Necesita firmar digitalmente un correo en Outlook con un certificado almacenado en una tarjeta inteligente. Las tarjetas inteligentes emitidas por su organización contienen una clave privada y un certificado personal que demuestra su identidad. Cuando firma un correo con este certificado, los destinatarios pueden verificar que el mensaje provino de usted y que no fue alterado. Este artículo explica cómo configurar Outlook para usar el certificado de la tarjeta inteligente y cómo aplicar una firma digital a un correo nuevo.
Puntos clave: Firmar un correo de Outlook con un certificado de tarjeta inteligente
- Centro de confianza > Seguridad de correo electrónico > Configuración > Elegir: Seleccione el certificado de la tarjeta inteligente para firmar.
- Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Seguridad de correo electrónico: Habilite el certificado de firma predeterminado y establezca el algoritmo de firma.
- Opciones > Firmar en la ventana de nuevo mensaje: Haga clic en el botón Firmar para aplicar la firma digital antes de enviar.
Cómo usa Outlook un certificado de tarjeta inteligente para firmar correos
Una tarjeta inteligente contiene un certificado digital y una clave privada que nunca se expone fuera de la tarjeta. Outlook usa el certificado para crear una firma digital adjunta al correo. La firma incluye el certificado y un hash del contenido del mensaje cifrado con la clave privada. Cuando el destinatario abre el correo firmado, su cliente de correo usa la clave pública del certificado para descifrar el hash y compararlo con un hash recién calculado. Si los hashes coinciden, se verifica que el mensaje es auténtico y no ha cambiado.
Antes de poder firmar un correo, la tarjeta inteligente debe estar insertada en un lector de tarjetas inteligentes conectado a su equipo. También necesita el controlador de middleware correcto instalado, como ActivClient o un controlador específico del proveedor. El certificado debe estar cargado en la tarjeta inteligente por la entidad de certificación de su organización. Outlook no administra los controladores de tarjetas inteligentes; Windows gestiona el reconocimiento de la tarjeta a través del minidriver.
Requisitos previos para la firma con tarjeta inteligente
Necesita los siguientes elementos antes de configurar Outlook:
- Una tarjeta inteligente con un certificado personal emitido por la infraestructura de clave pública de su organización.
- Un lector de tarjetas inteligentes conectado a su equipo, ya sea interno o USB.
- Software de middleware para tarjetas inteligentes instalado, como ActivClient o el controlador del proveedor.
- Windows 10 u 11 con el minidriver de tarjeta inteligente instalado automáticamente o mediante Windows Update.
- Una cuenta de correo de Exchange o IMAP configurada en Outlook con compatibilidad con S/MIME.
Pasos para configurar Outlook para usar el certificado de la tarjeta inteligente al firmar
- Inserte la tarjeta inteligente en el lector
Conecte el lector de tarjetas inteligentes a un puerto USB si es externo. Inserte la tarjeta inteligente en el lector con el chip orientado en la dirección correcta según se indica en el lector. Espere a que Windows reconozca la tarjeta e instale los controladores necesarios. - Abra Outlook y vaya al Centro de confianza
Abra Outlook. Haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Centro de confianza a la izquierda y, a continuación, haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza. - Abra la configuración de Seguridad de correo electrónico
En el cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Seguridad de correo electrónico a la izquierda. En la sección Correo electrónico cifrado, haga clic en el botón Configuración. - Elija el certificado de firma
En el cuadro de diálogo Cambiar configuración de seguridad, haga clic en el botón Elegir en Certificado de firma. El cuadro de diálogo Seleccionar certificado muestra todos los certificados disponibles en su equipo, incluidos los de la tarjeta inteligente. Seleccione el certificado personal de la tarjeta inteligente. El emisor del certificado y la fecha de expiración aparecen en la lista. Haga clic en Aceptar. - Establezca el algoritmo de firma
En el mismo cuadro de diálogo Cambiar configuración de seguridad, confirme que el Algoritmo de firma esté establecido en SHA-256 o SHA-384 según lo recomiende su organización. SHA-1 está en desuso y puede causar problemas de compatibilidad. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar configuración de seguridad. - Habilite la configuración de firma predeterminada
De nuevo en la pestaña Seguridad de correo electrónico, marque la casilla Agregar firma digital a los mensajes salientes. Si desea que todos los mensajes salientes se firmen de forma predeterminada, marque la casilla. Si prefiere firmar solo mensajes específicos, déjela desmarcada. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar Opciones de Outlook.
Cómo firmar un correo nuevo con el certificado de la tarjeta inteligente
- Cree un nuevo mensaje de correo
Haga clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio de Outlook. Se abre la ventana de nuevo mensaje. - Habilite la firma digital
En la ventana de nuevo mensaje, vaya a la pestaña Opciones. En el grupo Permiso, haga clic en el botón Firmar. El botón se resalta para indicar que la firma está habilitada para este mensaje. Si configuró la firma predeterminada en la sección anterior, es posible que el botón Firmar ya esté seleccionado. - Escriba el contenido del correo y envíelo
Redacte su correo como de costumbre. Al hacer clic en Enviar, Outlook le pedirá que inserte la tarjeta inteligente si aún no lo ha hecho. También es posible que se le solicite introducir el PIN de la tarjeta inteligente. Introduzca el PIN y haga clic en Aceptar. Outlook adjunta la firma digital y envía el mensaje.
Problemas comunes al firmar correos con una tarjeta inteligente
Outlook no detecta el certificado de la tarjeta inteligente
Si el certificado no aparece en el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, el middleware o el minidriver de la tarjeta inteligente falta o está desactualizado. Abra el Administrador de dispositivos y expanda la sección Lectores de tarjetas inteligentes. Si el lector no aparece en la lista, reinstale el controlador del fabricante. Verifique también que el certificado esté realmente en la tarjeta inteligente abriendo certmgr.msc y buscando en Personal > Certificados. Los certificados almacenados en la tarjeta inteligente aparecen con un pequeño icono de tarjeta inteligente.
Outlook solicita el PIN de la tarjeta inteligente repetidamente
Este comportamiento ocurre cuando el lector de tarjetas inteligentes no está bien asentado o el middleware está almacenando en caché el PIN incorrecto. Retire la tarjeta inteligente y vuelva a insertarla. Si la solicitud continúa, reinicie el servicio de tarjeta inteligente en Windows: abra Services.msc, busque Tarjeta inteligente, haga clic con el botón derecho y seleccione Reiniciar. Luego vuelva a intentar firmar el correo.
El correo firmado se marca como no confiable por el destinatario
El cliente de correo del destinatario debe confiar en la entidad de certificación raíz que emitió su certificado. Si el destinatario ve una advertencia de que la firma no es válida o no es confiable, debe instalar el certificado de CA raíz de su organización en su almacén de Entidades de certificación raíz de confianza. Esto normalmente se maneja automáticamente en entornos empresariales mediante Directiva de grupo.
Firma digital vs cifrado: diferencias clave
| Elemento | Firma digital | Cifrado |
|---|---|---|
| Propósito | Verifica la identidad del remitente y la integridad del mensaje | Protege el contenido del mensaje contra lectura no autorizada |
| Clave utilizada | Clave privada del remitente (en la tarjeta inteligente) | Clave pública del destinatario |
| Requiere acción del destinatario | El destinatario verifica la firma con la clave pública del remitente | El destinatario descifra con su propia clave privada |
| Ubicación del certificado | El certificado del remitente se adjunta al correo | El certificado del destinatario debe estar disponible para el remitente |
| Configuración de Outlook | Botón Firmar en la pestaña Opciones | Botón Cifrar en la pestaña Opciones |
Después de configurar Outlook para usar el certificado de su tarjeta inteligente, puede firmar digitalmente correos con un solo clic. El destinatario ve un icono de firmado en el encabezado del mensaje y puede verificar los detalles de la firma. Para proteger aún más la información confidencial, puede combinar la firma con el cifrado haciendo clic también en el botón Cifrar en la ventana de nuevo mensaje. Para usuarios avanzados, considere configurar un certificado de firma independiente para cada cuenta de correo en su perfil de Outlook.