Buscar archivos compartidos externamente antes de una revisión: mejores configuraciones para Microsoft 365

Necesita localizar todos los archivos compartidos con personas ajenas a su organización antes de una revisión de cumplimiento. Microsoft 365 no muestra todos los archivos compartidos externamente en una lista simple de forma predeterminada. Este artículo explica las mejores configuraciones para encontrar archivos compartidos externamente en SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams. Aprenderá a configurar la auditoría, usar Microsoft Purview y ejecutar informes para obtener una visión completa del uso compartido externo.

Cómo funciona el uso compartido externo en Microsoft 365 y por qué es difícil de rastrear

El uso compartido externo en Microsoft 365 ocurre cuando un usuario envía un vínculo de uso compartido a alguien ajeno a la organización, invita a un invitado a un sitio o comparte un archivo directamente. SharePoint, OneDrive y Teams gestionan el uso compartido de forma diferente, y la actividad no está centralizada en un único panel de forma predeterminada. Sin la configuración adecuada, puede pasar por alto archivos compartidos mediante vínculos anónimos, invitaciones a invitados o uso compartido directo de archivos en canales de Teams.

Tipos de vínculos de uso compartido y sus firmas de auditoría

Microsoft 365 admite tres tipos principales de vínculos de uso compartido. Los vínculos anónimos permiten que cualquier persona con el vínculo acceda al archivo sin iniciar sesión. Los vínculos para toda la organización otorgan acceso a todos los usuarios internos, pero pueden reenviarse externamente. Los vínculos para personas específicas requieren que el destinatario se autentique. Cada tipo de vínculo genera un evento de auditoría diferente. Los vínculos anónimos crean un evento AnonymousLinkCreated. Los vínculos para personas específicas crean un evento SharingInvitationBlocked o SharingInvitationCreated. Debe configurar el registro de auditoría para capturar estos eventos.

Dónde ocurre el uso compartido externo

El uso compartido externo puede ocurrir en tres ubicaciones principales. Los sitios de SharePoint permiten el acceso de invitados a nivel de sitio y vínculos de uso compartido a nivel de documento. OneDrive para la Empresa admite vínculos de uso compartido de archivos y carpetas que pueden configurarse como anónimos o para personas específicas. Microsoft Teams almacena los archivos en el sitio de SharePoint subyacente de cada canal, y compartir un archivo desde un chat o canal de Teams crea un vínculo de uso compartido de SharePoint. Una revisión completa debe abarcar las tres ubicaciones.

Mejores configuraciones para encontrar todos los archivos compartidos externamente

Para encontrar todos los archivos compartidos externamente antes de una revisión, debe configurar tres opciones en orden. Primero, habilite la Auditoría de Purview (Premium) para capturar todos los eventos de uso compartido. Segundo, ejecute una Búsqueda de contenido en Purview para localizar archivos con vínculos de uso compartido externo. Tercero, use el centro de administración de SharePoint para generar un informe de actividad de uso compartido. Siga cada método a continuación.

Método 1: Habilitar el registro de auditoría para eventos de uso compartido externo

1. Abrir Microsoft Purview
   Inicie sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview en https://compliance.microsoft.com con una cuenta que tenga el rol Registro de auditoría o el rol Administrador de cumplimiento.
2. Activar la auditoría en la sección Soluciones
   Vaya a Soluciones > Auditoría. Si la auditoría no está habilitada, haga clic en Iniciar el registro de actividad de usuarios y administradores. Espere hasta 24 horas para que los registros de auditoría comiencen a llenarse.
3. Verificar la licencia de Auditoría (Premium)
   Asegúrese de que su inquilino tenga la licencia necesaria para Auditoría (Premium). Esta característica se incluye con Microsoft 365 E5, Microsoft 365 E5 Compliance o el complemento Microsoft 365 E5 eDiscovery and Audit. Sin esta licencia, no puede buscar todos los eventos de uso compartido.
4. Buscar eventos de uso compartido
   En la página de búsqueda de Auditoría, seleccione Actividades y marque las siguientes actividades: Se creó un vínculo anónimo, Se creó una invitación para compartir, Se agregó un invitado a un sitio y Se compartió un archivo, carpeta o sitio. Establezca un intervalo de fechas que cubra el período de revisión. Haga clic en Buscar.
5. Exportar los resultados
   Cuando finalice la búsqueda, haga clic en Exportar para descargar un archivo CSV. Ábralo en Excel y filtre la columna Elemento para ver los nombres exactos de los archivos y las direcciones URL compartidas externamente.

Método 2: Usar la Búsqueda de contenido para encontrar archivos con vínculos de uso compartido externo

1. Abrir la Búsqueda de contenido en Purview
   En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a Soluciones > Búsqueda de contenido. Haga clic en Nueva búsqueda.
2. Crear una consulta KQL para el uso compartido externo
   En el campo Palabras clave, escriba la siguiente consulta: ExternalAccess:true AND SharingLinkType:AnonymousLink OR SharingLinkType:CompanyLink OR SharingLinkType:PeopleLink. Esta consulta encuentra archivos que tienen un vínculo de uso compartido externo activo de cualquier tipo.
3. Establecer las ubicaciones que se van a buscar
   En Ubicaciones, seleccione Todos los sitios de SharePoint y Todas las cuentas de OneDrive. No incluya buzones de Exchange a menos que también desee encontrar datos adjuntos de correo compartidos.
4. Ejecutar la búsqueda y revisar los resultados
   Haga clic en Buscar. Cuando finalice la búsqueda, haga clic en el nombre de la búsqueda y luego en Vista previa de los resultados. Verá una lista de archivos que coinciden con la consulta. Cada archivo muestra su dirección URL, sitio y fecha de última modificación.
5. Exportar el manifiesto de archivos
   Haga clic en Exportar y elija Exportar resultados. Descargue el archivo CSV. Este archivo contiene la ruta completa de cada archivo compartido externamente.

Método 3: Generar un informe de actividad de uso compartido desde el centro de administración de SharePoint

1. Abrir el centro de administración de SharePoint
   Inicie sesión en https://admin.microsoft.com y vaya a Centros de administración > SharePoint. Como alternativa, vaya directamente a https://admin.microsoft.com/SharePoint.
2. Ir a Informes
   En la navegación izquierda, seleccione Informes > Uso compartido. Esta página muestra un resumen de la actividad de uso compartido externo en todos los sitios de SharePoint y cuentas de OneDrive.
3. Filtrar por período de tiempo
   Use el filtro de intervalo de fechas en la parte superior para seleccionar el período que necesita revisar. De forma predeterminada, se muestran los últimos 7 días. Puede elegir un intervalo personalizado de hasta 90 días.
4. Exportar el informe a CSV
   Haga clic en Exportar. El archivo CSV incluye columnas para Dirección URL del sitio, Ruta de acceso del archivo, Tipo de uso compartido y Compartido con. Abra el CSV en Excel y ordene por la columna Tipo de uso compartido para aislar los vínculos anónimos y las invitaciones a invitados.

Si el registro de auditoría no muestra eventos de uso compartido externo

Si la búsqueda de auditoría devuelve cero resultados pero sabe que se produce uso compartido externo, revise estos problemas comunes.

El registro de auditoría no está habilitado o falta la licencia

Sin Auditoría (Premium), el registro de auditoría solo registra eventos básicos como la creación de sitios. Los eventos de uso compartido externo no se capturan. Verifique que su inquilino tenga Microsoft 365 E5 o el complemento Compliance. Si no es así, actualice o use el Método 2 (Búsqueda de contenido) en su lugar.

Los vínculos de uso compartido se crearon antes de activar la auditoría

El registro de auditoría solo captura eventos después de habilitarse. Los vínculos de uso compartido creados antes de esa fecha no aparecerán en el registro de auditoría. Use la Búsqueda de contenido (Método 2) para encontrar archivos con vínculos de uso compartido externo existentes, independientemente de cuándo se crearon.

El acceso de invitado se realiza mediante Grupos de Microsoft 365, no mediante SharePoint

Cuando se agrega un invitado a un Grupo de Microsoft 365, obtiene acceso al sitio de SharePoint asociado. Este evento se registra como un cambio de pertenencia al grupo, no como un evento de uso compartido de archivos. Para encontrar estos invitados, vaya al centro de administración de Microsoft 365 > Grupos > Grupos activos, seleccione el grupo y revise la pestaña Miembros para ver los usuarios externos.

Búsqueda en el registro de auditoría vs. Búsqueda de contenido vs. Informe de uso compartido: cuál usar

Elemento	Búsqueda en el registro de auditoría	Búsqueda de contenido	Informe de uso compartido
Qué encuentra	Eventos de acciones de uso compartido	Archivos con vínculos externos activos	Resumen de la actividad de uso compartido por sitio
Requiere licencia	Auditoría (Premium) o E5	E3 o superior	E3 o superior
Muestra nombres de archivos	Sí, en el CSV exportado	Sí, en la vista previa y en el CSV	Sí, en el CSV
Cubre vínculos históricos	Solo después de habilitar la auditoría	Todos los vínculos activos	Solo los vínculos creados en el intervalo de fechas
Ideal para	Auditorías de cumplimiento que necesitan marcas de tiempo	Inventario completo del acceso externo actual	Vista rápida del volumen de uso compartido

Ahora dispone de tres métodos para localizar archivos compartidos externamente antes de una revisión. Comience habilitando la Auditoría de Purview (Premium) para capturar eventos de uso compartido futuros. Luego, ejecute una Búsqueda de contenido para encontrar todos los vínculos de uso compartido externo actuales. Por último, genere el informe de uso compartido de SharePoint para obtener un resumen a nivel de sitio. Use la exportación del registro de auditoría como evidencia principal para las revisiones de cumplimiento. Para obtener un inventario completo, ejecute la Búsqueda de contenido semanalmente y archive los archivos CSV.