Su archivo de PowerPoint puede contener datos ocultos, como comentarios, marcas de revisión, contenido invisible en las diapositivas o propiedades del documento que no desea compartir. Esta información oculta puede exponer borradores de ediciones, nombres de revisores o notas internas a clientes o colegas. Microsoft 365 incluye una herramienta integrada llamada Inspector de documentos que busca y elimina estos datos confidenciales. Este artículo explica qué verifica el Inspector de documentos y cómo ejecutarlo antes de distribuir su presentación.
Puntos clave: Eliminación de datos ocultos de presentaciones de PowerPoint
- Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento: Abre el cuadro de diálogo Inspector de documentos para buscar tipos de datos ocultos.
- Comentarios y anotaciones: El Inspector de documentos encuentra y elimina todos los comentarios y anotaciones de tinta en una sola acción.
- Propiedades del documento e información personal: Elimina el nombre del autor, la empresa y otros metadatos de las propiedades del archivo.
Qué busca el Inspector de documentos en PowerPoint
El Inspector de documentos es una característica integrada en PowerPoint para Microsoft 365, PowerPoint 2021, PowerPoint 2019 y PowerPoint 2016. Verifica la presentación en busca de siete categorías de datos ocultos o personales. Después de la búsqueda, permite eliminar cada categoría individualmente.
La herramienta inspecciona los siguientes elementos:
Comentarios, revisiones y anotaciones
Cualquier comentario dejado por revisores o coautores se almacena en el archivo incluso si no es visible en las diapositivas. También se incluyen las anotaciones de tinta, como marcas dibujadas a mano o resaltados. El Inspector de documentos puede eliminar todo esto.
Propiedades del documento e información personal
PowerPoint guarda metadatos como el nombre del autor, el gerente, la empresa y los campos de última vez guardado por. Estos datos son visibles en Archivo > Información y en el cuadro de diálogo de propiedades del archivo. El inspector puede borrar estos campos.
Datos XML personalizados
Los complementos o flujos de trabajo personalizados a veces incorporan datos XML en la presentación. El inspector puede eliminar este XML personalizado si no es necesario.
Contenido invisible en la diapositiva
Los objetos con formato invisible (cuadros de texto, formas o imágenes sin relleno ni contorno) siguen presentes en el archivo. El inspector puede detectar y eliminar estos objetos.
Contenido fuera de la diapositiva
Los objetos arrastrados fuera del área de la diapositiva hacia el área gris de trabajo no son visibles durante una presentación con diapositivas, pero permanecen en el archivo. El inspector elimina los elementos fuera de la diapositiva.
Notas de la presentación
Las notas del orador adjuntas a las diapositivas se almacenan en el archivo y cualquier persona que abra la presentación puede verlas. El inspector puede eliminar todas las notas.
Texto oculto
El texto al que se le ha aplicado formato oculto (mediante el cuadro de diálogo Fuente) es invisible en pantalla, pero permanece en el archivo. El inspector elimina el texto oculto.
Pasos para ejecutar el Inspector de documentos y eliminar datos ocultos
Siga estos pasos para analizar y limpiar su presentación antes de compartirla.
- Guarde una copia de la presentación original
Antes de eliminar cualquier dato, guarde una copia de seguridad con Archivo > Guardar como. El Inspector de documentos no puede deshacer sus eliminaciones. Si elimina algo que necesita, deberá restaurarlo desde la copia de seguridad. - Abra el cuadro de diálogo Inspector de documentos
En PowerPoint, vaya a Archivo > Información. Haga clic en el botón Comprobar si hay problemas. Seleccione Inspeccionar documento en el menú desplegable. - Seleccione los tipos de datos que desea inspeccionar
El cuadro de diálogo Inspector de documentos muestra una lista de casillas de verificación. De forma predeterminada, todas las categorías están marcadas. Desmarque cualquier categoría que desee conservar. Por ejemplo, desmarque Notas de la presentación si necesita las notas del orador para usted mismo. - Ejecute la inspección
Haga clic en el botón Inspeccionar. PowerPoint analiza el archivo y muestra los resultados en el mismo cuadro de diálogo. Cada categoría muestra una marca de verificación verde o un botón Quitar todo. - Elimine cada categoría de datos ocultos
Para cada categoría que contenga datos ocultos, haga clic en el botón Quitar todo. El inspector elimina esos datos y muestra un mensaje que confirma la eliminación. - Vuelva a inspeccionar el archivo
Después de eliminar datos, haga clic en Volver a inspeccionar para ejecutar una segunda búsqueda. Esto garantiza que no queden datos ocultos. El cuadro de diálogo debe mostrar marcas de verificación verdes para todas las categorías. - Guarde el archivo limpio
Haga clic en Cerrar para salir del Inspector de documentos. Presione Ctrl+S para guardar la presentación. Los datos ocultos se eliminan permanentemente de esta copia.
Si el Inspector de documentos sigue encontrando datos ocultos después de la eliminación
La eliminación de datos XML personalizados falla o vuelve a aparecer
Algunos datos XML personalizados son incorporados por complementos de PowerPoint o herramientas externas. Si el botón Quitar todo para Datos XML personalizados no funciona, guarde el archivo en un formato diferente. Vaya a Archivo > Guardar como y elija Presentación XML de PowerPoint. Cierre el archivo, vuelva a abrirlo y ejecute el Inspector de documentos de nuevo. Los datos XML normalmente se eliminan durante la conversión de guardado.
Las propiedades del documento siguen reapareciendo
Si la información personal reaparece después de la eliminación, compruebe si su organización aplica metadatos mediante Directiva de grupo. Abra Archivo > Información y observe la sección Propiedades. Si los campos están atenuados, su departamento de TI los ha bloqueado. En ese caso, guarde una copia y elimine los metadatos usando Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento solo en la copia.
Los comentarios siguen visibles después de la eliminación
El Inspector de documentos elimina los comentarios del archivo. Si los comentarios aún aparecen, es posible que haya abierto una versión compartida que se sincroniza desde OneDrive o SharePoint. Cierre el archivo, desconéctese de Internet, abra la copia local y ejecute el inspector de nuevo. Después de la eliminación, guarde el archivo localmente antes de volver a conectarse.
Quedan objetos invisibles en las diapositivas
El inspector elimina los objetos invisibles solo si no tienen relleno ni contorno. Un objeto con relleno transparente y un contorno fino puede seguir siendo invisible a la vista. Revise manualmente cada diapositiva en la vista Normal. En la pestaña Inicio, haga clic en Seleccionar > Panel de selección. El Panel de selección enumera todos los objetos de la diapositiva. Oculte objetos haciendo clic en el icono del ojo y, a continuación, seleccione y elimine los que no deberían estar ahí.
Características del Inspector de documentos en las versiones de PowerPoint
| Elemento | PowerPoint para Microsoft 365 | PowerPoint 2016 / 2019 |
|---|---|---|
| Comentarios y anotaciones | Elimina todos los comentarios y la tinta | Elimina todos los comentarios y la tinta |
| Propiedades del documento | Elimina los campos de autor, empresa y gerente | Elimina los campos de autor, empresa y gerente |
| Datos XML personalizados | Elimina XML personalizado | Elimina XML personalizado |
| Contenido invisible en la diapositiva | Detecta objetos sin relleno ni contorno | Detecta objetos sin relleno ni contorno |
| Contenido fuera de la diapositiva | Detecta objetos en el área de trabajo | Detecta objetos en el área de trabajo |
| Notas de la presentación | Elimina todas las notas del orador | Elimina todas las notas del orador |
| Texto oculto | Elimina el texto con formato oculto | Elimina el texto con formato oculto |
| Volver a inspeccionar después de la eliminación | Disponible | Disponible |
El Inspector de documentos funciona de la misma manera en PowerPoint 2016 y PowerPoint 2019. La única diferencia es que PowerPoint para Microsoft 365 recibe actualizaciones que pueden agregar nuevas categorías de inspección con el tiempo. Las siete categorías principales siguen siendo idénticas en las tres versiones.
Conclusión
Ahora puede usar el Inspector de documentos para encontrar y eliminar datos ocultos de cualquier presentación de PowerPoint antes de compartirla. Ejecute la herramienta desde Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento y elimine cada categoría que contenga contenido confidencial. Guarde siempre una copia de seguridad primero, ya que la eliminación no se puede revertir. Para datos XML personalizados persistentes, guarde el archivo como Presentación XML de PowerPoint para eliminar los datos por completo. Después de la limpieza, vuelva a inspeccionar el archivo para confirmar que todos los datos ocultos se hayan eliminado.