Necesita una forma sencilla de realizar el seguimiento de los activos de la empresa, como portátiles, monitores o mobiliario. Una lista de SharePoint puede almacenar los detalles de los activos, asignar propietarios y registrar las salidas sin necesidad de código personalizado. Este artículo explica cómo crear una lista de SharePoint para el seguimiento de activos, agregar columnas para números de serie y estado, y configurar vistas para informes rápidos. Aprenderá los pasos exactos para configurar una lista de seguimiento de activos funcional en menos de 15 minutos.
Puntos clave: Creación de una lista de seguimiento de activos en SharePoint
- Contenido del sitio > Nuevo > Lista: Crea una lista en blanco donde se definen columnas para el nombre del activo, el número de serie y el estado.
- Agregar columna > Columna de opción: Permite agregar una lista desplegable para el estado del activo, como En uso, Disponible o Retirado.
- Crear vista > Agrupar por: Organiza los activos por departamento o estado para facilitar la generación de informes.
Qué hace una lista de seguimiento de activos de SharePoint y qué necesita antes de comenzar
Una lista de SharePoint almacena datos en filas y columnas, de forma similar a una tabla de Excel, pero con permisos integrados, historial de versiones y alertas. Para el seguimiento de activos, se crean columnas para contener información como el nombre del activo, el número de serie, la fecha de compra, el usuario asignado y el estado actual. La lista admite ordenación, filtrado y vistas personalizadas para que pueda ver los activos por departamento o estado de un vistazo.
Antes de comenzar, confirme que tiene al menos permisos de Edición o Colaboración en un sitio de SharePoint. Puede usar cualquier sitio de equipo o sitio de comunicación. No necesita un rol de administrador de Microsoft 365 para crear una lista. Si planea compartir la lista con contratistas externos, asegúrese de que el uso compartido externo esté habilitado en el centro de administración de SharePoint.
Se puede acceder a la lista desde cualquier navegador o desde la aplicación móvil de SharePoint. También puede sincronizar la lista con Excel para realizar análisis sin conexión mediante la función Exportar a Excel.
Pasos para crear una lista de SharePoint para el seguimiento de activos
Siga estos pasos para crear una nueva lista desde cero y agregar las columnas necesarias para el seguimiento de activos.
Método 1: Crear una lista en blanco y agregar columnas manualmente
- Vaya al sitio donde desea la lista
Abra el navegador y vaya al sitio de SharePoint. Haga clic en Contenido del sitio en el menú de navegación izquierdo. Si no ve Contenido del sitio, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Contenido del sitio. - Cree una nueva lista
En la página Contenido del sitio, haga clic en Nuevo y luego seleccione Lista. Se abre un panel a la derecha. Elija Lista en blanco. Escriba Seguimiento de activos como nombre. Opcionalmente, agregue una descripción como “Realiza el seguimiento del hardware de la empresa y los usuarios asignados”. Haga clic en Crear. - Agregue una columna para el nombre del activo
La nueva lista se abre solo con la columna Título. Haga clic en el botón + Agregar columna en la parte superior derecha de la lista. Elija Una línea de texto. Escriba Nombre del activo como nombre de la columna. Marque la casilla Requerir que esta columna contenga información. Haga clic en Guardar. - Agregue una columna para el número de serie
Haga clic en + Agregar columna nuevamente. Elija Una línea de texto. Escriba Número de serie. No la requiera porque algunos activos pueden no tener número de serie. Haga clic en Guardar. - Agregue una columna para el estado del activo
Haga clic en + Agregar columna. Elija Opción. Escriba Estado como nombre de la columna. En el cuadro Opciones, escriba cada opción en una nueva línea: En uso, Disponible, En reparación, Retirado. Seleccione Menú desplegable como formato de visualización. Establezca el valor predeterminado en Disponible. Haga clic en Guardar. - Agregue una columna para el usuario asignado
Haga clic en + Agregar columna. Elija Persona o grupo. Escriba Asignado a como nombre de la columna. Seleccione Solo personas y Permitir selecciones múltiples si un activo puede compartirse. Haga clic en Guardar. - Agregue una columna para la fecha de compra
Haga clic en + Agregar columna. Elija Fecha y hora. Escriba Fecha de compra. Seleccione Solo fecha. Haga clic en Guardar. - Agregue una columna para el departamento
Haga clic en + Agregar columna. Elija Opción. Escriba Departamento. Agregue opciones como TI, RR. HH., Finanzas, Operaciones. Haga clic en Guardar. - Agregue una columna para notas
Haga clic en + Agregar columna. Elija Varias líneas de texto. Escriba Notas. Seleccione Texto sin formato. Haga clic en Guardar.
Método 2: Usar el enfoque de plantilla Exportar a Excel
- Cree una lista en blanco
Siga los pasos 1 y 2 del Método 1 para crear una lista llamada Seguimiento de activos. - Exporte la lista a Excel
En la barra de herramientas de la lista, haga clic en Exportar y seleccione Exportar a Excel. Cuando se le solicite, haga clic en Abrir para descargar el archivo .iqy. Excel se abre con la estructura de lista vacía. - Agregue encabezados de columna en Excel
En la primera fila de Excel, escriba los nombres de las columnas: Nombre del activo, Número de serie, Estado, Asignado a, Fecha de compra, Departamento, Notas. No deje columnas en blanco. - Ingrese los datos de los activos en Excel
Rellene las filas con la información de sus activos. Para la columna Asignado a, escriba la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de la persona exactamente como aparece en SharePoint. - Importe los datos de Excel de nuevo a SharePoint
En la lista de SharePoint, haga clic en Importar en la barra de herramientas. Busque su archivo de Excel guardado. Asigne las columnas de Excel a las columnas de la lista. Haga clic en Importar. La lista se completa con sus datos.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Las columnas no aparecen después de la importación
Si utiliza el método Exportar a Excel y las columnas no aparecen después de la importación, verifique que los encabezados de columna de Excel coincidan exactamente con los nombres de columna de SharePoint. SharePoint crea una nueva columna si el texto del encabezado no coincide con una columna existente. Elimine las columnas duplicadas desde la configuración de la lista.
La columna Asignado a muestra nombres pero no correos electrónicos
La columna Persona en SharePoint almacena el nombre para mostrar y el correo electrónico. Si solo escribe un nombre en Excel durante la importación, la búsqueda puede fallar. Utilice siempre la dirección de correo electrónico completa del usuario al importar datos.
La columna Estado no se muestra en la vista Edición rápida
La columna de opción se muestra como una lista desplegable en la vista predeterminada. En el modo Edición rápida, la lista desplegable sigue funcionando. Si no puede ver la columna, desplácese horizontalmente en la cuadrícula o haga clic en el botón Mostrar todas las columnas en la parte superior derecha de la cuadrícula de Edición rápida.
La lista alcanza los 5000 elementos y se ralentiza
Las listas de SharePoint tienen un umbral de vista predeterminado de 5000 elementos. Si su lista de seguimiento de activos supera este límite, cree columnas indexadas como Estado o Departamento. Luego cree una vista que filtre por esa columna. Esto mantiene la lista ágil.
El historial de versiones ocupa espacio de almacenamiento
Cada vez que se edita un elemento de la lista, SharePoint guarda una versión. Para el seguimiento de activos, es posible que no necesite más de 50 versiones. Vaya a la configuración de la lista, haga clic en Configuración de versiones y establezca Mantener el siguiente número de versiones principales en 50 o menos.
Lista de SharePoint vs hoja de cálculo de Excel para el seguimiento de activos
| Elemento | Lista de SharePoint | Hoja de cálculo de Excel |
|---|---|---|
| Permisos | Permisos por elemento y por lista | Solo a nivel de archivo o de hoja |
| Historial de versiones | Automático, retención configurable | Manual mediante el control de versiones de archivos (OneDrive) |
| Alertas y notificaciones | Alertas integradas para cambios | Sin alertas nativas |
| Acceso móvil | Aplicación móvil de SharePoint | Aplicación móvil de Excel, sin sincronización en tiempo real |
| Vistas personalizadas | Agrupar, filtrar, ordenar y formato condicional | Solo filtrar y ordenar |
| Validación de datos | Columnas de opción, campos requeridos, columnas de búsqueda | Reglas de validación de datos |
Ahora tiene una lista de SharePoint funcional para realizar el seguimiento de los activos de la empresa. Use la vista predeterminada para ver todos los elementos y luego cree una vista agrupada por Departamento para ver los activos por equipo. Para informes avanzados, conecte la lista a Power BI mediante el conector de SharePoint. Un siguiente paso práctico es agregar un flujo de Power Automate que envíe un correo electrónico cuando el estado de un activo cambie a En reparación.