Cómo administrar diccionarios personalizados de Word mediante programación con VBA

Desea agregar, quitar o modificar diccionarios personalizados en Word sin abrir el cuadro de diálogo Opciones cada vez. Word almacena los diccionarios personalizados como archivos .dic, y la interfaz integrada solo permite administrarlos de a uno por vez. Este artículo explica cómo usar macros de VBA para automatizar la administración de diccionarios, incluida la incorporación de nuevos diccionarios, su habilitación o deshabilitación y la lista de todos los diccionarios instalados. Obtendrá código VBA listo para ejecutar y explicaciones claras para cada operación.

Cómo funcionan los diccionarios personalizados de Word en VBA

Word almacena las excepciones ortográficas y las palabras agregadas en archivos de texto sin formato con extensión .dic. De forma predeterminada, estos archivos se encuentran en la carpeta del perfil móvil del usuario, normalmente en %AppData%\Microsoft\UProof. El modelo de objetos de VBA expone estos diccionarios a través de la colección CustomDictionaries, que es una propiedad del objeto Languages. Cada diccionario se representa mediante un objeto Dictionary. Puede agregar, quitar, habilitar o deshabilitar diccionarios, y puede cambiar cuál es el diccionario activo para agregar palabras nuevas.

Antes de escribir cualquier macro, debe habilitar el editor de VBA. Presione Alt+F11 para abrir el Editor de Visual Basic. En el menú, vaya a Herramientas > Referencias y asegúrese de que esté marcada la referencia a Microsoft Word 16.0 Object Library. Esta referencia es necesaria para acceder a la colección CustomDictionaries. Todos los ejemplos de código a continuación deben colocarse en un módulo estándar, no en un módulo de documento o plantilla, para evitar confusiones con los controladores de eventos.

Procedimientos VBA paso a paso para la administración de diccionarios

1. Enumerar todos los diccionarios personalizados activos
   Esta macro imprime el nombre y la ruta completa de cada diccionario cargado actualmente en Word. Pegue el código en un módulo estándar y ejecútelo. Los resultados aparecen en la ventana Inmediato (Ctrl+G).

   Sub ListCustomDictionaries()
       Dim dic As Dictionary
       For Each dic In Application.CustomDictionaries
           Debug.Print dic.Name & " -- " & dic.Path
       Next dic
   End Sub

2. Agregar un nuevo diccionario personalizado
   Para registrar un archivo .dic que ya existe en el disco, use el método Add. El archivo debe ser un archivo de texto sin formato con una palabra por línea. Si el archivo no existe, Word lo crea automáticamente cuando se agrega la primera palabra.

   Sub AddCustomDictionary()
       Dim dicPath As String
       dicPath = "C:\MyDictionaries\TechnicalTerms.dic"
       Application.CustomDictionaries.Add FileName:=dicPath
       MsgBox "Dictionary added: " & dicPath
   End Sub

3. Quitar un diccionario personalizado de la lista activa
   Quitar un diccionario no elimina el archivo .dic. Solo quita el diccionario de la colección activa de Word. Use el método Delete en el objeto de diccionario específico.

   Sub RemoveCustomDictionary()
       Dim dic As Dictionary
       Dim dicName As String
       dicName = "TechnicalTerms.dic"
       For Each dic In Application.CustomDictionaries
           If dic.Name = dicName Then
               dic.Delete
               MsgBox "Removed: " & dicName
               Exit For
           End If
       Next dic
   End Sub

4. Establecer el diccionario personalizado activo para agregar palabras
   Cuando hace clic con el botón secundario en una palabra mal escrita y elige Agregar al diccionario, Word la agrega al diccionario especificado por la propiedad ActiveCustomDictionary. Puede cambiar este diccionario de destino mediante programación.

   Sub SetActiveDictionary()
       Dim dic As Dictionary
       Dim targetName As String
       targetName = "TechnicalTerms.dic"
       For Each dic In Application.CustomDictionaries
           If dic.Name = targetName Then
               Set Application.ActiveCustomDictionary = dic
               MsgBox "Active dictionary set to: " & targetName
               Exit For
           End If
       Next dic
   End Sub

5. Habilitar o deshabilitar un diccionario personalizado
   Cada diccionario tiene una propiedad ReadOnly que controla si Word puede agregarle palabras. Establecer ReadOnly = True deshabilita eficazmente la incorporación de palabras nuevas mientras se sigue usando el diccionario para la revisión ortográfica. Para deshabilitar por completo el diccionario para la revisión ortográfica, establezca dic.ReadOnly = True y quítelo temporalmente de la colección activa. Sin embargo, el enfoque más sencillo es establecer la propiedad LanguageSpecific o quitar el diccionario. El código siguiente alterna el estado de solo lectura.

   Sub ToggleDictionaryReadOnly()
       Dim dic As Dictionary
       Dim dicName As String
       dicName = "TechnicalTerms.dic"
       For Each dic In Application.CustomDictionaries
           If dic.Name = dicName Then
               dic.ReadOnly = Not dic.ReadOnly
               MsgBox dicName & " read-only set to: " & dic.ReadOnly
               Exit For
           End If
       Next dic
   End Sub

Errores comunes y comportamiento inesperado

Error en tiempo de ejecución 5174: Archivo no encontrado

Este error se produce cuando el método Add recibe una ruta de archivo que no existe y la carpeta principal tampoco existe. Word no puede crear el archivo .dic si falta la carpeta. Antes de llamar a Add, verifique que la carpeta exista con la función Dir o CreateObject("Scripting.FileSystemObject"). Si falta la carpeta, créela primero con MkDir.

El diccionario no aparece en el cuadro de diálogo Opciones después de agregarlo

Word almacena en caché la lista de diccionarios cuando se inicia la aplicación. Si agrega un diccionario mediante VBA mientras Word está en ejecución, aparece en la colección CustomDictionaries de inmediato, pero es posible que el cuadro de diálogo Opciones (Archivo > Opciones > Revisión > Diccionarios personalizados) no se actualice hasta que reinicie Word. Esta es una limitación conocida de la interfaz de usuario. El diccionario sigue activo para la revisión ortográfica aunque no se muestre en el cuadro de diálogo hasta el reinicio.

No se puede quitar el diccionario personalizado predeterminado

Word incluye un diccionario predeterminado llamado default.dic (o CUSTOM.DIC en versiones anteriores). No puede eliminar este diccionario con el método Delete. Si intenta hacerlo, se genera un error de permisos. Si necesita suprimirlo, establezca su propiedad ReadOnly en True y no lo use como diccionario activo.

Agregar palabras a un diccionario mediante VBA no actualiza la ortografía de inmediato

Cuando agrega una palabra directamente a un archivo .dic (escribiendo en el archivo), Word no vuelve a cargar el diccionario hasta el siguiente ciclo de revisión ortográfica o hasta que se reinicie la aplicación. Para forzar una recarga, puede alternar la propiedad ReadOnly del diccionario o llamar a Application.CheckSpelling en una cadena ficticia. El método más limpio es reiniciar el motor de ortografía estableciendo Application.CheckLanguageSettings en True por un momento breve, pero esto no está documentado oficialmente. En la práctica, la solución más sencilla es volver a abrir el documento.

Métodos de VBA frente al cuadro de diálogo Opciones manual: diferencias clave

Elemento	Automatización con VBA	Manual (cuadro de diálogo Opciones)
Agregar un diccionario	Application.CustomDictionaries.Add admite cualquier ruta de carpeta	Limitado a la carpeta UProof de forma predeterminada; requiere explorar cada vez
Quitar un diccionario	dic.Delete lo quita de la colección sin eliminar el archivo	Seleccione el diccionario y haga clic en Quitar; mismo resultado
Establecer el diccionario activo para agregar palabras	Application.ActiveCustomDictionary = dic cambia el destino al instante	Lista desplegable en el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados
Enumerar todos los diccionarios con rutas completas	Una macro imprime todas las rutas en la ventana Inmediato	No disponible; se deben inspeccionar las propiedades de cada diccionario individualmente
Agregar varios diccionarios de forma masiva	Recorra una lista de rutas de archivo y llame a Add para cada una	No compatible; se debe agregar uno a la vez
Manejo de errores	Requiere On Error Resume Next o On Error GoTo manual	Mensajes de error integrados para archivos o permisos faltantes

Ahora puede automatizar la administración de diccionarios personalizados en Word con VBA. Comience ejecutando la macro de lista para ver qué diccionarios están cargados actualmente. Luego intente agregar un nuevo diccionario desde un recurso compartido de red o una carpeta específica del proyecto. Para escenarios avanzados, combine la administración de diccionarios con controladores de eventos de documentos para cambiar automáticamente de diccionario según el tema del documento. Un consejo avanzado: guarde las rutas de sus diccionarios personalizados en un archivo de texto o en una hoja de Excel y léalas desde VBA para implementar diccionarios en varias estaciones de trabajo sin configuración manual.