Si administra varios calendarios de compañeros de trabajo en Outlook, cambiar entre ellos uno a la vez le hace perder tiempo y aumenta la posibilidad de pasar por alto una cita superpuesta. Los Grupos de calendario de Outlook le permiten combinar varios calendarios de compañeros de trabajo en una sola vista para que pueda ver la disponibilidad de todos en paralelo. Esta característica funciona en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook en la web. Este artículo explica cómo crear un grupo de calendario, agregar calendarios de compañeros de trabajo y administrar el grupo después de la configuración.
Puntos clave: Crear y administrar grupos de calendario de Outlook
- Icono de Calendario > Grupos de calendario > Crear nuevo grupo de calendario: Combina varios calendarios de compañeros de trabajo en un solo grupo contraíble en el panel de carpetas.
- Panel de carpetas > Calendarios compartidos > clic derecho > Agregar calendario > Desde la libreta de direcciones: Agrega el calendario de un compañero de trabajo a un grupo existente seleccionando su nombre de la lista global de direcciones.
- Clic derecho en el nombre del grupo > Cambiar nombre del grupo o Eliminar grupo: Cambia el nombre para mostrar del grupo o elimina todo el grupo sin eliminar los calendarios individuales.
Qué hacen los grupos de calendario de Outlook y qué necesita antes de comenzar
Un grupo de calendario es una carpeta con nombre en el panel de navegación del Calendario que contiene varios calendarios de compañeros de trabajo. Cuando expande el grupo, todos los calendarios miembros aparecen debajo de él, cada uno con su propia casilla de verificación para alternar la visibilidad. Esta configuración le permite comparar horarios sin cambiar entre pestañas de calendario separadas.
La característica está disponible en Outlook para Windows (Microsoft 365, 2021, 2019) y Outlook en la web (OWA). Antes de crear un grupo, verifique estos tres requisitos previos:
Requisito previo 1: Los calendarios de los compañeros de trabajo deben estar compartidos
Solo puede agregar el calendario de un compañero de trabajo a un grupo si ese compañero le ha otorgado al menos permisos de Revisor (solo lectura). Si no puede ver el calendario de un compañero de trabajo cuando lo abre individualmente, pídale que lo comparta con usted primero.
Requisito previo 2: Necesita el buzón de Exchange o la dirección de correo electrónico del compañero de trabajo
El cuadro de diálogo Agregar calendario busca en la lista global de direcciones (GAL) o en sus contactos de Outlook. Si el buzón del compañero de trabajo está en el entorno de Exchange de su organización, su nombre aparece automáticamente. Para usuarios externos, necesita su dirección de correo electrónico completa y su calendario debe estar publicado o compartido mediante un vínculo de calendario de Internet.
Requisito previo 3: Outlook debe estar en vista de Calendario
Los comandos de Grupos de calendario solo son visibles cuando está en la vista de Calendario. Presione Ctrl+2 para cambiar a la vista de Calendario desde cualquier otro módulo de Outlook.
Pasos para crear un grupo de calendario y agregar calendarios de compañeros de trabajo
Siga estos pasos para crear un nuevo grupo y agregar uno o más calendarios de compañeros de trabajo. Los pasos son los mismos para Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 y Outlook 2019 en Windows.
- Cambiar a la vista de Calendario
Haga clic en el icono de Calendario en el panel de navegación en la esquina inferior izquierda de la ventana de Outlook. Como alternativa, presione Ctrl+2. - Abrir el menú Grupos de calendario
En la pestaña Inicio de la cinta de opciones, busque la sección Administrar calendarios. Haga clic en el botón Grupos de calendario y luego seleccione Crear nuevo grupo de calendario en el menú desplegable. - Asignar un nombre al grupo
En el cuadro de diálogo Crear nueva carpeta, escriba un nombre descriptivo para el grupo, como “Equipo de marketing” o “Proyecto Alfa”. Haga clic en Aceptar. El nuevo grupo aparece en el panel de navegación del Calendario en la sección Mis calendarios. - Agregar el calendario de un compañero de trabajo al grupo
Haga clic derecho en el nombre del grupo que acaba de crear. En el menú contextual, seleccione Agregar calendario y luego elija Desde la libreta de direcciones. Se abre el cuadro de diálogo Agregar calendario. - Seleccionar el compañero de trabajo de la lista de direcciones
En el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, escriba el nombre del compañero de trabajo en el cuadro Buscar o desplácese por la lista global de direcciones. Seleccione el nombre y haga clic en Aceptar. El calendario del compañero de trabajo aparece como un subelemento debajo del grupo. - Repetir para cada compañero de trabajo adicional
Haga clic derecho en el grupo nuevamente, elija Agregar calendario > Desde la libreta de direcciones y seleccione la siguiente persona. Cada nuevo calendario se agrega al mismo grupo. - Alternar la visibilidad del calendario
Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre de cada calendario para mostrar u ocultar sus eventos en la cuadrícula principal del calendario. Los calendarios marcados muestran sus citas en diferentes colores.
Agregar un calendario de compañero de trabajo desde un vínculo de calendario de Internet
Si el compañero de trabajo está fuera de su organización y utiliza un calendario de Internet publicado (ICS o iCal), haga clic derecho en el grupo, seleccione Agregar calendario y luego elija Desde Internet. Pegue la URL proporcionada por el compañero de trabajo y haga clic en Aceptar. Outlook sincroniza los eventos de esa URL en el grupo.
Errores comunes y limitaciones al usar grupos de calendario
La opción “Crear nuevo grupo de calendario” está atenuada
Esto sucede cuando no está en la vista de Calendario. Presione Ctrl+2 para cambiar a la vista de Calendario y luego revise la pestaña Inicio nuevamente. Si la opción sigue atenuada, es posible que su perfil de Outlook esté en modo En línea, que no admite grupos de calendario. Cambie al modo Caché de Exchange: vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, seleccione su cuenta de Exchange, haga clic en Cambiar y luego marque “Usar modo Caché de Exchange”. Reinicie Outlook.
No se puede quitar un solo calendario de un grupo sin eliminar el grupo
Para quitar un calendario de un grupo sin eliminar todo el grupo, haga clic derecho en el nombre de ese calendario debajo del grupo en el panel de navegación. Seleccione Quitar calendario del grupo. El calendario se elimina pero permanece disponible en su lista de calendarios compartidos si lo agregó previamente.
Los calendarios del grupo no muestran detalles de disponibilidad
Si el calendario de un compañero de trabajo solo muestra el estado “Ocupado” o “Fuera de la oficina” sin detalles de la cita, el compañero de trabajo le ha otorgado solo permisos de disponibilidad. Pídale que comparta su calendario con permisos de Revisor o Editor para que pueda ver los títulos y detalles de los eventos.
El grupo desaparece después de reiniciar Outlook
Esto suele ocurrir cuando agregó calendarios mediante el cuadro de diálogo Abrir calendario compartido en lugar de la característica Grupos de calendario. Para verificarlo, compruebe que el nombre del grupo aparezca en Mis calendarios en el panel de navegación. Si no aparece, vuelva a crear el grupo con los pasos anteriores. Los grupos creados con Grupos de calendario persisten entre sesiones de Outlook.
Grupos de calendario vs otros métodos para compartir calendarios
| Elemento | Grupo de calendario | Calendario compartido individual |
|---|---|---|
| Descripción | Una carpeta con nombre que contiene varios calendarios de compañeros de trabajo que aparecen como subelementos | Un solo calendario de compañero de trabajo abierto por separado desde el cuadro de diálogo Abrir calendario compartido |
| Configuración | Cree un grupo una vez y luego agregue calendarios uno por uno | Abra cada calendario individualmente cada vez que lo necesite |
| Control de visibilidad | Active o desactive cada calendario con casillas de verificación dentro del grupo | Cada calendario debe activarse o desactivarse por separado en el panel de navegación |
| Persistencia | El grupo persiste entre sesiones de Outlook | El calendario permanece en Calendarios compartidos hasta que se elimine manualmente |
| Ideal para | Equipos con 3 o más compañeros de trabajo cuyos horarios consulta a diario | Revisión ocasional del calendario de una persona específica |
Ahora puede crear un grupo de calendario en Outlook, agregar varios calendarios de compañeros de trabajo y alternar su visibilidad con un solo clic. Intente nombrar su grupo con el nombre de un proyecto o departamento para mantener organizados los calendarios relacionados. Para programaciones avanzadas, use la vista Programación del grupo en la pestaña Inicio para superponer los horarios de disponibilidad de todos los miembros del grupo en una sola cuadrícula.