Você precisa localizar todos os e-mails de uma pessoa ou empresa em sua caixa de entrada do Outlook. Rolar manualmente pelas pastas é lento e pouco confiável. O Outlook oferece várias ferramentas de busca integradas para essa tarefa. Este artigo explica os métodos mais rápidos para encontrar todas as mensagens de um remetente específico em toda a sua caixa postal.
Principais conclusões: Encontrar e-mails por remetente no Outlook
- Caixa de pesquisa instantânea: Digite o nome ou endereço do remetente diretamente na caixa de pesquisa para filtrar a visualização da pasta atual instantaneamente.
- Ferramentas de pesquisa > De: Use o campo De dedicado na faixa de opções de pesquisa para criar uma consulta precisa que pesquisa toda a sua caixa postal.
- Pesquisa avançada (Ctrl+Shift+F): Abre uma caixa de diálogo poderosa para pesquisas complexas, incluindo encontrar e-mails em todas as pastas com base no remetente.
Ferramentas de pesquisa do Outlook para encontrar remetentes
O Outlook inclui várias funções de pesquisa projetadas para diferentes escopos e níveis de precisão. A caixa de pesquisa instantânea no topo da janela principal fornece filtragem rápida. A faixa de opções Ferramentas de pesquisa oferece mais controle, permitindo especificar o campo do remetente e o local da pesquisa. Para as pesquisas mais abrangentes em todas as pastas, incluindo arquivos PST, a caixa de diálogo Pesquisa avançada é a melhor ferramenta. Todos os métodos usam o índice de pesquisa do Windows, então os resultados aparecem rapidamente se a indexação estiver completa.
Passos para encontrar todos os e-mails de um remetente específico
Use o método que atenda à sua necessidade de velocidade versus abrangência.
Método 1: Usar pesquisa instantânea em uma pasta
Esta é a maneira mais rápida de ver e-mails de um remetente na pasta atual.
- Clique na pasta que deseja pesquisar
Selecione sua Caixa de entrada, Itens enviados ou qualquer outra pasta de e-mail no painel de pastas. - Clique na caixa de pesquisa
Clique na caixa de texto no topo da lista de mensagens que diz “Pesquisar caixa postal atual” ou pressione Ctrl+E para posicionar o cursor lá. - Digite as informações do remetente
Insira o nome ou endereço de e-mail da pessoa. O Outlook começará a filtrar a visualização enquanto você digita. - Revise os resultados filtrados
Todos os e-mails desse remetente na pasta selecionada serão exibidos. A guia Pesquisa aparecerá na faixa de opções.
Método 2: Usar a faixa de opções Ferramentas de pesquisa
Este método oferece mais controle e pode pesquisar toda a sua caixa postal.
- Inicie uma pesquisa
Clique na caixa de pesquisa ou pressione Ctrl+E. A guia Pesquisa aparecerá na faixa de opções. - Clique em Ferramentas de pesquisa > De
Na guia Pesquisa, vá para o grupo Refinar e clique no botão De. Um campo será adicionado à sua consulta de pesquisa. - Digite o endereço do remetente
Digite o endereço de e-mail do remetente no novo campo De que aparece. - Altere o escopo da pesquisa
No grupo Escopo na guia Pesquisa, clique em Todos os itens do Outlook para pesquisar todas as pastas, incluindo Calendário e Contatos. - Execute a pesquisa
Pressione Enter ou aguarde um momento. O Outlook exibirá todos os itens desse remetente no escopo selecionado.
Método 3: Usar pesquisa avançada
A pesquisa avançada é a ferramenta mais completa, especialmente para pesquisar em arquivos de arquivo local.
- Abra a caixa de diálogo Pesquisa avançada
Pressione Ctrl+Shift+F no teclado ou escolha Ferramentas de pesquisa > Pesquisa avançada na faixa de opções Pesquisa. - Defina o campo Procurar por
Na nova janela, certifique-se de que o menu suspenso Procurar por esteja definido como Mensagens. - Vá para o campo De na guia Avançado
Clique na guia Avançado. Clique no botão Campo, aponte para Campos usados com frequência e selecione De. - Defina a condição e o valor
Defina a Condição como contém. Na caixa Valor, digite o endereço de e-mail do remetente ou parte do nome. - Defina o local da pesquisa
Clique no botão Procurar para escolher pastas específicas ou marque a caixa Pesquisar subpastas. Para pesquisar tudo, selecione sua caixa postal principal no nível superior. - Execute a pesquisa
Clique em Localizar agora. Os resultados serão exibidos na parte inferior da janela Pesquisa avançada.
Erros comuns e limitações
A pesquisa não retorna resultados
Se sua pesquisa não encontrar nada, o índice de pesquisa do Windows pode estar incompleto ou corrompido. Abra as opções de indexação de pesquisa do Windows através do Painel de controle e reconstrua o índice. Além disso, certifique-se de estar pesquisando no escopo correto. Uma pesquisa em sua Caixa de entrada não encontrará e-mails desse remetente em sua pasta Itens enviados.
A pesquisa está muito lenta
Pesquisar Todos os itens do Outlook ou em grandes arquivos PST de arquivo pode ser lento se eles não estiverem totalmente indexados. Para melhor desempenho com arquivos locais, certifique-se de que os arquivos PST estejam adicionados ao local de índice do seu perfil do Outlook nas Opções de indexação do Windows.
Encontrar e-mails em caixas postais compartilhadas
A caixa de pesquisa instantânea pesquisa apenas a caixa postal principal da pasta selecionada. Para pesquisar uma caixa postal compartilhada à qual você tem acesso, primeiro clique em uma pasta dentro dessa caixa postal compartilhada e depois use a caixa de pesquisa. A faixa de opções Ferramentas de pesquisa mostrará então Pesquisar caixa postal atual para esse local compartilhado.
Comparação dos métodos de pesquisa
| Item | Pesquisa instantânea (Ctrl+E) | Faixa de opções Ferramentas de pesquisa | Pesquisa avançada (Ctrl+Shift+F) |
|---|---|---|---|
| Melhor para | Filtragem rápida em uma única pasta | Pesquisas precisas em todos os itens do Outlook | Critérios complexos e arquivos PST locais |
| Escopo da pesquisa | Apenas a pasta atual | Pasta atual, todas as pastas ou todos os itens | Pastas selecionadas pelo usuário, incluindo arquivos |
| Velocidade | Mais rápida, usa filtro ao vivo | Rápida, usa pesquisa indexada | Mais lenta, especialmente em arquivos grandes |
| Precisão | Menor, pesquisa todos os campos por padrão | Alta, pode especificar o campo De exatamente | Mais alta, múltiplas condições avançadas |
Agora você pode localizar eficientemente todos os e-mails de um contato usando a pesquisa integrada do Outlook. Para gerenciamento contínuo, crie uma Pasta de pesquisa baseada no remetente para ter uma pasta virtual que sempre mostre as mensagens dele. Use o atalho de teclado Ctrl+Shift+P para criar uma nova Pasta de pesquisa e selecione E-mail de pessoas específicas como critério. Isso evita que você execute a mesma pesquisa repetidamente.