Necesita compartir su calendario de Outlook con alguien fuera de su organización. Esto es común para colaborar con clientes, socios o contratistas. Outlook le permite otorgar acceso al calendario a direcciones de correo electrónico externas. Este artículo explica los pasos para compartir su calendario y qué permisos configurar.
Puntos clave: compartir su calendario con contactos externos
- Propiedades del calendario > Permisos > Agregar: Ingrese la dirección de correo electrónico completa del usuario externo para enviar una invitación para compartir.
- Nivel de permiso: Puede ver cuándo estoy ocupado: Otorga el acceso más básico, mostrando solo su estado de disponibilidad/ocupación a los usuarios externos.
- Compartir > Calendario > Enviar calendario por correo electrónico: Envía una instantánea de su calendario como archivo adjunto ICS, que no requiere permisos continuos.
Entender cómo compartir el calendario con usuarios externos
Compartir un calendario de Outlook con un usuario externo funciona de manera diferente a compartirlo con un colega. El administrador de Microsoft 365 o Exchange de su organización controla si se permite compartir con usuarios externos. Debe tener los permisos de delegado correctos en su propio calendario para iniciar el uso compartido.
El usuario externo recibe una invitación por correo electrónico. Puede aceptar la invitación para agregar su calendario a su propio Outlook u otra aplicación de calendario. El nivel de detalle que ve depende del nivel de permiso que otorgue. Por seguridad, el permiso predeterminado y a menudo más restrictivo para usuarios externos es “Puede ver cuándo estoy ocupado”.
Requisitos previos para compartir con usuarios externos
Antes de comenzar, confirme que el uso compartido con usuarios externos esté habilitado. Consulte con su departamento de TI si no está seguro. Debe usar la aplicación de escritorio de Outlook para Windows o Outlook en la web. Los pasos difieren ligeramente entre estas plataformas. También necesita la dirección de correo electrónico exacta de la persona que desea invitar.
Pasos para compartir su calendario a través de Outlook para Windows
Use la aplicación de escritorio de Outlook para tener el mayor control sobre los permisos de uso compartido. Este método envía una invitación formal para compartir que el destinatario debe aceptar.
- Abrir las propiedades del calendario
En Outlook, vaya a la vista Calendario. Haga clic con el botón derecho en el nombre de su calendario en el panel de navegación y seleccione “Propiedades”. - Ir a la pestaña Permisos
En la ventana Propiedades, haga clic en la pestaña “Permisos”. Esto muestra una lista de las personas que actualmente tienen acceso. - Agregar el usuario externo
Haga clic en el botón “Agregar…”. En el cuadro de búsqueda de la libreta de direcciones, escriba la dirección de correo electrónico completa del usuario externo. Seleccione su nombre en los resultados de búsqueda y haga clic en “Agregar”. Luego haga clic en “Aceptar”. - Establecer el nivel de permiso
Con el nuevo usuario seleccionado en la lista, use el menú desplegable “Nivel de permiso”. Para usuarios externos, seleccione “Puede ver cuándo estoy ocupado” o un nivel más detallado como “Puede ver títulos y ubicaciones”. Evite otorgar permisos de “Editor” a contactos externos. - Enviar la invitación para compartir
Haga clic en “Aplicar” y luego en “Aceptar”. Outlook generará y enviará automáticamente un correo electrónico de invitación para compartir a la dirección que especificó.
Pasos para compartir su calendario a través de Outlook en la web
Si usa Outlook en un navegador web, la interfaz para compartir es un poco diferente, pero ofrece la misma funcionalidad básica.
- Abrir la configuración de uso compartido del calendario
Vaya a outlook.office.com y abra su Calendario. Pase el cursor sobre el nombre de su calendario en la barra lateral izquierda y haga clic en los tres puntos “…” que aparecen. Seleccione “Compartir y permisos”. - Ingresar la dirección de correo electrónico externa
En el panel de uso compartido que se abre a la derecha, escriba la dirección de correo electrónico del usuario externo en el campo “Compartir con”. - Elegir un nivel de permiso
Haga clic en el menú desplegable junto al campo de dirección. Elija un permiso como “Puede ver cuándo estoy ocupado” o “Puede ver todos los detalles”. - Enviar la invitación
Haga clic en el botón “Compartir”. Outlook en la web enviará la invitación para compartir directamente al destinatario.
Errores comunes y limitaciones
El usuario externo no recibe la invitación
Es posible que el filtro de correo no deseado del destinatario o las reglas de seguridad de salida de su organización bloqueen el correo electrónico de invitación. Pida al destinatario que revise su carpeta de correo no deseado. Si no está allí, comuníquese con el soporte de TI para verificar que el uso compartido con usuarios externos esté configurado correctamente para su inquilino.
El destinatario ve “No hay información para mostrar”
Por lo general, esto significa que no ha aceptado la invitación para compartir. Debe abrir el correo electrónico de invitación y hacer clic en el botón “Aceptar”. Como alternativa, el nivel de permiso podría estar configurado de forma demasiado restrictiva. Intente compartir de nuevo con “Puede ver todos los detalles” para probar.
No puede seleccionar ciertos niveles de permiso
Es posible que su administrador aplique directivas que limiten el uso compartido con usuarios externos a niveles de permiso específicos, como “Puede ver cuándo estoy ocupado”. No puede anular estas directivas organizativas desde su cuenta individual.
Comparación de métodos para compartir
| Elemento | Invitación formal para compartir | Instantánea del calendario por correo electrónico |
|---|---|---|
| Tipo de acceso | Acceso al calendario en vivo y continuo | Instantánea estática en un archivo ICS |
| Actualizaciones para el destinatario | Ve los cambios en tiempo real | Solo ve los datos enviados en ese momento |
| Ideal para | Colaboración a largo plazo | Compartir una programación de reunión única |
| Acción requerida del destinatario | Debe aceptar la invitación | Solo abrir el archivo adjunto |
| Control de permisos | Niveles granulares (Disponibilidad, Detalles, etc.) | Todo o nada: envía todos los detalles en el rango de fechas |
Ahora puede compartir su calendario de Outlook con clientes y socios fuera de su empresa. Use la invitación formal para compartir en proyectos continuos. Para una programación única rápida, use la función Enviar calendario por correo electrónico. Para administrar varios delegados, explore la pestaña Propiedades del calendario > Permisos para revisar y ajustar todos los niveles de acceso.