Cómo agregar un buzón delegado con acceso total en Outlook

Necesita acceder al buzón de otra persona en Outlook porque le otorgó permisos de acceso total. El acceso total le permite leer, crear y eliminar elementos de ese buzón como si fuera el suyo. Este artículo explica cómo agregar un buzón delegado con acceso total mediante dos métodos: Auto Mapping y configuración manual. Aprenderá los pasos exactos tanto para Outlook para Microsoft 365 como para Outlook 2019, 2016 y 2013.

Qué es un buzón delegado con acceso total

Un buzón delegado es el buzón de otro usuario que puede administrar sin necesidad de su contraseña. El permiso de acceso total le otorga la capacidad de leer, crear, modificar y eliminar todos los elementos de ese buzón. Este permiso lo asigna un administrador de Exchange o el propietario del buzón mediante el Centro de administración de Exchange o PowerShell. Esta función la utilizan comúnmente asistentes administrativos, líderes de equipo y personal de TI que necesitan administrar buzones compartidos o de directivos.

Antes de comenzar, confirme que se le haya otorgado el permiso de Acceso total. Su administrador de Exchange debe asignar este permiso a su cuenta de usuario. También necesita Outlook configurado con su propio buzón. Outlook detectará automáticamente el buzón delegado o requerirá agregarlo manualmente según la versión y la configuración de su servidor Exchange.

Explicación de Auto Mapping

Auto Mapping es una función de Exchange que agrega automáticamente buzones a su perfil de Outlook cuando tiene permiso de Acceso total. Funciona con Exchange Online y Exchange Server 2013, 2016 y 2019. Cuando abre Outlook, el buzón delegado aparece en el panel de carpetas debajo de su propio buzón. No se necesitan pasos manuales. Si el buzón no aparece, es posible que Auto Mapping esté deshabilitado o que la versión de su servidor Exchange no lo admita.

Método 1: Agregar un buzón delegado mediante Auto Mapping

Este método funciona si su administrador de Exchange le otorgó Acceso total y Auto Mapping está habilitado. Siga estos pasos para agregar el buzón delegado a Outlook.

1. Cierre Outlook por completo
   Asegúrese de que Outlook no esté en ejecución. Auto Mapping se produce cuando Outlook se inicia y se conecta al servidor Exchange.
2. Abra Outlook
   Inicie Outlook. Espere a que se sincronice por completo con el servidor Exchange. Esto puede tardar hasta 60 segundos.
3. Revise el panel de carpetas
   Mire el panel de navegación izquierdo. El buzón delegado aparece debajo de su propio buzón con el nombre del propietario del buzón. El nombre del buzón suele ser el nombre para mostrar del usuario que le otorgó acceso.
4. Expanda el buzón
   Haga clic en la flecha junto al nombre del buzón para expandir sus carpetas. Ahora puede acceder a Bandeja de entrada, Elementos enviados, Calendario y otras carpetas.

Si el buzón delegado no aparece, continúe con el Método 2.

Método 2: Agregar un buzón delegado manualmente

Use este método cuando Auto Mapping no funcione, esté deshabilitado o esté usando una versión anterior del servidor Exchange, como Exchange 2010. También puede usar este método para agregar un buzón al que ya tiene permiso de acceso pero que no aparece automáticamente.

1. Abra Configuración de la cuenta
   En Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda. Haga clic en Configuración de la cuenta y luego en Configuración de la cuenta nuevamente en el menú desplegable.
2. Seleccione su cuenta de Exchange
   En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, haga clic en la pestaña Correo electrónico. Seleccione su cuenta de Exchange o Microsoft 365 y haga clic en Cambiar.
3. Abra Más configuraciones
   En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, haga clic en Más configuraciones en la esquina inferior derecha.
4. Vaya a la pestaña Avanzado
   En el cuadro de diálogo Microsoft Exchange, haga clic en la pestaña Avanzado.
5. Haga clic en Agregar
   En la sección Abrir estos buzones adicionales, haga clic en Agregar.
6. Escriba el nombre del buzón
   Escriba el nombre del buzón que desea agregar. Este es el nombre para mostrar del usuario cuyo buzón tiene permiso para acceder. Haga clic en Aceptar.
7. Confirme que el buzón aparece
   El nombre del buzón ahora aparece en la lista bajo Abrir estos buzones adicionales. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Microsoft Exchange.
8. Finalice la configuración
   Haga clic en Siguiente en el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, luego haga clic en Finalizar. Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta.
9. Reinicie Outlook
   Cierre y vuelva a abrir Outlook. El buzón delegado ahora aparece en el panel de carpetas.

Problemas después de agregar un buzón delegado

El buzón delegado no aparece después de agregarlo manualmente

Si el buzón aún no aparece después de reiniciar Outlook, verifique que tenga permiso de Acceso total. Comuníquese con su administrador de Exchange para confirmar que el permiso esté asignado a su cuenta de usuario. También verifique que haya escrito correctamente el nombre del buzón. Si el nombre está mal escrito, Outlook no puede encontrar el buzón en el servidor Exchange.

Outlook solicita credenciales al abrir el buzón delegado

Esto ocurre cuando sus credenciales en caché están desactualizadas o el servidor Exchange requiere volver a autenticarse. Cierre Outlook y abra el Administrador de credenciales en Windows. Vaya a Panel de control > Cuentas de usuario > Administrador de credenciales. En Credenciales de Windows, elimine las entradas relacionadas con Outlook o Microsoft Office. Reinicie Outlook e ingrese sus credenciales cuando se le solicite.

Sincronización retrasada del buzón delegado

Un buzón delegado recién agregado puede tardar varios minutos en sincronizarse por primera vez. La velocidad de sincronización depende del tamaño del buzón y de la conexión de red. Espere de 5 a 10 minutos. Si los elementos aún no aparecen, verifique que su Outlook esté configurado en Modo en caché de Exchange. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > seleccione su cuenta > Cambiar. Asegúrese de que la casilla Usar Modo en caché de Exchange esté seleccionada. La configuración del control deslizante también puede afectar la velocidad de sincronización.

No se pueden enviar correos electrónicos desde el buzón delegado

El permiso de Acceso total le permite leer y administrar el contenido del buzón, pero no otorga automáticamente el permiso Enviar como. Para enviar correos electrónicos desde el buzón delegado, necesita el permiso Enviar como o Enviar en nombre de. Comuníquese con su administrador de Exchange para asignar el permiso de envío adecuado. Una vez otorgado, puede cambiar el campo De en un nuevo correo electrónico a la dirección del buzón delegado.

Agregar un buzón delegado en Outlook: Auto Mapping vs. método manual

Elemento	Auto Mapping	Método manual
Esfuerzo de configuración	No requiere acción del usuario	Requiere cambios en la configuración de la cuenta
Compatibilidad con versiones de Exchange	Exchange Online, Exchange 2013 o posterior	Todas las versiones de Exchange
Se necesita reiniciar Outlook	Sí, para activar Auto Mapping	Sí, después de agregarlo manualmente
Requisito de permisos	Solo Acceso total	Solo Acceso total
Confiabilidad	Depende de que Auto Mapping esté habilitado	Funciona incluso cuando Auto Mapping está deshabilitado

Ahora puede agregar cualquier buzón delegado con acceso total usando Auto Mapping o la configuración manual. Si el buzón aún no aparece, verifique sus permisos con su administrador de Exchange. Intente usar Outlook Web App para agregar el buzón desde Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > Correo > Sincronizar correo electrónico. Esto a menudo activa Auto Mapping en el cliente de escritorio. Para un control avanzado, pida a su administrador que habilite o deshabilite Auto Mapping usando el cmdlet de PowerShell Set-Mailbox con el parámetro -Automapping.