Es posible que tenga varios Archivos de datos de Outlook (PST) de cuentas antiguas o archivos que desee combinar. Gestionar archivos separados para datos similares es ineficiente y dificulta la búsqueda. Este artículo explica cómo combinar dos archivos PST en un solo archivo organizado utilizando las herramientas de importación y exportación integradas de Outlook.
Puntos clave: Combinar archivos PST
- Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar: Este asistente es la herramienta principal para mover datos entre archivos PST sin duplicación.
- Arrastrar y soltar entre carpetas: Puede copiar manualmente elementos de un archivo PST abierto a otro dentro del panel de navegación de Outlook.
- Cree primero un nuevo archivo PST de archivo: Configurar un archivo PST nuevo y vacío como destino ayuda a mantener los datos combinados organizados desde el principio.
Entender los archivos PST y el proceso de combinación
Un archivo PST es un archivo de datos local que Outlook utiliza para almacenar correos electrónicos, elementos de calendario, contactos y tareas. Es posible que tenga uno para una cuenta de correo antigua y otro para elementos archivados. Combinarlos implica copiar el contenido de uno o más archivos PST de origen en un único archivo PST de destino. El proceso no elimina los archivos de origen originales, lo que mantiene sus datos seguros. Para realizar la combinación, debe tener ambos archivos PST agregados a su perfil de Outlook y visibles en el panel de navegación de carpetas.
Pasos para combinar archivos PST usando Importar/Exportar
El método más confiable utiliza el asistente Importar/Exportar. Esto garantiza que todos los tipos de elementos y sus propiedades se transfieran correctamente.
- Abrir el asistente Importar/Exportar
En Outlook, vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar. Esto inicia el asistente. - Seleccionar la acción de exportación
Elija “Exportar a un archivo” de la lista y haga clic en Siguiente. Luego seleccione “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y haga clic en Siguiente nuevamente. - Elegir la carpeta de origen
Seleccione la carpeta de nivel superior del archivo PST desde el que desea combinar. Para incluir todas las subcarpetas, marque la casilla “Incluir subcarpetas”. Haga clic en Siguiente. - Buscar el PST de destino
Haga clic en Examinar y navegue hasta el archivo PST en el que desea combinar. Este es su archivo de destino. Si necesita un archivo nuevo, puede crearlo aquí escribiendo un nombre nuevo. - Configurar el manejo de duplicados
Elija cómo manejar los elementos duplicados. La opción “No exportar elementos duplicados” suele ser la mejor para una combinación limpia. Haga clic en Finalizar. - Opcional: Agregar una contraseña
Puede establecer una contraseña para el archivo PST de destino en el cuadro de diálogo que aparece. Este paso es opcional. Haga clic en Aceptar para iniciar la exportación y la combinación.
Pasos para combinar archivos PST usando arrastrar y soltar
Para combinaciones más pequeñas o copias selectivas, puede usar arrastrar y soltar dentro de la interfaz de Outlook.
- Agregar ambos archivos PST a Outlook
Asegúrese de que tanto el archivo PST de origen como el de destino estén agregados a su perfil. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Cambie a la pestaña Archivos de datos y haga clic en Agregar para abrir un PST si aún no está en la lista. - Organizar el panel de navegación
En el panel de navegación de carpetas, expanda las carpetas de ambos archivos PST para que pueda ver las carpetas de origen y destino. - Seleccionar y arrastrar elementos
Seleccione las carpetas o elementos que desea combinar desde el PST de origen. Arrástrelos y suéltelos en la carpeta de destino del archivo PST de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra para copiar elementos en lugar de moverlos.
Errores comunes y limitaciones
Outlook dice que el archivo PST no es accesible
Este error a menudo significa que el archivo PST ya está abierto en otro programa o se encuentra en una unidad de red con problemas de permisos. Cierre cualquier otra aplicación de correo. Mueva el archivo PST a su unidad local, como la carpeta Documentos, e intente agregarlo a Outlook nuevamente.
Aparecen elementos duplicados después de la combinación
Si ejecuta el proceso de importación/exportación varias veces sin seleccionar “No exportar elementos duplicados”, creará copias. Use las Herramientas de limpieza en Outlook para encontrar y eliminar duplicados después de la combinación. Vaya a la pestaña Carpeta y seleccione Limpiar carpeta.
El archivo PST combinado se vuelve demasiado grande
Los archivos PST más antiguos tienen un límite de tamaño de 20 GB para Outlook 2010 y versiones posteriores, y de 2 GB para formatos anteriores. Una combinación puede llevar un archivo cerca de este límite. Para evitar la corrupción, considere crear varios archivos PST de archivo por fecha o proyecto en lugar de un solo archivo masivo. También puede usar la función Archivar (Archivo > Información > Herramientas de limpieza > Archivar) para mover automáticamente elementos más antiguos a un nuevo archivo.
Combinación manual vs. asistente Importar/Exportar
| Elemento | Combinación manual con arrastrar y soltar | Asistente Importar/Exportar |
|---|---|---|
| Ideal para | Copia selectiva de unas pocas carpetas | Combinar archivos PST completos con todos los datos |
| Manejo de duplicados | Sin detección automática | Sí, con una opción dedicada |
| Riesgo de error | Mayor si se arrastran muchos elementos | Menor, el proceso es automatizado |
| Tipos de elementos transferidos | Todos, pero los permisos de carpeta pueden no copiarse | Todos los tipos de elementos y la mayoría de las propiedades |
| Velocidad | Rápida para lotes pequeños | Más lenta pero más confiable para trabajos grandes |
Ahora puede consolidar varios archivos en un solo archivo PST organizado. Para la gestión continua, configure AutoArchivar para mover automáticamente elementos antiguos a su archivo combinado. Use la función Carpetas de búsqueda para encontrar rápidamente contenido en su archivo grande sin navegación manual.