Cómo actualizar automáticamente todos los campos de índice y referencia de Word antes de imprimir

Cuando imprime un documento de Word que contiene una tabla de contenido, referencias cruzadas u otros campos, esos campos aún pueden mostrar números de página antiguos y texto desactualizado. Word no actualiza automáticamente todos los campos antes de imprimir a menos que se lo indique. Este artículo le muestra cómo configurar Word para que actualice todos los campos automáticamente cada vez que imprima, de modo que su tabla de contenido y referencias siempre coincidan con el contenido actual del documento.

Cómo maneja Word los campos y la necesidad de la actualización automática

Los campos en Word son marcadores de posición que muestran contenido dinámico. Un campo de tabla de contenido, por ejemplo, lee el texto de los encabezados y los números de página del documento y crea una lista. Un campo de referencia cruzada almacena el marcador o encabezado de destino y muestra su número de página o texto actual. Estos campos no se actualizan automáticamente cada vez que edita el documento. Solo se actualizan cuando activa explícitamente una actualización o cuando Word realiza una actualización en un evento específico, como la impresión.

De forma predeterminada, Word no actualiza los campos antes de imprimir. Esto significa que si agrega nuevos encabezados, mueve secciones o cambia saltos de página después de la última actualización de campos, su tabla de contenido y referencias impresas serán incorrectas. La configuración para actualizar campos antes de imprimir es una única casilla de verificación en Opciones de Word. Cuando está habilitada, Word actualiza todos los campos del documento inmediatamente antes de que se ejecute el trabajo de impresión. Esto incluye campos de tabla de contenido, campos de referencia cruzada, campos de índice y cualquier campo o fórmula personalizada.

Qué campos se ven afectados

La configuración de actualización automática se aplica a todos los tipos de campo que admiten actualización dinámica. Los más comunes son:

• Campos de tabla de contenido (TOC): actualizan los números de página y el texto de los encabezados
• Campos de tabla de ilustraciones (TOF): actualizan los números de título y los números de página
• Campos de referencia cruzada: actualizan los números de página, los números de encabezado y el texto de los marcadores
• Campos de índice: actualizan las referencias de página
• Campos de cita y bibliografía: actualizan el formato de las citas y las entradas de la bibliografía
• Campos de número de página: actualizan el número de página actual en encabezados, pies de página o el cuerpo del documento

Pasos para habilitar la actualización automática de todos los campos antes de imprimir

1. Abra Opciones de Word
   Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones, luego haga clic en Opciones en la parte inferior del panel de navegación izquierdo. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word.
2. Vaya a la categoría Mostrar
   En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Mostrar en la barra lateral izquierda. Esta sección controla lo que aparece en la pantalla y en la impresión.
3. Habilite la casilla de verificación de actualización de campos
   En la sección Opciones de impresión, marque la casilla etiquetada Actualizar campos antes de imprimir. Esto le indica a Word que actualice todos los campos del documento justo antes de enviar el trabajo de impresión.
4. Opcionalmente, actualice los datos vinculados antes de imprimir
   Si su documento contiene datos vinculados de Excel u otras fuentes, marque también Actualizar datos vinculados antes de imprimir justo debajo de la opción de campos. Esto garantiza que los gráficos, tablas y otros objetos OLE muestren los datos más recientes.
5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración
   Haga clic en Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo Opciones de Word. La configuración surte efecto de inmediato para el documento actual y todos los documentos futuros.

Después de habilitar esta opción, cada vez que presione Ctrl+P o haga clic en Archivo > Imprimir, Word actualizará todos los campos antes de mostrar la vista previa de impresión o enviar el documento a la impresora. El proceso de actualización puede tardar unos segundos en documentos grandes con muchos campos.

Cómo actualizar manualmente todos los campos sin imprimir

Si desea actualizar los campos sin imprimir, use el atajo de teclado:

1. Seleccione todo el documento
   Presione Ctrl+A para seleccionar todo el contenido del documento.
2. Actualice todos los campos
   Presione F9. Word actualiza cada campo seleccionado. Si solo desea actualizar un campo específico, haga clic dentro de ese campo y presione F9.

Si los campos aún no se actualizan antes de imprimir

Word imprime sin actualizar los campos incluso con la configuración habilitada

Esto puede ocurrir si el documento contiene campos que están bloqueados. Un campo bloqueado muestra su valor actual e ignora los comandos de actualización. Para verificar y desbloquear un campo:

1. Seleccione el campo
   Haga clic dentro del campo o seleccione todo el contenido del campo.
2. Desbloquee el campo
   Presione Ctrl+Shift+F11. Esto desbloquea el campo y permite que se actualice.
3. Actualice el campo
   Presione F9 para actualizarlo de inmediato.

Una tabla de contenido muestra números de página antiguos después de imprimir

Si la tabla de contenido aún muestra números de página incorrectos después de imprimir, es posible que el documento se haya modificado después de la última actualización de la tabla de contenido y que la configuración de actualización automática no se haya aplicado correctamente. Verifique la configuración yendo a Archivo > Opciones > Mostrar y confirmando que Actualizar campos antes de imprimir esté marcada. Luego imprima de nuevo. Si el problema persiste, actualice manualmente la tabla de contenido haciendo clic dentro de ella y presionando F9, luego elija Actualizar solo los números de página o Actualizar toda la tabla.

Las referencias cruzadas muestran el mismo número de página en varias ubicaciones

Esto ocurre a menudo cuando el campo de referencia cruzada apunta a un marcador que se ha movido o eliminado. Es posible que Word no detecte el cambio durante la actualización automática. Para solucionarlo, elimine la referencia cruzada antigua e inserte una nueva usando Insertar > Referencia cruzada. Asegúrese de que el encabezado o marcador de destino exista en el documento.

Actualización automática de campos antes de imprimir vs actualización manual

Elemento	Actualización automática antes de imprimir	Actualización manual (Ctrl+A + F9)
Desencadenante	Comando de impresión (Ctrl+P o Archivo > Imprimir)	El usuario presiona F9 después de seleccionar contenido
Alcance	Todos los campos del documento	Solo los campos seleccionados o todo el documento si se usa Ctrl+A
Costo de tiempo	Agrega unos segundos antes de que aparezca la vista previa de impresión	Instantáneo, pero requiere acción manual
Campos bloqueados	Los campos bloqueados se omiten y no se actualizan	Los campos bloqueados se omiten a menos que se desbloqueen primero
Datos vinculados	También puede actualizar datos vinculados si la opción separada está marcada	Los datos vinculados no se actualizan con F9; se debe usar Editar vínculos

Ahora ya sabe cómo habilitar la actualización automática de campos antes de imprimir en Word. Utilice la opción Actualizar campos antes de imprimir en Opciones de Word para asegurarse de que su tabla de contenido, referencias cruzadas y todos los demás campos reflejen el contenido más reciente. Para una verificación rápida antes de compartir un documento electrónicamente, presione Ctrl+A y luego F9 para actualizar los campos manualmente. Para evitar que un campo específico cambie alguna vez, bloquéelo con Ctrl+Shift+F11.