Necesita incluir proveedores o clientes en la libreta de direcciones principal de Outlook de su empresa. La lista global de direcciones normalmente está reservada solo para empleados internos. Este artículo explica los métodos para que los contactos externos estén disponibles para todos los usuarios de su organización.
Puntos clave: Agregar contactos externos a la GAL
- Objeto de contacto habilitado para correo: El método principal para agregar una persona externa a la GAL, que crea una entrada que reenvía el correo a su dirección de correo electrónico externa.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Contactos: El portal web donde los administradores crean y administran contactos habilitados para correo para toda la organización.
- Centro de administración de Exchange (EAC): La consola de administración heredada para Exchange Server donde puede crear nuevos contactos de correo para implementaciones locales.
Descripción de los contactos habilitados para correo
La lista global de direcciones es un directorio administrado por Microsoft Exchange Server o Microsoft 365. Enumera automáticamente todos los buzones internos, grupos de distribución y salas. Para incluir a alguien de fuera de su organización, debe crear un objeto especial llamado contacto habilitado para correo.
Este objeto de contacto actúa como un alias dentro de su sistema. Tiene un nombre para mostrar, una dirección de correo electrónico interna y apunta a la dirección de correo electrónico externa real de la persona. Cuando un usuario selecciona este contacto de la GAL y envía un correo electrónico, el mensaje se enruta a la dirección externa. El contacto no tiene un buzón ni una licencia en su sistema.
Requisitos previos para administradores
Necesita permisos administrativos específicos para realizar esta tarea. Para Microsoft 365, debe ser administrador global o administrador de Exchange. Para un Exchange Server local, debe ser miembro del grupo de roles Administración de la organización o Administración de destinatarios. Un usuario estándar de Outlook no puede realizar estos pasos.
Pasos para crear un contacto habilitado para correo en Microsoft 365
Para organizaciones que usan Microsoft 365 o Exchange Online, use el centro de administración.
- Abra el Centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de administrador. Navegue a Usuarios > Contactos en el menú de la izquierda. - Agregue un nuevo contacto
Haga clic en “Agregar un contacto” en la parte superior de la página. Esto abre un nuevo panel en el lado derecho de la pantalla. - Ingrese los detalles del contacto
Complete los campos obligatorios. Ingrese el nombre, el apellido y el nombre para mostrar del contacto externo. En el campo “Dirección de correo electrónico”, escriba su dirección de correo electrónico externa real, como john@externalcompany.com. - Configure ajustes adicionales
Puede agregar un puesto de trabajo, un departamento y un número de teléfono comercial. Estos detalles aparecerán en la GAL. Elija si desea enviar un correo electrónico al contacto sobre su nueva entrada, aunque esto a menudo no es necesario para partes externas. - Guarde el contacto
Haga clic en “Agregar” en la parte inferior del panel. El contacto se crea y se sincronizará con la lista global de direcciones. Este proceso suele tardar de 15 a 30 minutos en aparecer en los clientes de Outlook de todos los usuarios.
Pasos para crear un contacto en el Centro de administración de Exchange
Para implementaciones locales de Exchange Server, use el Centro de administración de Exchange.
- Abra el Centro de administración de Exchange
Inicie sesión en su interfaz web de EAC. Navegue a Destinatarios > Contactos en el panel de características. - Inicie la creación del contacto
Haga clic en el icono más (+) y seleccione “Contacto de correo” en el menú desplegable. - Complete el formulario de nuevo contacto de correo
Se abrirá una nueva ventana. En la primera página, proporcione el alias, el nombre, el apellido y el nombre para mostrar del contacto externo. El nombre para mostrar es lo que los usuarios verán en la GAL. - Establezca la dirección de correo electrónico externa
En la misma página, en el campo “Dirección de correo electrónico externa”, haga clic en el icono de edición. Ingrese la dirección de correo electrónico externa completa del contacto y haga clic en Aceptar. - Finalice y guarde
Haga clic en “Guardar” para crear el contacto de correo. La nueva entrada se agregará a la GAL local y aparecerá en Outlook después del siguiente ciclo de sincronización de directorios.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Crear un buzón de usuario normal en lugar de un contacto
Un error común es crear un nuevo buzón de usuario con una dirección de correo electrónico externa. Esto consume una licencia y crea un buzón que no puede recibir correo porque lo controla el sistema de correo externo. Seleccione siempre el tipo de objeto “Contacto”, no “Usuario”.
Esperar disponibilidad instantánea en Outlook
La GAL no se actualiza en tiempo real. Después de crear un contacto, los usuarios pueden necesitar esperar o actualizar manualmente su libreta de direcciones. En Outlook, pueden ir a la Libreta de direcciones, seleccionar la lista global de direcciones en el menú desplegable y hacer clic en el botón “Actualizar ahora” en el menú Herramientas para actualizarla.
Agregar contactos a grupos de distribución
Los contactos habilitados para correo se pueden agregar como miembros a grupos de distribución internos o grupos de seguridad habilitados para correo. Esto le permite incluir personas externas en las comunicaciones del equipo. Agréguelos a través de la configuración de membresía del grupo en el mismo centro de administración donde se creó el contacto.
Contacto habilitado para correo vs. usuario habilitado para correo
| Elemento | Contacto habilitado para correo | Usuario habilitado para correo |
|---|---|---|
| Caso de uso principal | Representar a una persona externa sin recursos internos | Representar a un usuario de un dominio externo de confianza que necesita inicio de sesión interno |
| Buzón interno | No se crea ningún buzón | Tiene un buzón interno para credenciales y recursos |
| Costo de licencia | No requiere licencia de Microsoft 365 | Requiere una licencia para el buzón y los servicios |
| Entrega de correo electrónico | Todo el correo se reenvía a la única dirección de correo electrónico externa | Puede recibir correo en un buzón interno y también tener reenvío |
| Carga administrativa | Baja, objeto de directorio simple | Mayor, requiere administración completa de la cuenta de usuario |
Ahora puede agregar socios externos clave a la lista global de direcciones de su organización. Esto facilita que todos encuentren y envíen correos electrónicos a colaboradores frecuentes. Para administrar muchos contactos, explore el uso de PowerShell para importarlos desde un archivo CSV. Un consejo avanzado útil es aplicar un atributo personalizado como “Company=Contractor” a todos los contactos externos, lo que le permite crear grupos de distribución dinámicos basados en ese atributo más adelante.