Propiedades de archivo de PowerPoint: cómo editar autor y guardado por última vez

Cuando comparte presentaciones de PowerPoint, las propiedades del archivo almacenan metadatos como el nombre del autor y el usuario que guardó el archivo por última vez. Esta información puede revelar datos personales o credenciales obsoletas que desea eliminar o actualizar. Windows y PowerPoint realizan un seguimiento automático de estos metadatos según su cuenta de Office o su perfil de usuario local. Este artículo explica cómo editar los campos Autor y Guardado por última vez en PowerPoint utilizando las herramientas integradas y el Explorador de archivos de Windows.

Por qué PowerPoint realiza un seguimiento de Autor y Guardado por última vez

PowerPoint almacena dos campos de metadatos relacionados pero distintos en cada archivo de presentación. El campo Autor se establece cuando se crea el archivo por primera vez. Proviene del nombre de usuario configurado en Opciones de PowerPoint o de su cuenta de Microsoft 365. El campo Guardado por última vez registra el nombre del usuario que guardó el archivo más recientemente. Este campo se actualiza automáticamente cada vez que alguien guarda la presentación.

Estos campos forman parte del sistema de propiedades de documentos de Office. Se almacenan dentro del propio archivo, no en una base de datos separada. Cuando envía una presentación por correo electrónico o la carga en una unidad compartida, cualquier persona que pueda ver las propiedades del archivo puede ver estos metadatos. Esto puede causar problemas de privacidad si el archivo contiene nombres personales o si desea presentar un documento como un esfuerzo de equipo sin atribución individual.

El campo Guardado por última vez es especialmente complicado porque se actualiza cada vez que se guarda el archivo. Incluso si edita manualmente el campo Autor, el campo Guardado por última vez cambiará al nombre de usuario actual la próxima vez que alguien guarde el archivo. Para controlar completamente ambos campos, debe cambiar el nombre de usuario global de Office o eliminar los metadatos por completo.

Requisitos previos antes de editar

Para editar las propiedades del archivo, necesita acceso de escritura al archivo de presentación. Los archivos almacenados en ubicaciones de solo lectura, como carpetas de red con permisos restringidos o CD, no se pueden modificar. También necesita que el archivo esté en formato .pptx estándar. Los archivos .ppt más antiguos de PowerPoint 97-2003 admiten algunas propiedades, pero es posible que no permitan la edición dentro de la aplicación del campo Guardado por última vez. Siempre haga una copia de seguridad antes de realizar cambios masivos en los metadatos.

Cómo cambiar el Autor en PowerPoint

Puede editar el campo Autor directamente en PowerPoint utilizando el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas. Este método funciona solo para la presentación actual y no afecta al campo Guardado por última vez.

1. Abra la presentación en PowerPoint
   Inicie PowerPoint y cargue el archivo cuyo autor desea cambiar. Asegúrese de que ningún otro programa esté bloqueando el archivo.
2. Vaya a Archivo > Información
   Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones y luego seleccione Información en la barra lateral izquierda. Verá el panel Propiedades en el lado derecho de la pantalla.
3. Haga clic en Propiedades y elija Propiedades avanzadas
   En la parte superior del panel Propiedades, haga clic en el botón desplegable Propiedades. Seleccione Propiedades avanzadas en el menú. Se abre un cuadro de diálogo titulado Propiedades de [nombre de la presentación].
4. Edite el campo Autor en la pestaña Resumen
   En el cuadro de diálogo, haga clic en la pestaña Resumen. Verá un campo de texto etiquetado como Autor. Elimine el nombre existente y escriba el nuevo nombre del autor. También puede agregar o editar los campos Título, Asunto y Comentarios aquí.
5. Haga clic en Aceptar y guarde el archivo
   Presione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Luego guarde la presentación usando Ctrl+S o Archivo > Guardar. El campo Autor ahora está actualizado para este archivo.

Cómo cambiar el Autor predeterminado para nuevas presentaciones

Si desea que cada nueva presentación que cree use un nombre de autor específico, cambie el nombre de usuario global de Office. Esto no modifica los archivos existentes.

1. Abra PowerPoint y vaya a Archivo > Opciones
   Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones en la parte inferior de la barra lateral izquierda. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint.
2. Seleccione la pestaña General
   En el cuadro de diálogo, asegúrese de que General esté seleccionado en el panel izquierdo. Busque los campos Nombre de usuario e Iniciales en Personalizar su copia de Microsoft Office.
3. Escriba el nuevo nombre de usuario e iniciales
   Ingrese el nombre que desea como autor predeterminado. El campo de iniciales es opcional pero aparece en algunas funciones de comentarios y revisiones. Haga clic en Aceptar para guardar.
4. Reinicie PowerPoint
   Cierre y vuelva a abrir PowerPoint. Cualquier nueva presentación que cree usará este nombre de usuario como Autor y Guardado por última vez. Las presentaciones existentes permanecen sin cambios.

Cómo eliminar o cambiar metadatos usando el Explorador de archivos de Windows

Puede editar o eliminar los campos Autor y Guardado por última vez sin abrir PowerPoint en absoluto. Este método es más rápido cuando necesita limpiar metadatos de varios archivos a la vez.

1. Localice el archivo de presentación en el Explorador de archivos
   Abra el Explorador de archivos de Windows y navegue hasta la carpeta que contiene el archivo .pptx.
2. Haga clic derecho en el archivo y seleccione Propiedades
   En el menú contextual, elija Propiedades. Aparece la ventana Propiedades con varias pestañas.
3. Vaya a la pestaña Detalles
   Haga clic en la pestaña Detalles. Verá una lista de campos de metadatos, incluidos Autor y Guardado por última vez en la sección Origen.
4. Edite o elimine el campo Autor
   Haga clic en el valor junto a Autor. Aparece un cuadro de texto. Escriba el nuevo nombre o elimine el texto para quitarlo. Para eliminar Guardado por última vez, haga clic en su valor y elimine el texto. No puede editar Guardado por última vez directamente en algunas versiones de Windows; si el campo está atenuado, use la función Quitar propiedades en su lugar.
5. Haga clic en Quitar propiedades e información personal (opcional)
   En la parte inferior de la pestaña Detalles, haga clic en Quitar propiedades e información personal. Elija Crear una copia con todas las propiedades posibles quitadas para generar una copia limpia, o seleccione Quitar las siguientes propiedades de este archivo y marque las casillas de Autor y Guardado por última vez. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Aplicar y Aceptar
   Presione Aplicar y luego Aceptar para guardar los cambios. Los metadatos del archivo ahora están actualizados.

Qué hacer si Guardado por última vez no cambia

El campo Guardado por última vez se actualiza automáticamente cuando cualquier usuario guarda el archivo. Si lo edita manualmente en el Explorador de archivos y luego guarda el archivo en PowerPoint, PowerPoint sobrescribe Guardado por última vez con el nombre de usuario actual. Para establecer permanentemente un Guardado por última vez específico, debe cambiar su nombre de usuario de Office antes de guardar o usar la opción Quitar propiedades para eliminar el campo por completo.

Guardado por última vez sigue volviendo a su nombre

Esto sucede porque PowerPoint lee el nombre de usuario de Archivo > Opciones > General > Nombre de usuario cada vez que guarda. Para evitarlo, cambie su nombre de usuario de Office al valor deseado antes de guardar el archivo. Como alternativa, use la función Quitar propiedades para eliminar el campo Guardado por última vez por completo. Después de la eliminación, el campo aparecerá en blanco hasta el próximo guardado.

El campo Autor está atenuado en el Explorador de archivos

Algunas versiones de Windows 11 o los permisos del sistema de archivos pueden bloquear los campos de metadatos. Si el campo Autor está atenuado, abra el archivo en PowerPoint y use el método de Propiedades avanzadas descrito anteriormente. Si eso también falla, el archivo puede estar dañado o almacenado en una ubicación de red que impide la edición de metadatos. Copie el archivo a su escritorio local e inténtelo de nuevo.

Propiedades de archivo de PowerPoint: Edición en la aplicación vs. Explorador de archivos

Elemento	Editar dentro de PowerPoint	Editar en el Explorador de archivos
Campo Autor	Editable mediante Propiedades avanzadas	Editable mediante la pestaña Detalles
Campo Guardado por última vez	No se puede editar directamente; controlado por el nombre de usuario	Editable mediante la pestaña Detalles o Quitar propiedades
Varios archivos a la vez	No compatible; debe abrir cada archivo	Seleccione varios archivos y edite la pestaña Detalles
Elimina toda la información personal	Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento	Clic derecho > Propiedades > Detalles > Quitar propiedades
Requiere abrir el archivo	Sí	No

Ahora sabe cómo editar los campos Autor y Guardado por última vez en PowerPoint utilizando tanto la configuración de la aplicación como el Explorador de archivos de Windows. Para evitar permanentemente que su nombre aparezca en archivos compartidos, cambie el nombre de usuario predeterminado de Office a una etiqueta genérica como Autor de la presentación o el nombre de su equipo. Para una capa adicional de privacidad, ejecute el Inspector de documentos desde Archivo > Información > Comprobar si hay problemas antes de distribuir cualquier presentación.