Cuando crea una presentación de PowerPoint, el archivo suele contener información personal oculta, como su nombre, iniciales, autor del documento, nombre de la empresa e historial de revisiones. Estos metadatos pueden exponer detalles confidenciales sobre usted o su organización cuando el archivo se comparte con clientes, socios o el público. PowerPoint incluye una herramienta integrada llamada Inspector de documentos que puede encontrar y eliminar estos metadatos. Este artículo explica cómo usar el Inspector de documentos para eliminar los metadatos personales de un archivo de PowerPoint antes de compartirlo.
Puntos clave: Cómo eliminar datos personales ocultos de PowerPoint
- Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento: Abre el cuadro de diálogo Inspector de documentos que busca metadatos personales y otro contenido oculto.
- Inspector de documentos > casilla Información personal: Seleccione esta opción para localizar nombres de autores, propiedades del documento e historial de revisiones.
- Botón Quitar todo en la sección Información personal: Elimina permanentemente todos los metadatos personales detectados en la presentación.
Qué metadatos personales almacena PowerPoint
Los archivos de PowerPoint, de forma predeterminada, almacenan varias piezas de información personal dentro de las propiedades del archivo. Estos metadatos incluyen el nombre del autor, el nombre de la última persona que guardó, el nombre de la empresa, el nombre del gerente y la fecha y hora de creación y última modificación. Además, cada diapositiva o forma puede contener un historial de revisiones que registra quién editó qué y cuándo. El Inspector de documentos busca estas categorías específicas:
- Propiedades del documento e información personal: autor, título, asunto, etiquetas, categorías, comentarios y número de revisión
- Datos XML personalizados que pueden contener nombres de usuario
- Encabezados y pies de página que pueden incluir iniciales del autor o rutas de archivo
- Texto oculto o notas de diapositiva que contienen comentarios personales
El Inspector de documentos no elimina todos los metadatos automáticamente. Solo elimina las categorías que seleccione durante el análisis. Debe ejecutar la inspección y luego elegir eliminar los elementos detectados. Después de la eliminación, el archivo conserva su contenido y formato, pero pierde los identificadores personales.
Pasos para eliminar metadatos personales con el Inspector de documentos
El Inspector de documentos está disponible en PowerPoint 2016, PowerPoint 2019, PowerPoint 2021 y PowerPoint para Microsoft 365 en Windows. En Mac, la característica se llama Reducir tamaño de archivo y no incluye la eliminación de metadatos. Los pasos a continuación se aplican solo a las versiones de Windows.
- Abra la presentación en PowerPoint
Haga doble clic en el archivo PPTX o PPT para abrirlo en PowerPoint. Asegúrese de estar trabajando en la versión final del archivo antes de eliminar los metadatos. Una vez eliminados, el nombre del autor original no se puede recuperar a menos que tenga una copia de seguridad. - Vaya a Archivo > Información
Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda y luego en Información en el panel de navegación izquierdo. La pantalla Información muestra las propiedades del documento en el lado derecho, incluido el nombre del autor y el nombre de la última persona que modificó. - Haga clic en Comprobar si hay problemas y seleccione Inspeccionar documento
En la pantalla Información, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas. Aparece un menú desplegable. Seleccione Inspeccionar documento. Se abre un cuadro de diálogo titulado Inspector de documentos. - Seleccione los tipos de contenido a inspeccionar
En el cuadro de diálogo Inspector de documentos, verá una lista de casillas de verificación para diferentes tipos de contenido. De forma predeterminada, todas las casillas están seleccionadas. Mantenga seleccionada la casilla Propiedades del documento e información personal. También puede marcar Encabezados y pies de página, Datos XML personalizados y Texto oculto si desea eliminarlos también. Desactive las casillas del contenido que desea conservar, como objetos incrustados o comentarios. - Haga clic en Inspeccionar
Haga clic en el botón Inspeccionar en la parte inferior del cuadro de diálogo. PowerPoint analiza el archivo y muestra los resultados. Cada tipo de contenido muestra una marca de verificación verde con No se encontraron elementos o un signo de exclamación rojo con el botón Quitar todo. - Haga clic en Quitar todo para Información personal
Busque la sección Propiedades del documento e información personal. Haga clic en el botón Quitar todo que está junto a ella. PowerPoint elimina el nombre del autor, el nombre de la última persona que guardó, la empresa y otros metadatos personales de las propiedades del archivo. Aparece brevemente un mensaje de confirmación. - Cierre el Inspector de documentos
Haga clic en el botón Cerrar para salir del Inspector de documentos. El archivo ahora no tiene metadatos personales. Guarde el archivo presionando Ctrl+S o haciendo clic en Archivo > Guardar. Use Guardar como para crear una copia con un nombre diferente si desea conservar la versión original con los metadatos intactos.
Qué hacer si el Inspector de documentos no elimina todos los metadatos
Es posible que el Inspector de documentos no detecte ni elimine todos los metadatos personales en todos los casos. Algunos metadatos se almacenan en lugares que el inspector no analiza de forma predeterminada. A continuación se presentan dos escenarios comunes y cómo manejarlos.
El nombre del autor aún aparece en las propiedades del archivo después de ejecutar el Inspector de documentos
Si el nombre del autor reaparece después de eliminarlo, los metadatos pueden estar almacenados en el XML personalizado del archivo o en el historial de revisiones de objetos incrustados. Para solucionarlo, abra las propiedades del archivo directamente y elimine el nombre del autor manualmente. Haga clic con el botón derecho en el archivo en el Explorador de archivos, seleccione Propiedades, vaya a la pestaña Detalles y borre el campo Autor. Luego ejecute el Inspector de documentos nuevamente. Otra opción es copiar todas las diapositivas en una nueva presentación en blanco. Cree un nuevo archivo de PowerPoint en blanco, vaya a Inicio > Nueva diapositiva > Reutilizar diapositivas e inserte todas las diapositivas del archivo original. Este proceso descarta la mayoría de los metadatos ocultos.
Los metadatos de gráficos de Excel u objetos de Word incrustados permanecen
Los objetos incrustados, como gráficos de Excel o documentos de Word, llevan sus propios metadatos que el Inspector de documentos de PowerPoint no puede alcanzar. Para eliminar los metadatos de los objetos incrustados, debe abrir cada objeto por separado en su aplicación nativa, ejecutar el Inspector de documentos allí y luego volver a incrustar el objeto limpio en PowerPoint. Por ejemplo, haga doble clic en un gráfico incrustado para abrirlo en Excel, luego ejecute el Inspector de documentos de Excel antes de cerrar y guardar el objeto nuevamente en PowerPoint.
PowerPoint de escritorio vs PowerPoint para la web: Comparación de eliminación de metadatos
| Elemento | PowerPoint de escritorio (Windows) | PowerPoint para la web |
|---|---|---|
| Disponibilidad del Inspector de documentos | Función completa con múltiples categorías de análisis | No disponible |
| Eliminar el nombre del autor de las propiedades | Sí, mediante el Inspector de documentos o edición manual | No hay método directo |
| Eliminar el historial de revisiones | Sí, parte del análisis del Inspector de documentos | No |
| Eliminar datos XML personalizados | Sí, categoría de análisis opcional | No |
| Eliminar texto oculto y notas de diapositiva | Sí, categoría de análisis opcional | No |
| Compatibilidad de formatos de archivo | PPTX, PPT, PPSX, PPS | Solo PPTX |
PowerPoint para la web no incluye el Inspector de documentos. Si edita un archivo en el navegador, los metadatos personales del archivo original permanecen intactos. Para eliminar los metadatos de un archivo creado o editado en línea, descargue el archivo y ábralo en la versión de escritorio de PowerPoint, luego ejecute el Inspector de documentos allí.
Después de eliminar los metadatos, puede verificar los resultados haciendo clic con el botón derecho en el archivo guardado en el Explorador de archivos, seleccionando Propiedades y revisando la pestaña Detalles. Los campos Autor, Guardado por y Compañía deben estar en blanco. También puede abrir el archivo en un editor de texto como Notepad y buscar su nombre para confirmar que se ha eliminado. Sin embargo, no se recomienda editar el XML sin procesar a menos que comprenda la estructura del archivo.