Es posible que necesite encontrar correos con archivos adjuntos grandes para administrar el tamaño de su buzón o localizar archivos específicos. Las carpetas de búsqueda de Outlook pueden filtrar automáticamente su correo según criterios personalizados. Este artículo explica cómo crear una carpeta de búsqueda que encuentre todos los mensajes con archivos adjuntos de más de 5 megabytes.
Puntos clave: Crear una carpeta de búsqueda para archivos adjuntos grandes
- Carpeta > Nueva carpeta de búsqueda > Crear una carpeta de búsqueda personalizada: Abre el cuadro de diálogo para definir reglas de filtro específicas para su nueva carpeta virtual.
- Criterios > Más opciones > Tamaño (kilobytes): Le permite establecer un filtro de tamaño mínimo para los mensajes, que incluye sus archivos adjuntos.
- Propiedades de la carpeta de búsqueda > Examinar: Le permite seleccionar qué carpetas de correo examinará la carpeta de búsqueda, como todo su buzón o subcarpetas específicas.
Descripción de las carpetas de búsqueda de Outlook
Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que muestra una vista dinámica de los correos que coinciden con reglas específicas. No mueve ni copia mensajes. En su lugar, proporciona una vista filtrada en tiempo real de su buzón. Esta característica está disponible en Outlook para Microsoft 365 y Outlook 2021 conectados a Microsoft Exchange o cuentas POP/IMAP. La búsqueda se ejecuta en los datos locales del buzón, por lo que requiere el modo en caché o sin conexión para que las cuentas de Exchange funcionen de manera confiable con filtros de tamaño personalizados.
Cómo funciona el filtrado por tamaño
La condición de tamaño en una carpeta de búsqueda verifica el tamaño total del elemento de correo. Esto incluye el encabezado del mensaje, el cuerpo y todos los archivos adjuntos combinados. Cuando establece un criterio de “tamaño mayor que 5120 kilobytes”, está filtrando correos cuyo tamaño total del elemento supera los 5 MB. Esto encuentra efectivamente mensajes con archivos adjuntos grandes, ya que el texto de un correo normalmente solo ocupa unos pocos kilobytes.
Pasos para crear la carpeta de búsqueda de archivos adjuntos grandes
Siga estos pasos para crear una carpeta de búsqueda que muestre continuamente correos con archivos adjuntos de más de 5 MB.
- Vaya al cuadro de diálogo Nueva carpeta de búsqueda
En la cinta de Outlook, haga clic en la pestaña Carpeta. En el grupo Nuevo, haga clic en Nueva carpeta de búsqueda. - Seleccione la opción de carpeta de búsqueda personalizada
En el cuadro de diálogo Nueva carpeta de búsqueda, desplácese hasta la parte inferior de la lista. Seleccione Crear una carpeta de búsqueda personalizada y luego haga clic en Elegir. - Asigne un nombre a su carpeta de búsqueda
En el cuadro de diálogo Carpeta de búsqueda personalizada, escriba un nombre en el campo Nombre. Use un nombre claro como “Archivos adjuntos de más de 5 MB”. - Haga clic en el botón Criterios
Esto abre el cuadro de diálogo Criterios de la carpeta de búsqueda donde definirá las reglas de filtro. - Vaya a la pestaña Más opciones
En el cuadro de diálogo Criterios de la carpeta de búsqueda, haga clic en la pestaña Más opciones. - Establezca la condición de tamaño
Marque la casilla junto a Tamaño (kilobytes). En el menú desplegable junto a ella, seleccione mayor que. En el campo numérico, escriba 5120. Este valor representa 5 MB en kilobytes. - Agregue la condición de archivo adjunto
Mientras aún está en la pestaña Más opciones, marque la casilla junto a Solo elementos que tienen uno o más archivos adjuntos. Esto garantiza que los resultados sean solo correos con archivos adjuntos. - Seleccione las carpetas a buscar
Haga clic en el botón Examinar. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta(s), marque la casilla de su buzón principal o carpetas específicas que desee incluir. Haga clic en Aceptar para confirmar su selección. - Aplique y cree la carpeta
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Criterios de la carpeta de búsqueda. Haga clic en Aceptar nuevamente en el cuadro de diálogo Carpeta de búsqueda personalizada. La nueva carpeta de búsqueda aparecerá en el Panel de carpetas bajo Carpetas de búsqueda.
Errores comunes y limitaciones
La carpeta de búsqueda no muestra resultados
Si su nueva carpeta está vacía, primero verifique que tiene correos que cumplen con los criterios. El filtro de tamaño se aplica al elemento de correo total. Un correo con un archivo adjunto de 4.9 MB podría estar justo por debajo de 5 MB en total. Intente aumentar ligeramente el valor de tamaño, como a 5200 kilobytes. Además, confirme que seleccionó las carpetas de correo correctas en el paso Examinar. La carpeta de búsqueda solo examina las carpetas que eligió explícitamente.
El rendimiento de la carpeta de búsqueda es lento
Las carpetas de búsqueda que examinan todo su buzón, especialmente con reglas complejas, pueden actualizarse lentamente. Para mejorar el rendimiento, limite el alcance en el paso Examinar a subcarpetas específicas en lugar de todo su buzón. Además, asegúrese de que su archivo de datos de Outlook no sea excesivamente grande y se compacte regularmente.
El filtro de tamaño usa kilobytes, no megabytes
Un error frecuente es ingresar 5 en el campo de tamaño, pensando que son megabytes. El cuadro de diálogo usa kilobytes. Debe convertir megabytes a kilobytes multiplicando por 1024. Para 5 MB, ingrese 5120. Para 10 MB, ingresaría 10240.
Carpeta de búsqueda vs búsqueda manual: diferencias clave
| Elemento | Carpeta de búsqueda | Búsqueda instantánea (Ctrl+E) |
|---|---|---|
| Propósito | Vista persistente y guardada de correos que coinciden con reglas | Consulta temporal y única en la carpeta actual |
| Comportamiento de actualización | Se actualiza automáticamente a medida que llega nuevo correo o cambian los elementos | Resultados estáticos desde el momento en que ejecuta la búsqueda |
| Complejidad de la consulta | Admite múltiples criterios combinados como tamaño y archivos adjuntos | Ideal para búsquedas simples por palabra clave o remitente |
| Acceso | Carpeta permanente en el panel de navegación | Requiere volver a escribir la consulta de búsqueda cada vez |
| Alcance | Se puede configurar para buscar en varias carpetas a la vez | Normalmente busca solo en la carpeta seleccionada de forma predeterminada |
Ahora puede monitorear eficientemente los correos con archivos adjuntos grandes usando una carpeta de búsqueda dedicada. Esto ayuda a administrar su cuota de buzón y encontrar archivos específicos rápidamente. Para otro filtro útil, intente crear una carpeta de búsqueda para todos los mensajes no leídos de un remitente específico. Recuerde que puede modificar los criterios de cualquier carpeta de búsqueda más adelante haciendo clic derecho en ella y seleccionando Personalizar esta carpeta de búsqueda.