Los grupos de Outlook y los hilos vinculados a Yammer almacenan las conversaciones en ubicaciones separadas de su buzón principal. Cuando busca un mensaje dentro de una conversación de grupo o un hilo de Yammer, Outlook puede no devolver resultados si el ámbito de búsqueda está configurado solo en su buzón principal. Este artículo explica cómo configurar Outlook para buscar en todos los grupos y conversaciones vinculadas a Yammer, y cómo usar la sintaxis de búsqueda correcta para localizar publicaciones específicas.
Outlook usa el índice de contenido de Grupos para almacenar las conversaciones de los Grupos de Microsoft 365 y las comunidades de Yammer. El índice de búsqueda no incluye estos elementos de forma predeterminada a menos que agregue la carpeta Grupos a su ámbito de búsqueda. Esta guía cubre los pasos para ampliar la búsqueda e incluir todas las conversaciones de grupos y los hilos vinculados a Yammer, y cómo refinar los resultados usando palabras clave y filtros.
Aprenderá a cambiar el ámbito de búsqueda en Outlook, usar la cinta Herramientas de búsqueda para dirigirse a grupos y solucionar casos en los que los hilos de Yammer permanecen ocultos en los resultados de búsqueda.
Puntos clave: buscar en todas las conversaciones de grupos de Outlook y Yammer
- Cuadro de búsqueda > lista desplegable Ámbito > Todos los grupos: Cambia el ámbito de búsqueda de su buzón a todos los Grupos de Microsoft 365 a los que pertenece.
- Herramientas de búsqueda > Buscar > Refinar > Grupo: Filtra los resultados para mostrar solo las conversaciones de un grupo específico.
- Ctrl+E y luego escriba el nombre del grupo: Atajo de teclado rápido para enfocar el cuadro de búsqueda e iniciar una búsqueda específica de un grupo.
Por qué las conversaciones de grupos y los hilos de Yammer son difíciles de encontrar
Outlook almacena las conversaciones de grupos en una jerarquía de carpetas separada bajo el nodo Grupos en el panel de carpetas. Cada Grupo de Microsoft 365 aparece como una carpeta de nivel superior con subcarpetas para Conversaciones, Archivos y Calendario. Los hilos vinculados a Yammer aparecen dentro de la carpeta Conversaciones del Grupo de Microsoft 365 asociado.
El índice de búsqueda de Outlook trata las carpetas de grupos como almacenes de contenido separados de su buzón principal. Cuando escribe un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda principal, Outlook busca de forma predeterminada solo en su carpeta actual o en su buzón. No busca automáticamente en todas las carpetas de grupos. Este comportamiento hace que las conversaciones de grupos y los hilos de Yammer sean invisibles en los resultados de búsqueda a menos que cambie el ámbito de búsqueda.
Otro factor es que las conversaciones de Yammer vinculadas a un grupo no se almacenan en Exchange Online. Se almacenan en el servicio en la nube de Yammer y solo aparece un vínculo o una publicación de resumen en la carpeta Conversaciones del grupo. Outlook indexa la publicación de resumen pero no el contenido completo del hilo de Yammer. Esta limitación significa que puede buscar el asunto o el remitente de una publicación vinculada a Yammer, pero no puede buscar palabras dentro del cuerpo del hilo de Yammer.
Cómo indexa Outlook las conversaciones de grupos
Outlook usa el índice de Búsqueda de Windows para crear un catálogo de todos los elementos de su buzón y carpetas de grupos. Cuando agrega un nuevo grupo, Outlook se suscribe automáticamente al grupo y descarga su historial de conversaciones. El indexador luego examina la carpeta Conversaciones del grupo y agrega cada mensaje al catálogo. Este proceso puede tardar varios minutos en grupos grandes. Las publicaciones vinculadas a Yammer se indexan solo si se sincronizan como mensajes de correo electrónico en la carpeta del grupo. Los hilos de Yammer puros que no se sincronizan como correo electrónico no se indexan en absoluto.
Pasos para buscar en todas las conversaciones de grupos de Outlook
- Abra la carpeta del grupo
En el panel de carpetas del lado izquierdo de Outlook, expanda la sección Grupos. Haga clic en el nombre del grupo cuyas conversaciones desea buscar. La carpeta Conversaciones se abre automáticamente. - Enfoque el cuadro de búsqueda
Presione Ctrl+E en su teclado. Esto mueve el cursor al cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista de mensajes y borra cualquier término de búsqueda anterior. - Seleccione el ámbito Todos los grupos
Haga clic en la flecha desplegable dentro del cuadro de búsqueda. Aparece un menú con opciones: Carpeta actual, Buzón actual, Todos los buzones y Todos los grupos. Seleccione Todos los grupos. Outlook ahora busca en todas las carpetas de grupos a las que se ha suscrito. - Escriba su término de búsqueda
Ingrese una palabra clave, nombre del remitente o asunto. Outlook muestra los elementos coincidentes de todas las conversaciones de grupos. Los resultados incluyen tanto correo electrónico normal de grupos como publicaciones vinculadas a Yammer que se han sincronizado como correo electrónico. - Refine los resultados con Herramientas de búsqueda
Haga clic en la pestaña Buscar en la cinta. En el grupo Refinar, haga clic en Grupo y seleccione un nombre de grupo específico de la lista. Esto reduce los resultados a las conversaciones de un solo grupo.
Buscar específicamente hilos vinculados a Yammer
- Abra la carpeta del grupo vinculado a Yammer
En el panel de carpetas, localice el Grupo de Microsoft 365 que está conectado a su comunidad de Yammer. El nombre del grupo generalmente coincide con el nombre de la comunidad de Yammer. - Busque por asunto o remitente
Escriba el asunto del hilo de Yammer o el nombre de la persona que lo publicó. Debido a que Outlook solo indexa la publicación de resumen, no puede buscar el texto del cuerpo del hilo de Yammer en sí. - Use el filtro De de Herramientas de búsqueda
Haga clic en la pestaña Buscar y luego haga clic en De. Ingrese el nombre completo o la dirección de correo electrónico del autor de la publicación de Yammer. Esto devuelve todas las publicaciones de grupo de esa persona, incluidos los hilos vinculados a Yammer.
Si Outlook sigue teniendo problemas después de la solución principal
La búsqueda no devuelve resultados para un grupo específico
Es posible que la carpeta del grupo no esté completamente indexada. Abra la carpeta del grupo y espere a que Outlook sincronice su contenido. Para forzar una sincronización, haga clic con el botón derecho en la carpeta del grupo y seleccione Actualizar carpeta. Una vez completada la sincronización, intente la búsqueda nuevamente.
Los hilos de Yammer no aparecen en ninguna búsqueda
Los hilos de Yammer que no se sincronizan como mensajes de correo electrónico no se pueden buscar en Outlook. Abra la aplicación web de Yammer o la aplicación móvil de Yammer para buscar esos hilos. Para que los hilos futuros sean buscables en Outlook, configure la comunidad de Yammer para enviar notificaciones por correo electrónico de las nuevas publicaciones. En Yammer, vaya a la configuración de la comunidad y habilite las notificaciones por correo electrónico para todos los miembros.
El ámbito de búsqueda se restablece a Buzón actual
Outlook no recuerda la configuración del ámbito de búsqueda entre sesiones. Cada vez que realiza una nueva búsqueda, debe seleccionar manualmente Todos los grupos en la lista desplegable de ámbito. No hay ninguna configuración para hacer que Todos los grupos sea el ámbito predeterminado.
Opciones de ámbito de búsqueda en Outlook: comparación
| Elemento | Carpeta actual | Todos los grupos |
|---|---|---|
| Comportamiento predeterminado | Busca solo en la carpeta abierta | Busca en todas las carpetas de grupos suscritas |
| Hilos de Yammer indexados | Solo si la carpeta es una carpeta Conversaciones de grupo | Todas las publicaciones de resumen de Yammer sincronizadas |
| Rendimiento | Rápido, índice pequeño | Más lento, índice más grande |
| Persistente entre búsquedas | Sí, se restablece a Carpeta actual cada vez | No, debe volver a seleccionarlo en cada búsqueda |
Para buscar conversaciones de grupos e hilos vinculados a Yammer en Outlook, use siempre el ámbito Todos los grupos. Para los hilos de Yammer que no se sincronizan como correo electrónico, use la aplicación web de Yammer. Para acelerar las búsquedas futuras, asegúrese de que todos los grupos estén completamente sincronizados antes de buscar.
Después de dominar el ámbito de búsqueda Todos los grupos, intente usar la cinta Herramientas de búsqueda para filtrar por fecha, datos adjuntos o categoría. Estos filtros funcionan dentro de las carpetas de grupos de la misma manera que funcionan en su buzón. Para búsquedas avanzadas, use la sintaxis de consulta group:”Group Name” keyword directamente en el cuadro de búsqueda para omitir por completo la lista desplegable de ámbito.