Cómo configurar el complemento findtime de Outlook para votación anónima

Outlook FindTime es un complemento de Microsoft que ayuda a encontrar horarios de reunión que funcionen para todos los asistentes. De forma predeterminada, los asistentes pueden ver quién más ha votado y cómo votó cada persona. Esto puede generar sesgos o incomodidad al programar reuniones delicadas. Puede configurar FindTime para habilitar la votación anónima de modo que los asistentes solo vean los totales de votos, no las respuestas individuales. Este artículo explica cómo configurar la votación anónima en FindTime, qué requisitos previos se necesitan y cómo evitar errores de configuración comunes.

Descripción general de la votación anónima de FindTime

FindTime es un complemento de encuestas para Outlook que le permite proponer varios horarios de reunión y pedir a los asistentes que voten por sus preferencias. En una encuesta estándar de FindTime, cada asistente puede ver los nombres de los demás participantes y cómo votó cada persona. Esta transparencia puede influir involuntariamente en el comportamiento de voto, especialmente en organizaciones jerárquicas o al tratar temas delicados.

La votación anónima oculta los nombres de los asistentes individuales y las selecciones de voto de todos los participantes. Solo el creador de la encuesta ve quién votó y cómo. Los asistentes solo ven el número total de votos para cada franja horaria. Esta característica está disponible en las encuestas de FindTime creadas en Outlook en la web y en el cliente de escritorio de Outlook cuando el complemento FindTime está instalado.

Antes de poder usar la votación anónima, se deben cumplir los siguientes requisitos previos:

• Debe tener una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. Las cuentas personales de Outlook no admiten FindTime.
• El complemento FindTime debe estar habilitado en su cliente de Outlook. En Outlook en la web, vaya a Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > General > Aplicaciones integradas. En el cliente de escritorio, vaya a Archivo > Opciones > Complementos y asegúrese de que FindTime aparezca en Complementos de aplicación activos.
• Si es administrador de TI, puede habilitar FindTime para su organización en el centro de administración de Microsoft 365 en Configuración de la organización > FindTime.

Pasos para habilitar la votación anónima en una nueva encuesta de FindTime

Siga estos pasos para crear una encuesta de FindTime con la votación anónima habilitada. Estos pasos se aplican a Outlook en la web y al cliente de escritorio de Outlook.

1. Abra FindTime desde un nuevo mensaje de correo electrónico
   En Outlook, haga clic en Nuevo correo electrónico para redactar un mensaje nuevo. En la ventana del mensaje, busque el botón FindTime en la cinta de opciones. En la web, aparece en la barra de herramientas del mensaje. En el cliente de escritorio, está en la pestaña Mensaje, en el grupo FindTime. Haga clic en el botón FindTime para abrir el panel de creación de encuestas.
2. Agregue asistentes y proponga horarios
   En el panel de FindTime, escriba las direcciones de correo electrónico de los asistentes en el campo Agregar asistentes. Agregue al menos dos asistentes. Luego haga clic en Agregar opciones de hora y seleccione dos o más horarios de reunión que desee proponer. Puede elegir horas específicas en la cuadrícula del calendario o escribir manualmente fechas y horas.
3. Abra el menú de opciones de la encuesta
   En el panel de FindTime, busque el vínculo Opciones. Por lo general, está cerca de la parte inferior del panel, encima del botón Insertar encuesta. Haga clic en Opciones para expandir el panel de configuración.
4. Habilite la votación anónima
   En el panel Opciones, busque la casilla de verificación etiquetada Hacer que los votos sean anónimos. Haga clic en la casilla para habilitarla. Aparece una marca de verificación junto a la opción. Cuando está habilitada, la encuesta ocultará los nombres de los asistentes y los votos individuales de todos los participantes excepto el creador de la encuesta.
5. Inserte la encuesta en el correo electrónico
   Haga clic en el botón Insertar encuesta en la parte inferior del panel de FindTime. FindTime agrega la tabla de la encuesta al cuerpo del mensaje de correo electrónico. Complete el asunto del correo electrónico y cualquier texto adicional, luego haga clic en Enviar. Los asistentes reciben el correo electrónico con la encuesta y pueden votar sin ver a otros votantes.

Cómo pueden los administradores de TI exigir la votación anónima en toda la organización

Si es administrador de Microsoft 365, puede configurar los ajustes de FindTime para que todas las encuestas creadas por los usuarios de su organización tengan la votación anónima habilitada de forma predeterminada. Esta configuración anula las preferencias individuales de los usuarios y los usuarios finales no pueden cambiarla.

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador. Navegue a Configuración de la organización (en Configuración, en la navegación izquierda).
2. Seleccione FindTime en la lista de servicios
   Desplácese hacia abajo en la lista de servicios y haga clic en FindTime. Si no ve FindTime en la lista, asegúrese de que el complemento FindTime esté habilitado para su organización. Es posible que deba implementarlo mediante Aplicaciones integradas.
3. Habilite la votación anónima de forma predeterminada
   En el panel de configuración de FindTime, busque la opción Hacer que los votos sean anónimos de forma predeterminada. Cambie el interruptor a Activado. Haga clic en Guardar para aplicar el cambio. Todas las nuevas encuestas de FindTime creadas por los usuarios de su organización tendrán ahora la votación anónima habilitada automáticamente.

Problemas comunes al usar la votación anónima

La opción de votación anónima está atenuada o falta

La casilla Hacer que los votos sean anónimos no está disponible si no ha agregado al menos dos asistentes a la encuesta. Agregue un mínimo de dos asistentes antes de abrir el panel Opciones. Si la opción sigue atenuada después de agregar asistentes, asegúrese de que el complemento FindTime esté actualizado a la última versión. En Outlook en la web, actualice el navegador. En el cliente de escritorio, reinicie Outlook.

Los asistentes aún pueden ver quién votó

Si la votación anónima está habilitada correctamente, los asistentes solo ven el recuento total de votos para cada franja horaria. Si los asistentes informan que ven nombres, verifique que la encuesta se haya creado después de habilitar la casilla. Las encuestas creadas antes de habilitar la votación anónima conservan la configuración de visibilidad original. Debe crear una nueva encuesta con la casilla seleccionada. También verifique que la encuesta se haya enviado desde un cliente de Outlook compatible. Es posible que las encuestas de FindTime enviadas desde clientes de correo electrónico de terceros no respeten la configuración de anonimato.

La votación anónima no se aplica a las encuestas existentes

La votación anónima es una configuración por encuesta. No se puede aplicar de forma retroactiva a una encuesta que ya se envió. Si necesita votación anónima para una encuesta que ya se envió, debe crear una nueva encuesta con la opción de votación anónima habilitada y reenviarla a los asistentes. Notifique a los asistentes que ignoren la encuesta anterior.

Votación anónima de FindTime vs votación estándar: diferencias clave

Elemento	Votación anónima	Votación estándar
Visibilidad de los asistentes	Los asistentes solo ven los recuentos totales de votos para cada franja horaria	Los asistentes ven los nombres y las selecciones de voto individuales de todos los participantes
Visibilidad del creador de la encuesta	El creador ve todos los nombres y votos de los asistentes	El creador ve todos los nombres y votos de los asistentes
Riesgo de sesgo en la votación	Bajo — los votos no se ven influidos por la presencia de otros	Alto — los asistentes pueden verse influidos al ver cómo votaron los demás
Mejor caso de uso	Temas delicados, reuniones de directivos, encuestas de comentarios	Programación general de equipos donde la transparencia es aceptable
Configuración	Habilitada por encuesta o exigida por el administrador de TI	Comportamiento predeterminado — no se necesita configuración

Ahora puede crear encuestas de FindTime con votación anónima para reducir el sesgo en la programación de reuniones. Si administra una organización, exija la configuración globalmente a través del centro de administración de Microsoft 365. Para las encuestas que requieren la máxima confidencialidad, combine la votación anónima con la opción Ocultar lista de asistentes en las respuestas de reunión de Outlook. Recuerde que la votación anónima solo oculta los votos a los asistentes: el creador de la encuesta siempre conserva la visibilidad completa de quién votó y cómo.