Necesita enviar cartas, correos electrónicos o etiquetas personalizadas a un grupo de personas cuyos datos de contacto están almacenados en una lista de SharePoint. La función de combinación de correspondencia de Word puede extraer datos directamente de esa lista de SharePoint en lugar de requerir que primero exporte o copie los datos. Este artículo explica cómo conectar Word a una lista de SharePoint, seleccionar los destinatarios, insertar campos combinados y completar la combinación. También aprenderá a manejar problemas comunes de conexión y de formato.
Puntos clave: Combinación de correspondencia con una lista de SharePoint
- Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente > Nuevo origen > Lista de SharePoint: La ruta de conexión para vincular Word con los datos de su lista de SharePoint.
- Asistente para la conexión de datos > Lista de SharePoint > Dirección URL del sitio y nombre de la lista: La secuencia de cuadros de diálogo que autentica y selecciona la lista de SharePoint exacta.
- Panel de combinación de correspondencia > Escriba su carta > Insertar campos combinados: El método para colocar valores de columnas individuales, como Nombre o Correo electrónico, en su documento.
Cómo funciona la combinación de correspondencia de Word con listas de SharePoint
La función de combinación de correspondencia de Word normalmente lee los datos de los destinatarios de una hoja de cálculo de Excel, una carpeta de contactos de Outlook o una base de datos de Access. Cuando los datos residen en una lista de SharePoint, Word debe conectarse al sitio de SharePoint mediante un archivo de conexión de datos. Este archivo almacena la dirección URL del sitio, el nombre de la lista y el método de autenticación para que Word pueda recuperar las filas y columnas de la lista.
El requisito previo es tener al menos acceso de lectura a la lista de SharePoint. La lista debe contener una columna para cada dato que desee combinar, como Nombre, Apellido, Correo electrónico, Dirección o Departamento. Las listas de SharePoint que usan columnas de búsqueda, columnas calculadas o datos adjuntos pueden requerir un manejo adicional porque es posible que Word no lea correctamente estos tipos de campos.
El proceso de combinación de correspondencia usa el Asistente para la conexión de datos integrado en Word para Windows. Word para la web y Word para Mac no admiten el Asistente para la conexión de datos, por lo que este método solo funciona con la aplicación de escritorio de Word en Windows 10 o Windows 11.
Pasos para ejecutar una combinación de correspondencia desde una lista de SharePoint
- Abra Word e inicie el documento de combinación de correspondencia
Abra la aplicación de escritorio de Word. Cree un documento en blanco nuevo o abra una plantilla de carta existente. Vaya a la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones. Haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y elija el tipo de documento: Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres o Etiquetas. - Seleccione la lista de SharePoint como origen de datos
En la pestaña Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y elija Usar una lista existente. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el botón Nuevo origen. Se abre el Asistente para la conexión de datos. En el asistente, seleccione Lista de SharePoint en la lista de tipos de origen de datos y haga clic en Siguiente. - Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint
Escriba la dirección URL completa del sitio de SharePoint que contiene la lista. Por ejemplo:https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSite. Haga clic en Siguiente. Word intenta conectarse al sitio. Si se le solicita, inicie sesión con las credenciales de su cuenta de Microsoft 365 que tengan acceso al sitio. - Seleccione la lista de SharePoint específica
Una vez que la conexión se realice correctamente, Word muestra una lista de las listas y bibliotecas disponibles en ese sitio. Seleccione la lista que contiene los datos de sus destinatarios. Haga clic en Siguiente. En la siguiente pantalla, puede guardar opcionalmente el archivo de conexión (.odc) para reutilizarlo más adelante. Haga clic en Finalizar. - Filtre u ordene la lista de destinatarios
De vuelta en Word, haga clic en Editar lista de destinatarios en la pestaña Correspondencia. El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia muestra todas las filas de la lista de SharePoint. Puede desactivar las casillas para excluir destinatarios específicos, o hacer clic en Filtrar para mostrar solo las filas que cumplan criterios como Departamento es igual a Ventas. Haga clic en Aceptar cuando termine. - Inserte campos combinados en el documento
Coloque el cursor donde desee que aparezca un valor de campo. En la pestaña Correspondencia, haga clic en Insertar campo combinado y seleccione el nombre de la columna en la lista. Por ejemplo, inserte First_Name para una línea de saludo. Repita el proceso para cada campo: Apellido, Dirección, Ciudad, etc. Agregue manualmente cualquier puntuación o espaciado entre los campos. - Obtenga una vista previa de los resultados combinados
Haga clic en Vista previa de resultados en la pestaña Correspondencia. Word reemplaza los campos combinados con los datos reales del primer destinatario. Use los botones de flecha izquierda y derecha del grupo Vista previa de resultados para recorrer los destinatarios y verificar que el resultado sea correcto. - Complete la combinación
Haga clic en Finalizar y combinar en la pestaña Correspondencia. Elija Editar documentos individuales para generar un nuevo documento de Word con una página por destinatario. Elija Imprimir documentos para enviar directamente a una impresora. Elija Enviar mensajes de correo electrónico para enviar correos electrónicos individuales si su lista tiene una columna Correo electrónico.
Problemas comunes al combinar con una lista de SharePoint
Word no puede conectarse al sitio de SharePoint
Este error suele aparecer porque la dirección URL del sitio es incorrecta, la cuenta no tiene permisos o no se puede acceder al sitio de SharePoint desde la red actual. Verifique la dirección URL del sitio copiándola desde la barra de direcciones del navegador. Cierre la sesión de todas las cuentas de Microsoft 365 en Word yendo a Archivo > Cuenta > Cerrar sesión, y luego vuelva a iniciar sesión con la cuenta correcta. Si su organización usa una VPN, asegúrese de que la VPN esté conectada.
Algunas columnas de la lista de SharePoint no aparecen en Insertar campo combinado
Word no muestra columnas de búsqueda, columnas calculadas ni columnas de metadatos administrados en la lista de campos combinados. El asistente para la conexión de datos solo lee columnas simples de texto, número, fecha y opción. Para incluir valores de búsqueda, agregue un flujo de trabajo o un flujo de Power Automate que copie el valor de búsqueda en una columna de texto simple y luego use esa columna de texto en la combinación.
Los campos combinados muestran valores en blanco para algunos destinatarios
Los valores en blanco se producen cuando la columna de la lista de SharePoint está vacía para esa fila. Compruebe la lista directamente en SharePoint para confirmar que existen datos. Si la columna contiene espacios o caracteres especiales, es posible que Word no coincida correctamente con el nombre del campo. Cambie el nombre de la columna en SharePoint para usar guiones bajos en lugar de espacios y luego vuelva a crear la conexión de datos en Word.
La combinación genera un documento con una sola página en lugar de muchas
Esto ocurre cuando la lista de destinatarios está vacía o cuando el filtro excluye todas las filas. Abra el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia y verifique que al menos un destinatario tenga una marca de verificación. Si la lista muestra cero registros, es posible que la conexión con la lista de SharePoint haya fallado de forma silenciosa. Elimine la conexión de datos en Word y repita los pasos de Nuevo origen.
Word de escritorio frente a Word para la web: capacidades de combinación de correspondencia con SharePoint
| Elemento | Word de escritorio (Windows) | Word para la web |
|---|---|---|
| Asistente para la conexión de datos | Disponible | No disponible |
| Lista de SharePoint como origen de datos | Compatible | No compatible |
| Filtrar y ordenar destinatarios | Cuadros de diálogo completos de filtro y ordenación | No disponible |
| Insertar campos combinados | Todas las columnas simples | No disponible |
| Vista previa de resultados | Vista previa por destinatario | No disponible |
| Finalizar combinación (imprimir o enviar por correo electrónico) | A nuevo documento, impresora o correo electrónico | No disponible |
Word para Mac tampoco incluye el Asistente para la conexión de datos. Los usuarios de Mac deben exportar la lista de SharePoint a un archivo de Excel y luego usar ese archivo de Excel como origen de datos en Word para Mac.
Ahora puede conectar Word a una lista de SharePoint, seleccionar destinatarios, insertar campos combinados y producir documentos personalizados sin exportar datos manualmente. A continuación, pruebe a usar el botón Coincidir campos de la pestaña Correspondencia para asignar automáticamente las columnas de SharePoint a los campos de dirección estándar. Un consejo avanzado: guarde el archivo de conexión .odc en una carpeta de red compartida para que otros miembros del equipo puedan reutilizar el mismo origen de datos sin volver a escribir la dirección URL del sitio.