuando desea que la carpeta permanezca en OneDrive para acceder a ella ocasionalmente, pero no la necesita en su PC local. Mantiene la carpeta en la nube y la elimina de la sincronización local. Otros miembros del equipo aún pueden acceder a la carpeta si tienen permiso.

1. Abrir la configuración de sincronización de OneDrive
   Haga clic con el botón derecho en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccione Configuración. Vaya a la pestaña Cuenta y haga clic en Elegir carpetas.
2. Desmarcar la carpeta del proyecto
   En el cuadro de diálogo que se abre, desmarque la casilla situada junto a la carpeta del proyecto que desea archivar. Haga clic en Aceptar. OneDrive elimina la carpeta de su PC local pero la mantiene en la nube.
3. Confirmar que la carpeta sigue disponible en línea
   Abra un navegador y vaya a onedrive.live.com. Navegue hasta la carpeta del proyecto. Debería seguir allí con todo su contenido y permisos de uso compartido intactos.
4. Acceder a la carpeta a petición
   Cuando necesite un archivo del proyecto archivado, abra OneDrive en el navegador y descargue el archivo específico. O use la aplicación móvil de OneDrive para ver archivos sin descargarlos.

Errores comunes al archivar carpetas de OneDrive

Cortar y pegar antes de que finalice la sincronización

Si corta una carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos antes de que se complete la sincronización, puede perder archivos que aún se estaban cargando. Espere siempre a que aparezca la marca de verificación verde en cada archivo antes de cortar o mover.

Eliminar la carpeta sin una copia de seguridad

La Papelera de reciclaje de OneDrive conserva los archivos eliminados durante 30 días para cuentas estándar y 93 días para cuentas de Microsoft 365 Business. Después de eso, los archivos se pierden permanentemente. Conserve siempre una copia local o externa antes de eliminar.

Mover una carpeta compartida rompe los enlaces para usuarios externos

Si mueve una carpeta que está compartida con personas ajenas a su organización, los enlaces compartidos pueden dejar de funcionar. Antes de mover, notifique a los colaboradores externos y vuelva a compartir la carpeta después de moverla.

Archivar una carpeta que aún tiene coautoría activa

Si alguien está editando un archivo dentro de la carpeta cuando la mueve, la operación puede fallar o el archivo puede dañarse. Consulte el panel Información en OneDrive para ver si alguien está editando la carpeta en ese momento.

Archivo en la nube vs archivo local: diferencias clave

Elemento	Archivo en la nube (dentro de OneDrive)	Archivo local (unidad externa)
Ubicación de almacenamiento	Su nube de OneDrive	Disco duro externo o carpeta local
Permisos de uso compartido	Se conservan después de mover	Se rompen después de eliminar de la nube
Historial de versiones	Se conserva para cada archivo	No se conserva (solo la versión actual)
Acceso desde otros dispositivos	Sí, mediante el navegador o la aplicación móvil	Solo en el dispositivo con la unidad conectada
Uso de almacenamiento de OneDrive	Sigue contando para su cuota	Libera espacio de almacenamiento en la nube
Acceso sin conexión	Disponible si está sincronizado o descargado	Siempre disponible cuando la unidad está conectada

Elija el archivado en la nube si necesita conservar el uso compartido y el historial de versiones. Elija el archivado local si necesita liberar espacio de almacenamiento en la nube y no necesita acceso en línea a los archivos antiguos.

Después de archivar, puede usar Archivos a petición de OneDrive para mantener visible la carpeta de archivo sin descargarla. Haga clic con el botón derecho en la carpeta archivada en el Explorador de archivos y seleccione Liberar espacio. Esto elimina la copia local pero mantiene la lista de carpetas. La carpeta se convierte en un marcador de posición que descarga archivos solo cuando se abren.

Para archivos grandes, cree una convención de nomenclatura que incluya el nombre del proyecto y la fecha de archivo. Ejemplo: 2024-Q3-MarketingCampaign. Esto facilita encontrar proyectos antiguos más adelante. Establezca un recordatorio para revisar su carpeta de archivo cada seis meses y eliminar los proyectos que ya no sean necesarios.

Ahora dispone de tres métodos para archivar de forma segura carpetas antiguas de proyectos en OneDrive. Comience creando una carpeta _Archive en su OneDrive y moviendo allí el proyecto más antiguo. Si necesita liberar almacenamiento, use el método de archivo local con una unidad externa. Para las carpetas a las que accede con poca frecuencia, detenga la sincronización local en lugar de eliminarlas. Como siguiente paso, revise su lista actual de archivos de OneDrive e identifique tres carpetas que puedan archivarse hoy. Use la interfaz web de OneDrive para moverlas a su nueva carpeta Archive.