Usted ve una advertencia en una biblioteca de documentos de SharePoint que dice que la biblioteca se está acercando al límite de 5000 elementos. La advertencia aparece incluso cuando la biblioteca contiene muchos menos de 5000 elementos. Esto sucede porque SharePoint cuenta los elementos en la vista actual, no el número total de archivos en la biblioteca. Este artículo explica por qué la advertencia de umbral se activa temprano y cómo corregirla ajustando las vistas y la configuración.
Puntos clave: Cómo corregir la advertencia de umbral de 5000 elementos
- Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada > Columnas indexadas: Agregar un índice a una columna utilizada en la vista evita que la advertencia aparezca por debajo de 5000 elementos.
- Crear una vista con columnas indexadas: Una vista que ordene o filtre por una columna indexada evita por completo la advertencia de umbral.
- Cambiar la vista predeterminada: Establecer una vista que use columnas indexadas como predeterminada detiene la advertencia para todos los usuarios.
Por qué la advertencia de umbral de biblioteca aparece por debajo de 5000 elementos
SharePoint tiene un umbral de vista de lista de 5000 elementos por vista. Este límite se aplica al número de elementos que una vista debe procesar, no al número total de elementos en la biblioteca. Cuando una vista consulta un gran conjunto de elementos, SharePoint debe escanear todos los elementos que coinciden con la consulta. Si esa consulta devuelve más de 5000 elementos, aparece la advertencia de umbral.
La advertencia puede aparecer incluso cuando la biblioteca tiene menos de 5000 elementos en total. Esto ocurre cuando la vista actual no utiliza una columna indexada. Sin un índice, SharePoint debe escanear cada elemento de la biblioteca para construir la vista. Si la biblioteca tiene 1000 elementos, pero la vista no tiene columna indexada, la advertencia puede aparecer porque la consulta no está optimizada.
La causa raíz es que la vista predeterminada en muchas bibliotecas no incluye una columna indexada. Las columnas más comunes utilizadas en las vistas son Título, Modificado y Creado. Estas columnas no están indexadas de forma predeterminada. Cuando una vista ordena o filtra por una columna no indexada, SharePoint escanea todos los elementos para satisfacer la consulta. Esto activa la advertencia incluso con recuentos bajos de elementos.
Pasos para corregir la advertencia de umbral de biblioteca
Debe agregar un índice a una columna utilizada en la vista y luego actualizar la vista para usar esa columna. Siga estos pasos en orden.
Verifique la vista actual e identifique las columnas
- Abra la biblioteca de documentos
Vaya al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o en Inicio rápido. - Abra la vista actual
Haga clic en la flecha desplegable junto al nombre de la vista en la parte superior de la biblioteca. La vista predeterminada generalmente se llama Todos los documentos. Anote las columnas utilizadas para ordenar y filtrar. - Verifique el orden de clasificación
En el menú desplegable de la vista, seleccione Modificar vista actual. Mire la sección Ordenar para ver qué columna se utiliza para ordenar. Si no se especifica ninguna columna, la vista ordena por ID o Título de forma predeterminada. - Anote las columnas de filtro
En la sección Filtro, vea si alguna columna se utiliza para filtrar elementos. Si la vista no tiene filtro, la vista devuelve todos los elementos de la biblioteca.
Agregue un índice a una columna
- Vaya a Configuración de la biblioteca
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la página de la biblioteca. Seleccione Configuración de la biblioteca en el menú. - Abra Columnas indexadas
En la sección Columnas, haga clic en Columnas indexadas. Esto muestra una lista de índices existentes. Si no hay índices, la lista está vacía. - Cree un nuevo índice
Haga clic en Crear un nuevo índice. En el menú desplegable Columna principal, seleccione una columna que aparezca en la vista actual. Buenas opciones son Creado, Modificado o cualquier columna de metadatos utilizada para ordenar o filtrar. Haga clic en Crear. - Espere a que se cree el índice
SharePoint crea el índice en segundo plano. Esto puede tomar unos minutos para bibliotecas grandes. No continúe hasta que el índice esté creado.
Actualice la vista para usar la columna indexada
- Vuelva a Configuración de la biblioteca
Haga clic en Configuración de la biblioteca desde el menú de engranaje nuevamente si navegó a otro lugar. - Abra la vista que desea corregir
En la sección Vistas, haga clic en el nombre de la vista que muestra la advertencia. Por ejemplo, haga clic en Todos los documentos. - Cambie el orden de clasificación
En la sección Ordenar, seleccione la columna que indexó como la primera columna de ordenación. Por ejemplo, seleccione Modificado. Establezca el orden a Mostrar elementos en orden ascendente o descendente. - Agregue un filtro si es necesario
En la sección Filtro, agregue un filtro usando la columna indexada. Por ejemplo, establezca Modificado es mayor que [Hoy]-30 para mostrar solo elementos modificados en los últimos 30 días. Esto reduce el tamaño de la consulta. - Guarde la vista
Desplácese hasta la parte inferior y haga clic en Aceptar. La vista ahora usa la columna indexada, y la advertencia de umbral debería desaparecer.
Establezca la vista corregida como predeterminada
- Vaya a Configuración de la biblioteca
Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. - Abra la configuración de la vista
En la sección Vistas, haga clic en el nombre de la vista que acaba de corregir. - Hágala la vista predeterminada
Desplácese hasta la parte superior de la página de configuración de la vista. En la sección Opciones de vista, establezca Establecer esta vista como predeterminada en Sí. Haga clic en Aceptar.
Si la advertencia aún aparece después de la corrección principal
La biblioteca usa una columna no indexada en Agrupar por
Cuando una vista agrupa elementos por una columna que no está indexada, SharePoint aún escanea todos los elementos. Abra la configuración de la vista y verifique la sección Agrupar por. Si la agrupación está habilitada, cambie la columna de agrupación a la columna indexada o elimine la agrupación por completo. Después de guardar, la advertencia debería detenerse.
La biblioteca tiene demasiadas carpetas
Las carpetas cuentan para el umbral de vista. Si la biblioteca tiene una estructura de carpetas profunda, el número total de carpetas más archivos puede exceder 5000 en la vista. Use una estructura de carpetas plana o cree vistas que filtren por una columna de fecha para excluir carpetas antiguas. Mueva archivos antiguos a una biblioteca de archivo para reducir el recuento.
La vista incluye todos los elementos sin filtro
Una vista sin filtro devuelve todos los elementos de la biblioteca. Si la biblioteca tiene más de 5000 elementos, la advertencia aparece independientemente de la indexación. Agregue un filtro a la vista que limite los resultados. Por ejemplo, use un filtro de fecha para mostrar solo elementos del año actual. Esto mantiene la consulta por debajo de 5000 elementos.
Power Automate o código personalizado activa la advertencia
Las automatizaciones que consultan la biblioteca con columnas no indexadas también pueden activar la advertencia. Verifique cualquier flujo de Power Automate o scripts personalizados que accedan a la biblioteca. Actualice las consultas para usar columnas indexadas o agregue filtros. Si el flujo consulta todos los elementos, cámbielo para consultar solo el subconjunto necesario.
Vista con índice vs. vista sin índice: efecto en el umbral
| Elemento | Vista con columna indexada | Vista sin columna indexada |
|---|---|---|
| Rendimiento de la consulta | Rápido, usa índice para localizar elementos | Lento, escanea todos los elementos de la biblioteca |
| Advertencia de umbral en 1000 elementos | No aparece ninguna advertencia | Puede aparecer si no se usa filtro |
| Advertencia de umbral en 5000 elementos | No hay advertencia si la consulta devuelve menos de 5000 | La advertencia aparece cuando la consulta devuelve 5000+ elementos |
| Comportamiento de ordenación | Ordena por columna indexada de manera eficiente | Ordena por cualquier columna pero escanea todos los elementos |
| Soporte de filtros | El filtro en columna indexada es eficiente | El filtro en columna no indexada aún escanea todos los elementos |
Ahora puede corregir la advertencia de umbral de biblioteca agregando un índice a una columna y actualizando la vista. A continuación, revise todas las vistas de la biblioteca y aplique la misma corrección a cada una. Para una administración avanzada, use el centro de administración de SharePoint para establecer límites de umbral de vista de lista a nivel de inquilino.