Cómo crear una biblioteca de documentos con metadatos obligatorios

Cuando crea una biblioteca de documentos en SharePoint, a menudo necesita que los colaboradores completen detalles específicos sobre cada archivo, como el nombre del proyecto, el tipo de documento o el estado de aprobación. Sin metadatos obligatorios, los usuarios pueden cargar archivos sin proporcionar esta información, lo que dificulta la organización y la búsqueda de documentos más adelante. SharePoint le permite agregar columnas a una biblioteca y marcarlas como obligatorias, lo que obliga a los usuarios a introducir esos datos antes de poder guardar un archivo. Este artículo le guía a través de la creación de una nueva biblioteca de documentos, la adición de columnas personalizadas y la configuración de esas columnas para requerir entrada en cada carga.

Qué significan los metadatos obligatorios en una biblioteca de documentos de SharePoint

Los metadatos son datos sobre un archivo, como su autor, fecha de creación o una categoría personalizada como Nombre del proyecto. Cuando marca una columna como obligatoria, SharePoint impide que los usuarios carguen o guarden un archivo a menos que proporcionen un valor para esa columna. Esto se aplica a todos los métodos de agregar archivos: arrastrar y soltar, el botón Cargar y el botón Nuevo para crear documentos a partir de plantillas.

Antes de comenzar, necesita al menos permiso de Edición o Colaboración en el sitio donde estará la biblioteca. Los propietarios del sitio pueden crear bibliotecas y administrar columnas. Si no es propietario del sitio, solicite a su administrador el acceso adecuado.

Requisitos previos

Debe tener un sitio de SharePoint donde pueda agregar una biblioteca. Los pasos de este artículo funcionan para SharePoint Online (parte de Microsoft 365) y SharePoint Server 2019 o posterior. Si usa SharePoint Server 2016 o anterior, la interfaz puede diferir ligeramente, pero el proceso de configuración de columnas es similar.

Pasos para crear la biblioteca de documentos y agregar columnas obligatorias

Este proceso tiene dos partes principales: crear la biblioteca y luego agregar columnas que exijan la entrada obligatoria. Siga estos pasos en orden.

1. Vaya a Contenido del sitio y cree una nueva biblioteca
   Abra su sitio de SharePoint. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Contenido del sitio. En la página Contenido del sitio, haga clic en Nuevo y luego elija Biblioteca de documentos. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para la biblioteca, como “Documentos de proyecto” o “Archivos de equipo”. Haga clic en Crear.
2. Abra Configuración de la biblioteca
   Dentro de la nueva biblioteca, haga clic en el icono de engranaje nuevamente y seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve Configuración de la biblioteca, es posible que deba hacer clic en Configuración de la lista o Configuración de la biblioteca en el menú de configuración. Esta página muestra todas las columnas y configuraciones actuales de la biblioteca.
3. Agregue una columna para metadatos
   En la sección Columnas, haga clic en Agregar una columna. Elija el tipo de columna que necesita. Los tipos comunes para metadatos incluyen Opción para una lista desplegable, Una línea de texto para una entrada corta, o Fecha y hora. Por ejemplo, seleccione Opción para crear una lista de categorías de documentos.
4. Configure el nombre de la columna y las opciones
   En la página de configuración de la columna, escriba un nombre como “Tipo de documento”. En Escriba cada opción en una línea separada, introduzca opciones como Contrato, Informe, Factura y Política. Establezca Mostrar opciones usando en Menú desplegable. En Valor predeterminado, puede dejarlo en blanco o seleccionar una opción.
5. Haga que la columna sea obligatoria
   Desplácese hacia abajo hasta la sección Requerir que esta columna contenga información. Seleccione Sí. Esta configuración obliga a los usuarios a proporcionar un valor para esta columna antes de poder guardar un archivo. Haga clic en Aceptar para guardar la columna.
6. Repita para cada campo de metadatos obligatorio
   Agregue columnas adicionales según sea necesario, como Nombre del proyecto (Una línea de texto) o Estado de aprobación (Opción). Para cada columna, establezca la opción obligatoria en Sí. También puede agregar varias columnas a la vez usando el vínculo Agregar desde columnas de sitio existentes en Configuración de la biblioteca.
7. Pruebe la biblioteca con una carga de archivo
   Vuelva a la biblioteca. Haga clic en Cargar y seleccione un archivo. Después de que se cargue el archivo, aparece un panel que le pide que complete las columnas obligatorias. Si intenta guardar sin introducir datos, SharePoint muestra un error e impide el guardado. Introduzca los valores requeridos y haga clic en Guardar.

Errores comunes y limitaciones al usar metadatos obligatorios

Configurar metadatos obligatorios es sencillo, pero varios problemas pueden causar confusión o frustración. Estos son los problemas más frecuentes y cómo evitarlos.

Los metadatos obligatorios no aparecen al cargar archivos mediante arrastrar y soltar

Cuando arrastra y suelta archivos desde su equipo a la biblioteca, SharePoint no siempre solicita metadatos de inmediato. Los archivos se cargan, pero el panel de metadatos puede no aparecer. Para solucionarlo, después de que los archivos aparezcan en la biblioteca, seleccione todos los archivos recién cargados haciendo clic en la casilla de verificación junto a cada uno. Luego haga clic en el botón Editar en la barra de herramientas. El panel se abre y muestra todas las columnas obligatorias. Complete los valores y haga clic en Guardar. Para evitar esto, use el botón Cargar en lugar de arrastrar y soltar cuando desee que se soliciten los metadatos.

Los usuarios aún pueden guardar archivos sin metadatos usando Edición rápida

El modo Edición rápida en SharePoint permite a los usuarios editar varias filas en una vista de cuadrícula. Si un usuario tiene permiso de Edición, puede pegar nombres de archivo en la cuadrícula y guardar sin completar las columnas obligatorias. SharePoint no exige metadatos obligatorios en el modo Edición rápida. Para evitarlo, deshabilite Edición rápida para la biblioteca. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y establezca Edición rápida en No. Esto elimina el botón Edición rápida de la barra de herramientas de la biblioteca.

Cambiar una columna de opcional a obligatoria no afecta a los archivos existentes

Si agrega una columna obligatoria a una biblioteca que ya contiene archivos, esos archivos existentes permanecen con un valor en blanco para esa columna. SharePoint no rellena retroactivamente los metadatos obligatorios. Para solucionarlo, debe editar manualmente cada archivo existente y proporcionar los metadatos faltantes. Puede hacerlo seleccionando varios archivos y usando el botón Editar en la barra de herramientas, y luego completando los valores de columna para todos los archivos seleccionados a la vez.

Biblioteca de documentos con metadatos obligatorios vs sin metadatos obligatorios

Elemento	Con metadatos obligatorios	Sin metadatos obligatorios
Comportamiento de carga	Solicita valores de columna antes de guardar	Guarda el archivo inmediatamente sin solicitudes
Consistencia de datos	Cada archivo tiene valores para las columnas especificadas	Muchos archivos pueden tener metadatos en blanco
Búsqueda y filtrado	Filtrado y búsqueda confiables por metadatos	Los metadatos incompletos o faltantes reducen la precisión de la búsqueda
Capacitación de usuarios necesaria	Los usuarios deben aprender a completar los campos	No se requiere capacitación adicional
Esfuerzo de administración	Mayor tiempo de configuración inicial	Menor tiempo de configuración pero más limpieza posterior

Ahora puede crear una biblioteca de documentos que exija metadatos obligatorios en cada carga de archivo. Comience creando la biblioteca y agregando columnas para la información que necesita, como nombre del proyecto, tipo de documento o departamento. Establezca cada columna para requerir entrada, luego pruebe la biblioteca para confirmar que aparecen las solicitudes. Para bibliotecas con archivos existentes, recuerde actualizar esos archivos manualmente o usar el botón Editar para completar los metadatos faltantes en masa. Un consejo avanzado útil: use una columna de sitio en lugar de una columna de biblioteca para poder reutilizar los mismos metadatos en varias bibliotecas del mismo sitio.