Cómo imprimir una hoja de atajos de teclado de Word para la incorporación de nuevos usuarios

Cuando incorpora nuevos usuarios a Word, necesitan aprender los atajos de teclado esenciales para trabajar más rápido. Crear una hoja de atajos impresa les proporciona una referencia rápida sin tener que cambiar de su documento. Word no incluye un comando integrado para imprimir una lista completa de atajos, pero puede generar una usando el cuadro de diálogo Personalizar teclado y una macro. Este artículo explica cómo extraer todos los atajos asignados e imprimirlos como una hoja de referencia limpia.

Cómo almacena Word los atajos de teclado y qué necesita antes de comenzar

Word almacena las asignaciones de atajos de teclado en la plantilla Normal.dotm. Cada comando en Word puede tener hasta dos teclas de atajo. El cuadro de diálogo Personalizar teclado muestra todos los atajos asignados actualmente, pero no tiene un botón de exportar o imprimir. Para crear una hoja impresa, debe ejecutar una macro que lea los datos de atajos y los escriba en un nuevo documento. No necesita ningún software de terceros. La macro se ejecuta dentro de Word y funciona en Word 2016, Word 2019 y Word para Microsoft 365 en Windows. Antes de comenzar, asegúrese de que las macros estén habilitadas en el Centro de confianza.

Pasos para generar e imprimir una hoja de atajos de teclado

Siga estos pasos para extraer todos los atajos asignados de la plantilla Normal.dotm actual e imprimir la lista resultante.

Paso 1: Abrir el Editor de Visual Basic e insertar una macro

1. Abrir el Editor de Visual Basic
   Presione Alt+F11 para abrir el editor de Visual Basic para Aplicaciones.
2. Insertar un nuevo módulo
   En la barra de menú, haga clic en Insertar > Módulo. Aparece una ventana de código en blanco.
3. Pegar el código de la macro
   Copie y pegue la siguiente macro en la ventana del módulo:

   Sub ListAllShortcuts()
       Dim cmd As CommandBarControl
       Dim kb As KeyBinding
       Dim doc As Document
       Dim rng As Range
       Set doc = Documents.Add
       Set rng = doc.Range
       rng.InsertAfter "Command" & vbTab & "Shortcut" & vbCr
       For Each kb In KeyBindings
           rng.InsertAfter kb.Command & vbTab & kb.KeyString & vbCr
       Next kb
       rng.ConvertToTable Separator:=vbTab
       rng.Tables(1).Style = "Table Grid"
       rng.Tables(1).AutoFitBehavior wdAutoFitWindow
       MsgBox "Shortcut list created in a new document."
   End Sub
   

4. Ejecutar la macro
   Presione F5 o haga clic en el botón verde Ejecutar. Se abre un nuevo documento con una tabla que enumera cada comando y su atajo asignado.

Paso 2: Formatear la tabla de atajos para imprimir

1. Ordenar la tabla alfabéticamente
   Haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla. Vaya a la pestaña Presentación y haga clic en Ordenar. Establezca Ordenar por en Columna 1 (Comando) y haga clic en Aceptar.
2. Eliminar filas duplicadas
   Algunos comandos aparecen dos veces si tienen dos atajos. Seleccione todas las filas, vaya a la pestaña Datos (o use el comando Eliminar duplicados en herramientas similares a Excel), pero en Word debe eliminar manualmente las filas duplicadas. Desplácese por la tabla y elimine cualquier fila donde el nombre del Comando se repita.
3. Ajustar el ancho de las columnas
   Arrastre el borde de la columna entre Comando y Atajo para que la columna Atajo sea estrecha. Establezca la fuente de la tabla en un tamaño legible como 9 o 10 pt.
4. Agregar un título
   Coloque el cursor encima de la tabla y escriba Atajos de teclado de Word. Formatéelo como un encabezado.

Paso 3: Imprimir la hoja de atajos

1. Abrir la configuración de impresión
   Presione Ctrl+P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
2. Elegir un diseño compacto
   En Configuración, seleccione 2 páginas por hoja para que quepan más atajos en una página. Si su impresora admite impresión a doble cara, seleccione Imprimir a doble cara.
3. Establecer márgenes en Estrechos
   Haga clic en Configurar página y establezca Márgenes en Estrechos (0,5 pulgadas en todos los lados). Esto da más espacio para la tabla.
4. Imprimir el documento
   Haga clic en Imprimir. El resultado es una hoja de referencia compacta que sus nuevos usuarios pueden guardar en su escritorio.

Problemas comunes al crear la hoja de atajos

La macro no se ejecuta: las macros están deshabilitadas

Word bloquea las macros de forma predeterminada. Vaya a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros. Seleccione Habilitar todas las macros y haga clic en Aceptar. Cuando termine, vuelva a esta configuración y cámbiela de nuevo a Deshabilitar todas las macros con notificación.

La tabla contiene muchas filas en blanco o faltan atajos

La macro enumera cada combinación de teclas, incluidas las asignadas a comandos de menú integrados que pueden no tener un atajo. Las filas en blanco aparecen cuando la propiedad KeyString está vacía. Para eliminarlas, haga clic en la tabla, vaya a Presentación y use el comando Eliminar > Eliminar fila para cada fila en blanco.

La hoja impresa es demasiado larga para ser útil

Una lista completa de todos los atajos de Word puede superar las 20 páginas. Para acortarla, elimine las filas de comandos que los nuevos usuarios rara vez usan, como InsertAutoText o códigos de campo especiales. Conserve solo los atajos más comunes: Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+X, Ctrl+Z, Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+S, Ctrl+P, Ctrl+F, Ctrl+H y teclas de navegación como Ctrl+flechas.

Hoja de atajos impresa vs. referencia digital: pros y contras

Elemento	Hoja de atajos impresa	Referencia digital
Velocidad de acceso	Eche un vistazo al papel sin cambiar de ventana	Debe usar Alt+Tab o abrir una pestaña del navegador
Personalización	Usted edita manualmente la tabla antes de imprimir	El usuario puede buscar en línea listas actualizadas
Durabilidad	Plastifique para uso a largo plazo en un escritorio	La pantalla puede apagarse o requerir inicio de sesión
Frecuencia de actualización	Debe volver a ejecutar la macro y reimprimir después de cualquier cambio de atajo	Siempre actualizada si está vinculada a la página de soporte de Microsoft

Ahora puede generar una lista completa de atajos de teclado de Word e imprimir una hoja de referencia personalizada para nuevos usuarios. Vuelva a ejecutar la macro cada vez que agregue o cambie atajos en el cuadro de diálogo Personalizar teclado. Para obtener una hoja más pulida, considere agrupar los atajos por categoría, como Edición, Navegación y Formato, antes de imprimir. Un consejo avanzado: guarde la macro en su plantilla Normal.dotm para que siempre esté disponible en el botón Macros de la pestaña Vista.