Desea insertar una entrada específica de elemento rápido, como un bloque de firma, un descargo de responsabilidad o un párrafo modelo, sin tener que navegar cada vez por la pestaña Insertar y la galería de elementos rápidos. Word permite asignar un atajo de teclado personalizado a cualquier comando, pero los elementos rápidos no aparecen directamente en el cuadro de diálogo estándar Personalizar teclado. Este artículo muestra cómo guardar una macro que inserte la entrada de elemento rápido elegida y luego asignar un atajo de teclado a esa macro.
Puntos clave: Asignar un atajo de teclado a un elemento rápido específico
- Alt+F8 (cuadro de diálogo Macros): Ejecutar una macro grabada que inserte la entrada de elemento rápido deseada.
- Vista > Macros > Grabar macro: Capturar los pasos exactos para insertar una entrada de elemento rápido desde la galería.
- Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Atajos de teclado: Personalizar: Asignar cualquier combinación de teclas no utilizada a la nueva macro.
Por qué una entrada de elemento rápido no aparece en el cuadro de diálogo Personalizar teclado
Word almacena las entradas de elementos rápidos en el Organizador de bloques de creación. El cuadro de diálogo integrado de personalización de teclado enumera comandos, no entradas individuales de bloques de creación. No puede seleccionar un elemento rápido específico en las listas “Categorías” o “Comandos” de la ventana Personalizar teclado. Para solucionar esta limitación, grabe una macro que inserte la entrada de elemento rápido y luego asigne una tecla de atajo a esa macro. Este método funciona para cualquier entrada de elemento rápido almacenada en cualquier plantilla, incluidas Normal.dotm y archivos de plantilla personalizados.
Antes de comenzar, confirme que la entrada de elemento rápido que desea usar existe en su documento o plantilla. Para verificarlo, vaya a Insertar > Elementos rápidos > Organizador de bloques de creación. Si la entrada no aparece en la lista, créela primero seleccionando el contenido y luego Insertar > Elementos rápidos > Guardar selección en galería de elementos rápidos. Asígnele un nombre descriptivo que pueda reconocer durante la grabación de la macro.
Pasos para grabar una macro que inserte una entrada específica de elemento rápido
- Abra el documento donde usará el elemento rápido
Abra el documento o la plantilla que contiene la entrada de elemento rápido que desea insertar. Si la entrada está almacenada en Normal.dotm, cualquier documento basado en la plantilla Normal funcionará. - Inicie la grabación de una macro
Vaya a Vista > Macros > Grabar macro. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba un nombre para la macro, por ejemplo “InsertDisclaimer”. En la lista desplegable “Guardar macro en”, seleccione “Todos los documentos (Normal.dotm)” si desea que el atajo funcione en todos los documentos. Deje el campo de descripción en blanco o agregue una nota breve. Haga clic en Aceptar. El puntero del mouse ahora muestra un icono de grabación. - Inserte la entrada de elemento rápido
Haga clic donde desea que aparezca la entrada de elemento rápido. Vaya a Insertar > Elementos rápidos. En la galería de elementos rápidos, haga clic en la entrada que desea insertar. No use el teclado para navegar por la galería durante la grabación, ya que las pulsaciones de teclas se graban exactamente y pueden no funcionar en otros documentos. - Detenga la grabación
Vaya a Vista > Macros > Detener grabación. Word guarda la macro. Puede probarla presionando Alt+F8, seleccionando el nombre de la macro y haciendo clic en Ejecutar. La entrada de elemento rápido debería aparecer en la posición del cursor.
Pasos para asignar un atajo de teclado a la macro
- Abra el cuadro de diálogo Personalizar teclado
Vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en el botón “Atajos de teclado: Personalizar” junto a la etiqueta Personalizar. - Seleccione Macros en la lista Categorías
En el cuadro de diálogo Personalizar teclado, desplácese hacia abajo en la lista Categorías y seleccione “Macros”. La lista Comandos ahora muestra todas las macros disponibles, incluida la que acaba de grabar. - Seleccione su macro
En la lista Comandos, haga clic en el nombre de su macro, por ejemplo “InsertDisclaimer”. - Escriba el atajo de teclado
Haga clic dentro del cuadro de texto “Presione la nueva tecla de atajo”. Presione la combinación de teclas que desea asignar, por ejemplo Alt+Ctrl+Shift+D. Word muestra si la combinación ya está asignada a otro comando. Si lo está, elija una combinación diferente. Haga clic en “Asignar”. El nuevo atajo aparece en la lista “Teclas actuales”. - Guarde y cierre
Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo Personalizar teclado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. Pruebe el atajo presionando la combinación de teclas. La entrada de elemento rápido debería aparecer inmediatamente.
Si la entrada de elemento rápido no se inserta correctamente
Error “La macro no está disponible en este documento”
Este error ocurre cuando la macro está almacenada en una plantilla que no está cargada en el documento actual. Para solucionarlo, almacene la macro en Normal.dotm durante la grabación. Si ya la almacenó en una plantilla diferente, abra el archivo de plantilla, vaya a Vista > Macros > Organizador, copie la macro en Normal.dotm y vuelva a asignar el atajo.
La macro inserta la entrada de elemento rápido incorrecta
Esto sucede cuando hizo clic en la entrada incorrecta durante la grabación o cuando la galería de elementos rápidos muestra entradas diferentes según el contexto del documento. Elimine la macro y vuelva a grabarla, asegurándose de hacer clic en el nombre exacto de la entrada en la galería de elementos rápidos. Si la entrada está almacenada en una plantilla personalizada, cargue esa plantilla en el documento actual antes de grabar.
La tecla de atajo no hace nada al presionarla
Es posible que el atajo esté asignado a un comando diferente en un contexto diferente. Abra Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Atajos de teclado: Personalizar. En la lista “Categorías”, seleccione “Macros”. Confirme que su macro aparece en la lista “Teclas actuales”. Si no es así, vuelva a asignarla. También verifique que la macro no esté deshabilitada en la configuración de Seguridad de macros. Vaya a Vista > Macros > Ver macros. Si su macro aparece en la lista pero está atenuada, vaya a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros y seleccione “Habilitar todas las macros”.
| Elemento | Atajo de teclado integrado | Macro + atajo de teclado |
|---|---|---|
| Esfuerzo de configuración | Ninguno, pero no puede dirigirse a una entrada específica de elemento rápido | Requiere grabar una macro una vez y asignar el atajo |
| Flexibilidad | Solo funciona con comandos disponibles en el cuadro de diálogo Personalizar teclado | Funciona con cualquier entrada de elemento rápido, incluidas las personalizadas |
| Portabilidad | El atajo viaja con la plantilla si se almacena en Normal.dotm | La macro y el atajo viajan con la plantilla si se almacenan en Normal.dotm |
| Riesgo de error | Ninguno | La macro puede fallar si se cambia el nombre o se elimina la entrada de elemento rápido |
Ahora puede insertar cualquier entrada específica de elemento rápido con un solo atajo de teclado en lugar de navegar por la pestaña Insertar y la galería. A continuación, intente grabar macros para otras tareas repetitivas, como insertar una tabla con un diseño fijo o aplicar un estilo de párrafo específico. Para un uso avanzado, edite la macro en el Editor de Visual Basic para agregar lógica, como comprobar si la entrada de elemento rápido existe antes de insertarla.