Quando você faz uma pergunta ao Copilot no OneNote, ele precisa encontrar a resposta em algum lugar dos seus blocos de anotações. O Copilot não pesquisa todas as páginas em tempo real. Em vez disso, ele usa um índice que o Microsoft 365 cria a partir do conteúdo do seu bloco de anotações. Esse índice determina o que o Copilot pode ou não ver. Este artigo explica como funciona o processo de indexação, qual conteúdo o Copilot pode acessar e como garantir que suas anotações estejam pesquisáveis.
Principais conclusões: Como o Copilot indexa blocos de anotações do OneNote
- Índice do Microsoft Graph: O Copilot lê o conteúdo do OneNote somente depois que o Microsoft Graph indexa as páginas e seções do bloco de anotações.
- Exigência de licenciamento: O Copilot para Microsoft 365 requer uma assinatura qualificada para indexar e consultar blocos de anotações corporativos ou escolares.
- Tipos de conteúdo indexados: O texto digitado diretamente nas páginas do OneNote é indexado. Imagens, escrita à mão e arquivos incorporados não são indexados, a menos que OCR ou metadados de arquivo sejam processados.
O que a indexação significa para o Copilot no OneNote
Indexação é o processo de escanear o conteúdo e construir um catálogo pesquisável. O Microsoft 365 usa o índice do Microsoft Graph para alimentar o Copilot em todos os aplicativos, incluindo o OneNote. Quando você abre o OneNote e começa a digitar, o conteúdo é salvo no seu OneDrive ou site do SharePoint. O Microsoft 365 então indexa esse conteúdo em segundo plano. O índice inclui títulos de página, nomes de seção, nomes de blocos de anotações e texto em cada página. Uma vez indexado, o Copilot pode recuperar esse conteúdo para responder às suas solicitações.
A indexação não acontece instantaneamente. As alterações feitas em uma página podem levar vários minutos para aparecer no índice. Blocos de anotações grandes, com centenas de páginas, podem levar mais tempo. Se você perguntar algo ao Copilot imediatamente após adicionar uma anotação, ele pode não encontrar a resposta até que o índice seja atualizado. Esse atraso é normal e não é sinal de um recurso quebrado.
O Copilot respeita as mesmas permissões do OneNote. Se você pode ver um bloco de anotações, o Copilot pode ler seu conteúdo indexado. Se um bloco de anotações for compartilhado com você, mas você tiver acesso somente leitura, o Copilot ainda pode ler o texto indexado. O Copilot não pode acessar blocos de anotações armazenados fora do seu locatário do Microsoft 365, como contas pessoais da Microsoft sem uma licença do Copilot.
Como verificar e gerenciar a indexação para o Copilot
Você não precisa acionar a indexação manualmente. No entanto, pode verificar se seu conteúdo está indexado usando o recurso de pesquisa no OneNote. Se o aplicativo de desktop ou web encontrar seu texto por meio da pesquisa, o Copilot também pode encontrá-lo. Se a pesquisa não retornar resultados, o conteúdo ainda não foi indexado.
- Abra o OneNote e pesquise uma anotação recente
Digite uma palavra ou frase que você adicionou recentemente na caixa de pesquisa no topo da janela do OneNote. Pressione Enter. Se a anotação aparecer na lista de resultados, o índice inclui esse conteúdo. - Verifique o local do bloco de anotações
Clique com o botão direito no nome do bloco de anotações no painel de navegação esquerdo. Selecione Propriedades. Observe o caminho em Local. Blocos de anotações armazenados no OneDrive for work or school são indexados por padrão. Blocos de anotações armazenados em uma unidade local ou em um OneDrive pessoal não são indexados para o Copilot para Microsoft 365. - Aguarde a conclusão da indexação
Se a pesquisa não encontrar sua anotação, aguarde de 5 a 15 minutos. Depois, execute a pesquisa novamente. A indexação pode demorar mais para blocos de anotações com muitas páginas ou imagens. - Faça uma pergunta de teste ao Copilot
Abra o painel do Copilot no OneNote. Digite uma pergunta que faça referência a um texto específico de um bloco de anotações que você possui. Por exemplo: “Resuma o plano de projeto do bloco de anotações Q4.” Se o Copilot responder com conteúdo relevante, o índice está funcionando.
Conteúdo que o Copilot pode e não pode indexar
O Copilot indexa apenas o conteúdo que o Microsoft Graph pode processar. O texto digitado diretamente em uma página do OneNote é sempre indexado. Isso inclui marcadores, listas numeradas, tabelas e cabeçalhos. O texto dentro de tabelas é indexado desde que seja texto digitado, não uma imagem de uma tabela.
O conteúdo que não é indexado inclui imagens, escrita à mão com tinta, gravações de áudio, clipes de vídeo e arquivos incorporados, como PDFs ou documentos do Office. Se você colar uma captura de tela de um documento impresso, o Copilot não consegue ler o texto dentro dessa imagem. Para tornar esse conteúdo acessível, digite um resumo em texto ou use o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) por meio de uma ferramenta de terceiros antes de colar.
As tags de página do OneNote, como tags de tarefa, tags de estrela ou tags de pergunta, não são indexadas como metadados separados. O Copilot pode ler o texto ao lado de uma tag, mas não pode filtrar por tipo de tag. Por exemplo, o Copilot não consegue encontrar todas as páginas marcadas com uma tag de tarefa. Você deve incluir o texto ao redor em sua solicitação.
Se o Copilot não encontrar suas anotações
O Copilot retorna “Não consigo encontrar essa informação”
Essa resposta geralmente significa que o conteúdo ainda não foi indexado ou está em um formato não suportado. Primeiro, verifique se o bloco de anotações está armazenado no OneDrive for work or school. Segundo, confirme se o texto é digitado, não uma imagem. Terceiro, aguarde a indexação e tente novamente. Se o problema persistir, faça uma pergunta mais específica que inclua o nome do bloco de anotações ou da seção.
O Copilot vê conteúdo do bloco de anotações errado
O Copilot retorna resultados de todos os blocos de anotações que você tem permissão para ler. Se você trabalha em vários blocos de anotações, o Copilot pode combinar conteúdo de várias fontes. Para restringir os resultados, inclua o nome do bloco de anotações em sua solicitação. Por exemplo: “Liste apenas os itens de ação do bloco de anotações Campanha de Marketing.”
A indexação parece travada para um bloco de anotações grande
Blocos de anotações muito grandes, com centenas de páginas ou muitas imagens incorporadas, podem levar horas para serem indexados completamente. Você pode acelerar o processo movendo páginas não utilizadas para um bloco de anotações de arquivo separado. Feche blocos de anotações que você não precisa. Isso reduz o conteúdo total que o Microsoft Graph precisa escanear.
Copilot no OneNote vs Copilot em outros aplicativos do Microsoft 365: diferenças de indexação
| Item | OneNote | Word / Excel / PowerPoint |
|---|---|---|
| Fonte do índice | Índice do Microsoft Graph do conteúdo do bloco de anotações no OneDrive ou SharePoint | Índice do Microsoft Graph de arquivos armazenados no OneDrive ou SharePoint |
| Conteúdo indexado | Apenas texto digitado. Imagens, escrita à mão e arquivos incorporados não são indexados | Texto em documentos, texto de células em planilhas e texto de slides em apresentações. Imagens e gráficos não são indexados |
| Atraso na indexação | 5 a 15 minutos para novo conteúdo | 1 a 5 minutos para novo conteúdo |
| Verificação de pesquisa | Use a caixa de pesquisa do OneNote | Use a pesquisa de arquivos no aplicativo ou no OneDrive |
| Modelo de permissões | Mesmo que as permissões de compartilhamento do bloco de anotações | Mesmo que as permissões de compartilhamento de arquivos |
A indexação do OneNote é mais lenta que a do Word ou Excel porque o OneNote armazena o conteúdo em uma estrutura diferente. As páginas do OneNote fazem parte de um bloco de anotações hierárquico com seções e grupos de seções. O Microsoft Graph precisa percorrer essa hierarquia antes de poder indexar o texto. Os documentos do Word são arquivos simples, então a indexação é mais rápida.
O Copilot no OneNote também não pode referenciar conteúdo de outros aplicativos na mesma solicitação. Se você pedir ao Copilot para comparar uma página do OneNote com um documento do Word, ele retornará apenas resultados do OneNote. Para comparar entre aplicativos, abra o Copilot no Microsoft Teams ou na barra lateral do Microsoft 365 Copilot e inclua links de arquivos em sua solicitação.
Ao entender como a indexação funciona, você pode escrever solicitações que o Copilot pode responder com precisão. Sempre digite informações importantes como texto, em vez de colar imagens. Mantenha seus blocos de anotações organizados com títulos de página e nomes de seção claros. Verifique a caixa de pesquisa do OneNote para confirmar se seu conteúdo está indexado antes de confiar no Copilot para encontrá-lo. Para blocos de anotações que contenham dados confidenciais, revise as permissões de compartilhamento regularmente, pois o Copilot respeita os mesmos direitos de acesso que o próprio bloco de anotações.