Cómo actualizar una tabla de contenido en Word

Agregó una tabla de contenido a su documento de Word, pero los números de página o los encabezados ya no coinciden con el contenido real. Esto sucede porque una tabla de contenido es un código de campo, no una lista estática, por lo que no se actualiza automáticamente cuando edita encabezados o agrega páginas nuevas. Este artículo explica cómo actualizar toda la tabla de contenido o solo los números de página en Word para Windows y Mac, y qué hacer cuando el botón Actualizar tabla está en gris o no aparece.

Qué hace que una tabla de contenido quede desactualizada

Una tabla de contenido en Word no es una instantánea estática. Es un código de campo que lee los estilos de encabezado Título 1, Título 2 y Título 3 y sus números de página. Cuando agrega, elimina o reordena encabezados, o cuando el texto pasa a otra página, el campo de la tabla de contenido ya no refleja el estado actual. Word no actualiza la tabla de contenido automáticamente porque hacerlo ralentizaría la edición en documentos largos. Debe activar la actualización manualmente o configurar Word para que la actualice antes de imprimir.

Cómo funciona el campo de la tabla de contenido

Cuando inserta una tabla de contenido desde la pestaña Referencias, Word inserta un código de campo { TOC }. Este campo busca en el documento el texto con formato de estilos de encabezado integrados y recopila el texto del encabezado y el número de página. El campo almacena el resultado como una lista. Editar el documento no cambia el resultado almacenado hasta que actualice el campo.

Requisitos para una actualización correcta

Antes de actualizar la tabla de contenido, asegúrese de que todos los encabezados del documento usen los estilos de encabezado integrados Título 1, Título 2, Título 3, etc. Los estilos de párrafo personalizados que no están asignados a un nivel de encabezado no aparecerán en la tabla de contenido, incluso después de una actualización. También confirme que los códigos de campo estén habilitados en Word. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas y, en Mostrar contenido del documento, asegúrese de que Sombreado de campos esté establecido en Siempre o Cuando se seleccione. Esta configuración no afecta el proceso de actualización, pero le ayuda a ver qué partes del documento son campos.

Pasos para actualizar la tabla de contenido manualmente

Puede actualizar la tabla de contenido con el mouse o con el teclado. Ambos métodos producen el mismo resultado.

1. Haga clic dentro de la tabla de contenido
   Coloque el cursor en cualquier parte dentro de la tabla de contenido existente. Toda el área de la tabla de contenido se sombrea para indicar que es un campo.
2. Presione F9 en el teclado
   En Windows, presione la tecla F9. En Mac, presione Fn + F9 si las teclas de función están configuradas para controlar funciones del sistema. Se abre el cuadro de diálogo Actualizar tabla de contenido.
3. Elija qué actualizar
   Seleccione Actualizar solo los números de página si solo cambió los saltos de página o agregó texto que desplazó los encabezados a páginas nuevas. Seleccione Actualizar toda la tabla si agregó, eliminó o cambió el nombre de encabezados. Haga clic en Aceptar.

Como alternativa, haga clic derecho en la tabla de contenido y seleccione Actualizar campo en el menú contextual. Aparece el mismo cuadro de diálogo. Este método funciona tanto en Windows como en Mac.

Actualizar todos los campos de la tabla de contenido del documento a la vez

Si su documento contiene varias tablas de contenido, como una tabla de contenido principal y una tabla de ilustraciones independiente, puede actualizarlas todas en una sola acción.

1. Seleccione todo el documento
   Presione Ctrl + A en Windows o Comando + A en Mac.
2. Presione F9
   Word actualiza todos los campos de la selección, incluidos todos los campos de la tabla de contenido, los campos de la tabla de ilustraciones y los campos de referencia cruzada. Cada tabla de contenido muestra su propio cuadro de diálogo Actualizar tabla de contenido. Haga clic en Aceptar en cada uno.

Automatizar las actualizaciones de la tabla de contenido antes de imprimir

Puede configurar Word para que actualice todos los campos, incluida la tabla de contenido, cada vez que imprima o obtenga una vista previa del documento.

1. Abra Opciones de Word
   Haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Mostrar.
2. Habilite la actualización antes de imprimir
   En Opciones de impresión, marque Actualizar campos antes de imprimir. Haga clic en Aceptar.

Con esta configuración habilitada, Word actualiza la tabla de contenido automáticamente cada vez que va a Archivo > Imprimir o presiona Ctrl + P. La tabla de contenido se actualiza silenciosamente en segundo plano. No verá el cuadro de diálogo Actualizar tabla de contenido. Word usa el comportamiento Actualizar toda la tabla de forma predeterminada.

Problemas comunes al actualizar una tabla de contenido

El botón Actualizar tabla está en gris

El botón Actualizar tabla de la pestaña Referencias está en gris cuando el cursor no está dentro de un campo de tabla de contenido. Haga clic en cualquier parte dentro de la tabla de contenido para activar el botón. Si el botón sigue en gris, es posible que la tabla de contenido se haya convertido en texto estático. Para comprobarlo, haga clic derecho dentro de la tabla de contenido. Si ve Actualizar campo en el menú contextual, sigue siendo un campo. Si solo ve Cortar, Copiar y Pegar, alguien escribió la tabla de contenido manualmente o usó Pegado especial para quitar el código de campo. Debe eliminar el texto estático e insertar una nueva tabla de contenido desde la pestaña Referencias.

Los números de página no se actualizan después de F9

Si elige Actualizar solo los números de página pero los números siguen pareciendo incorrectos, el documento puede contener saltos de página manuales o saltos de sección que desplazaron el contenido. Seleccione Actualizar toda la tabla en su lugar. Si aun así no funciona, presione Ctrl + A y luego F9 para forzar una actualización completa de todos los campos. En raras ocasiones, el propio estilo de encabezado puede haberse modificado para suprimir los números de página. Revise el formato del párrafo del encabezado y elimine cualquier configuración de número de página oculta o suprimida en el cuadro de diálogo de párrafo.

Faltan encabezados en la tabla de contenido actualizada

Un encabezado no aparece en la tabla de contenido después de una actualización cuando el texto del encabezado tiene formato de estilo personalizado en lugar de un estilo de encabezado integrado. Seleccione el texto del encabezado que falta, vaya a la pestaña Inicio y aplique el estilo Título 1, Título 2 o Título 3 correcto. Luego actualice toda la tabla de contenido. Si el encabezado usa un estilo integrado pero aun así falta, es posible que el estilo se haya establecido en un nivel de esquema de Texto normal. Haga clic derecho en el encabezado, seleccione Párrafo y, en Nivel de esquema, elija Nivel 1, 2 o 3 para que coincida con el nivel del encabezado.

La tabla de contenido muestra «Error. Marcador no definido»

Este error aparece cuando el campo de la tabla de contenido no puede encontrar un marcador que se usó para crear la entrada de la tabla de contenido. Suele ocurrir después de copiar una tabla de contenido de otro documento o después de eliminar un encabezado al que hacía referencia un campo de referencia cruzada que también está dentro de la tabla de contenido. Para borrar el error, actualice toda la tabla de contenido presionando F9 y eligiendo Actualizar toda la tabla. Si el error persiste, elimine la tabla de contenido e inserte una nueva desde la pestaña Referencias.

Actualización manual frente a actualización automática: diferencias clave

Elemento	Actualización manual	Actualización automática antes de imprimir
Activador	Presione F9 o haga clic derecho > Actualizar campo	Word aplica la actualización cuando hace clic en Archivo > Imprimir o presiona Ctrl + P
Control del usuario	Elegir solo los números de página o toda la tabla cada vez	Word usa Actualizar toda la tabla, sin elección del usuario
Visibilidad	Aparece el cuadro de diálogo, el usuario ve la actualización	La actualización ocurre silenciosamente, sin cuadro de diálogo
Ideal para	Sesiones de edición en las que necesita verificar los cambios	Revisión final e impresión para garantizar la precisión

Ahora puede actualizar una tabla de contenido en Word con la tecla F9, el menú contextual o el botón de la pestaña Referencias. Configure la opción de impresión para actualizar los campos automáticamente y así nunca enviar un documento con números de página desactualizados. Para documentos con varios campos de tabla de contenido, use Ctrl + A y luego F9 para actualizar todo a la vez. Si un encabezado sigue sin aparecer después de una actualización, verifique que el estilo del encabezado sea un estilo de encabezado integrado y que su nivel de esquema coincida con el nivel de tabla de contenido deseado.