Desea que sus firmas de correo electrónico de Outlook aparezcan igual en su PC de trabajo, portátil personal y cualquier otro dispositivo Windows que utilice. De forma predeterminada, Outlook almacena las firmas localmente en cada equipo, por lo que una firma creada en una máquina no aparece en otra. Microsoft ofrece una característica de firmas móviles que sincroniza sus firmas a través de Exchange Online o el almacenamiento en la nube de Microsoft 365. Este artículo explica cómo habilitar esa sincronización y qué debe verificar para que funcione.
Puntos clave: Habilitar firmas móviles en Outlook para Microsoft 365
- Solo Outlook para Microsoft 365: Las firmas móviles requieren una suscripción a Microsoft 365 Empresa o Empresa Plus con buzones de Exchange Online.
- Archivo > Opciones > Correo > Firma móvil: El interruptor en Outlook de escritorio que activa el almacenamiento de firmas en la nube.
- Carpeta Firmas en el buzón en la nube: El mecanismo subyacente guarda las firmas como elementos ocultos en su buzón de Exchange Online, no en la unidad local.
Qué hacen las firmas móviles y qué necesita
Las firmas móviles almacenan sus firmas de correo electrónico de Outlook en su buzón de Exchange Online en lugar de en el disco duro local. Cuando habilita esta característica, Outlook carga sus plantillas de firma a una carpeta oculta en su buzón en la nube. Cada vez que abre Outlook en un dispositivo Windows diferente con la misma cuenta de Microsoft 365, el cliente descarga las firmas desde la nube. Esto significa que cualquier cambio que realice en una firma en un equipo aparece en todos los demás dispositivos en cuestión de minutos.
La característica solo funciona con Outlook para Microsoft 365 (versión 2002 o posterior) conectado a un buzón de Exchange Online. No funciona con Exchange Server local, Outlook para Mac, Outlook para iOS o Android, ni con Outlook 2021 o 2019 independiente sin una suscripción a Microsoft 365. Su dispositivo Windows debe ejecutar Windows 10 versión 1903 o posterior, o cualquier compilación de Windows 11.
La sincronización utiliza la misma infraestructura de Servicios web de Exchange que sincroniza otros datos del buzón. No se requieren herramientas de terceros ni licencias adicionales más allá de su suscripción a Microsoft 365. La característica está habilitada de forma predeterminada en las compilaciones más recientes de Outlook para Microsoft 365, pero es posible que deba verificar la configuración si tiene una versión anterior o una directiva de grupo personalizada.
Pasos para habilitar la sincronización de firmas móviles en Outlook
Siga estos pasos para activar las firmas móviles. Debe realizar estos pasos en cada dispositivo Windows donde desee que se sincronicen las firmas. Después de habilitarlo, cree o edite una firma en un dispositivo y aparecerá en los otros dispositivos en unos minutos.
- Abra Outlook y vaya a Archivo > Opciones
Inicie Outlook en su dispositivo Windows. Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda y luego haga clic en Opciones en la parte inferior del panel izquierdo. Esto abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. - Seleccione Correo y haga clic en Firmas
En el panel izquierdo de Opciones de Outlook, haga clic en Correo. En la sección Redactar mensajes, haga clic en el botón Firmas. Esto abre el cuadro de diálogo Firmas y estación de trabajo. - Habilite el interruptor de firma móvil
En la parte superior del cuadro de diálogo Firmas y estación de trabajo, busque la opción etiquetada como Firma móvil o Almacenar mis firmas en la nube. El texto exacto puede variar según la compilación de Outlook. Marque la casilla o active el interruptor. Si no ve esta opción, es posible que su versión de Outlook no admita firmas móviles. Actualice Outlook para Microsoft 365 a la compilación más reciente. - Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar todos los cuadros de diálogo
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Firmas y estación de trabajo, luego haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. Outlook ahora guarda las firmas nuevas y editadas en su buzón de Exchange Online. - Cree o edite una firma en un dispositivo
En el dispositivo donde acaba de habilitar la itinerancia, cree una nueva firma o edite una existente usando el mismo botón Firmas en Archivo > Opciones > Correo. Haga clic en Aceptar para guardar. La firma se carga automáticamente en la nube. - Verifique la sincronización en otro dispositivo Windows
En un segundo dispositivo Windows con la misma cuenta de Microsoft 365, abra Outlook y vaya a Archivo > Opciones > Correo > Firmas. La firma que creó en el primer dispositivo debería aparecer en la lista. Si no aparece de inmediato, espere 5 minutos y reinicie Outlook.
Si las firmas móviles no se sincronizan
Falta el interruptor de firma móvil en Opciones de Outlook
Si no ve la opción Firma móvil o Almacenar mis firmas en la nube en el cuadro de diálogo Firmas y estación de trabajo, es probable que su versión de Outlook sea anterior a la versión 2002, o que esté usando una versión sin suscripción como Outlook 2021 o 2019. Actualice Outlook para Microsoft 365 a la compilación más reciente yendo a Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora. Si utiliza una licencia perpetua, las firmas móviles no están disponibles.
Las firmas no aparecen en el segundo dispositivo después de habilitarlas
Espere al menos 5 minutos después de guardar una firma en el primer dispositivo. Outlook sincroniza las firmas de forma asincrónica y el retraso es normal. Cierre y reinicie Outlook en el segundo dispositivo. Si la firma aún no aparece, verifique que ambos dispositivos estén conectados a la misma cuenta de Microsoft 365 y que la cuenta tenga un buzón de Exchange Online. Puede verificar el tipo de buzón yendo a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta y observando la columna Tipo para su dirección de correo electrónico: debe decir Exchange.
Los cambios en las firmas se pierden después de reiniciar Outlook
Esto generalmente significa que la característica de firma móvil se desactivó después de guardar la firma, o que la sincronización falló debido a problemas de red. Vuelva a abrir el cuadro de diálogo Firmas y confirme que el interruptor de itinerancia sigue habilitado. Si el interruptor está desactivado, actívelo de nuevo y vuelva a guardar su firma. Verifique su conexión a Internet y asegúrese de que Outlook pueda conectarse a Exchange Online. Si el problema persiste, ejecute la herramienta Asistente de soporte y recuperación de Microsoft (SaRA) y seleccione Outlook para Windows > Tengo un problema con las firmas.
Las firmas móviles funcionan en un dispositivo pero no en otro
Cada dispositivo Windows debe tener habilitada la característica de firma móvil individualmente. El interruptor es por cliente, no por buzón. Vaya al dispositivo que no se está sincronizando y siga los pasos de la sección anterior para habilitar el interruptor. También confirme que la versión de Outlook en ese dispositivo sea la compilación 2002 o posterior y que esté conectado a la misma cuenta de Microsoft 365.
Modo Cached Exchange vs. Modo en línea: Impacto en la sincronización de firmas
| Elemento | Modo Cached Exchange | Modo en línea |
|---|---|---|
| Almacenamiento de firma predeterminado | Archivo OST local más buzón en la nube | Directamente en el buzón de Exchange Online |
| Comportamiento de sincronización de firmas móviles | Las firmas se sincronizan a través del buzón en la nube; el OST local las almacena en caché después de la descarga | Las firmas se sincronizan directamente; sin retraso de caché local |
| Requerido para firmas móviles | Funciona con el Modo Cached Exchange habilitado o deshabilitado | Funciona con el Modo en línea; no se necesitan pasos adicionales |
| Impacto en el rendimiento | Sin impacto notable en la velocidad de sincronización de firmas | Igual que el Modo Cached Exchange para firmas |
Las firmas móviles funcionan independientemente de si utiliza el Modo Cached Exchange o el Modo en línea. Las firmas se almacenan en el buzón en la nube y Outlook las descarga en cada dispositivo. Si cambia entre modos, las firmas continúan sincronizándose sin ninguna reconfiguración. El único requisito es que el interruptor de firma móvil esté habilitado en cada dispositivo.
Después de habilitar las firmas móviles, puede crear varias firmas y asignarlas a diferentes cuentas de correo electrónico o comportamientos de respuesta usando el mismo cuadro de diálogo Firmas. La sincronización cubre todas las firmas que cree, incluidas las que tienen imágenes, tablas y texto con formato. Las imágenes deben estar alojadas en un servidor web o insertadas como datos adjuntos en línea; la sincronización no convierte rutas de archivos locales en rutas de la nube.
Para probar la sincronización rápidamente, cree una nueva firma en su dispositivo principal con una frase única como Test Sync. Guárdela, luego abra Outlook en otro dispositivo y verifique la lista de firmas. Si aparece, la característica está funcionando. Si posteriormente deshabilita el interruptor de itinerancia, las firmas permanecen en el buzón en la nube pero ya no se sincronizan con ese dispositivo específico. Puede volver a habilitar el interruptor para reanudar la sincronización sin perder las firmas existentes.