Necesita mover sus flujos de trabajo automatizados de Outlook a una nueva computadora o perfil. Las Acciones rápidas y las reglas se almacenan localmente dentro de los datos de su perfil de Outlook. Este artículo explica cómo exportar estas personalizaciones desde su perfil anterior e importarlas en uno nuevo.
Aprenderá los archivos específicos que debe localizar y los pasos para transferirlos. El proceso garantiza que su automatización de correo electrónico se mueva con usted.
Puntos clave: Migración de Acciones rápidas y reglas de Outlook
- Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Exportar reglas: Guarda todas las reglas del servidor y solo del cliente en un archivo .rwz para copia de seguridad o transferencia.
- %localappdata%\Microsoft\Outlook: La carpeta que contiene el archivo .xml de Acciones rápidas y el archivo .rwz de reglas que exportó.
- Importar en el nuevo perfil: Use la opción Importar reglas y copie el archivo de Acciones rápidas en la carpeta correspondiente de la nueva máquina.
Comprender los archivos de automatización de Outlook
Outlook almacena las Acciones rápidas y las reglas en ubicaciones separadas, aunque ambas están vinculadas a su perfil de usuario. Las Acciones rápidas se guardan como un archivo XML en su carpeta local AppData. Las reglas tienen dos componentes: algunas se ejecutan en el servidor de correo y otras son solo del cliente.
La función de exportación de reglas crea un único archivo .rwz que contiene todas las definiciones de reglas. Debe realizar esta exportación manualmente. No existe una función de exportación integrada para las Acciones rápidas; debe copiar el archivo físico.
Requisitos previos para una transferencia exitosa
Asegúrese de que Outlook esté cerrado tanto en el equipo de origen como en el de destino antes de copiar archivos. Necesita derechos administrativos para acceder a la carpeta AppData. La versión de Outlook en el nuevo equipo debe ser la misma o más reciente que la anterior para garantizar la compatibilidad.
Pasos para exportar y transferir sus reglas y Acciones rápidas
Siga esta secuencia para mover la configuración de automatización. Complete primero la exportación y la copia de archivos desde su perfil anterior.
- Exporte sus reglas desde el perfil anterior
Abra Outlook con su perfil anterior. Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Opciones. Seleccione Exportar reglas. Guarde el archivo .rwz en una ubicación conocida, como el Escritorio. - Localice su archivo de Acciones rápidas
Cierre Outlook. Presione la tecla Windows + R, escriba %localappdata%\Microsoft\Outlook y presione Entrar. En esta carpeta, busque un archivo llamado QuickSteps.xml. Copie este archivo en su Escritorio junto con el archivo .rwz. - Transfiera los archivos al nuevo equipo
Mueva el archivo QuickSteps.xml guardado y el archivo .rwz exportado al nuevo equipo. Use una unidad USB, un recurso compartido de red o un servicio de almacenamiento en la nube. - Importe las reglas en el nuevo perfil
Abra Outlook con su nuevo perfil. Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Importar reglas. Busque y seleccione el archivo .rwz que transfirió. Haga clic en Abrir para importar. - Instale las Acciones rápidas en el nuevo perfil
Cierre Outlook en el nuevo equipo. Abra el cuadro de diálogo Ejecutar de nuevo (tecla Windows + R) y escriba %localappdata%\Microsoft\Outlook. Pegue o mueva el archivo QuickSteps.xml transferido a esta carpeta, reemplazando el archivo existente si se le solicita. - Verifique la migración
Abra Outlook en el nuevo equipo. Compruebe que sus Acciones rápidas aparezcan en la galería de Acciones rápidas de la cinta de opciones. Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas para confirmar que todas las reglas estén presentes y habilitadas.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Las reglas no se importan o no se ejecutan
Las reglas del servidor requieren que use el mismo tipo de cuenta, como Microsoft Exchange. Si se muda a un tipo de cuenta diferente, solo se transferirán las reglas solo del cliente. Vuelva a crear manualmente las reglas dependientes del servidor en la nueva cuenta.
Faltan Acciones rápidas después de copiar el archivo
Esto suele ocurrir si Outlook estaba en ejecución durante la copia del archivo. Asegúrese siempre de que Outlook esté completamente cerrado. Además, verifique que colocó el archivo QuickSteps.xml en la carpeta correcta de Outlook para el nuevo perfil de usuario.
Mensaje de error durante la importación de reglas
Puede producirse un error de importación si el archivo .rwz es de una versión más reciente de Outlook. Use la misma versión de Outlook o una más reciente en el equipo de destino. Los archivos .rwz dañados también pueden causar esto; intente exportar una copia nueva desde el origen.
Tipos de reglas y su comportamiento de migración
| Elemento | Reglas solo del cliente | Reglas del servidor |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | Archivo .rwz local y Registro de Windows | Servidor de correo y archivo .rwz local |
| Método de exportación/importación | Fidelidad completa mediante archivo .rwz | La definición se transfiere, pero requiere un servidor compatible |
| Dependencia principal | Aplicación Outlook | Tipo de cuenta de correo electrónico y servidor |
| Ejemplo | Mover elemento a una carpeta .pst local | Reenviar mensaje a un contacto |
Después de completar estos pasos, sus flujos de trabajo de correo electrónico automatizados estarán activos en el nuevo perfil de Outlook. Pruebe una Acción rápida y una regla clave para confirmar que funcionan. Para obtener más personalización, explore la creación de reglas que funcionen con remitentes o asuntos específicos. Un consejo avanzado es programar una exportación regular de su archivo .rwz a una carpeta de copia de seguridad en la nube, creando un historial de versiones de sus reglas.