Você precisa compartilhar uma página ou banco de dados específico do seu workspace do Notion com alguém de fora da equipe, mas sem dar acesso total ao workspace. O Notion oferece a função de convidado para isso. Convidados podem visualizar ou editar apenas as páginas que você compartilhar explicitamente com eles. Este artigo explica como adicionar um convidado a um workspace do Notion e gerenciar as permissões dele.
Principais Pontos: Adicionar um Convidado a um Workspace do Notion
- Botão Compartilhar no canto superior direito de uma página: Abre o menu de convite onde você insere o e-mail do convidado.
- Opção Convidar como Convidado no menu suspenso: Garante que a pessoa receba acesso de convidado, e não de membro completo.
- Configurações e Membros > Pessoas > Convidados: Local central para revisar, editar permissões ou remover todos os convidados atuais.
O Que é um Convidado do Notion e Quando Usar Essa Função
Um convidado no Notion é um usuário que tem acesso apenas a páginas específicas que você ou outros membros do workspace compartilham com ele. Convidados não aparecem na barra lateral do workspace. Eles não conseguem ver a árvore completa de páginas do workspace. Essa função é projetada para colaboradores externos, como clientes, freelancers, prestadores de serviços ou fornecedores que precisam interagir com um conjunto limitado de conteúdo.
Convidados são cobrados de forma diferente dos membros completos. No plano Gratuito, você pode adicionar até 10 convidados. No plano Plus, você tem 100 vagas para convidados. Os planos Business e Enterprise têm vagas ilimitadas para convidados. Adicionar um convidado não consome um assento de membro. Isso torna a função de convidado econômica para colaborações de curto prazo ou limitadas.
Um convidado pode receber permissão de Pode Visualizar ou Pode Editar em qualquer página ou banco de dados. Você também pode definir permissões para subpáginas. O convidado recebe um convite por e-mail com um link para a página compartilhada. Ele precisa ter uma conta do Notion para aceitar o convite. Se não tiver, será solicitado a criar uma conta gratuita durante o processo de login.
Passos para Adicionar um Convidado a um Workspace do Notion
Você pode adicionar um convidado diretamente de qualquer página ou das configurações do workspace. Ambos os métodos produzem o mesmo resultado. Use o método pela página quando quiser compartilhar uma página específica imediatamente. Use o método pelas configurações para gerenciar vários convites de convidados de uma vez.
Método 1: Adicionar um Convidado a Partir de uma Página
- Abra a página que deseja compartilhar
Navegue até a página ou banco de dados que o convidado precisa acessar. Pode ser uma página de nível superior ou uma subpágina. - Clique no botão Compartilhar
No canto superior direito da página, clique no botão Compartilhar. Um painel pop-up aparece. - Insira o e-mail do convidado
No campo de texto Convidar pessoas, grupos ou e-mails, digite o e-mail completo da pessoa que deseja adicionar. - Selecione Convidar como Convidado no menu suspenso
Abaixo do campo de e-mail, um menu suspenso mostra Pode Editar por padrão. Clique no menu e escolha Convidar como Convidado. Isso altera a função de membro para convidado. - Defina o nível de permissão
Após selecionar Convidar como Convidado, um segundo menu suspenso aparece. Escolha Pode Editar se o convidado precisar modificar o conteúdo, ou Pode Visualizar se ele só precisar ler a página. - Clique em Convidar
Pressione o botão Convidar. O Notion envia um convite por e-mail para o convidado.
Método 2: Adicionar um Convidado a Partir das Configurações do Workspace
- Abra Configurações e Membros
Na barra lateral esquerda, clique em Configurações e Membros. Isso abre o painel de configurações do workspace. - Vá para a aba Pessoas
No painel de configurações, clique em Pessoas. Em seguida, clique na sub-aba Convidados. - Clique em Adicionar Convidados
Clique no botão Adicionar Convidados. Um novo painel aparece. - Insira os e-mails e selecione uma página
Digite um ou mais e-mails separados por vírgulas. Abaixo do campo de e-mail, clique em Selecionar uma página e escolha a página que o convidado deve acessar. Você também pode definir o nível de permissão como Pode Editar ou Pode Visualizar. - Clique em Adicionar Convidados
Pressione o botão Adicionar Convidados. Os convites são enviados para cada e-mail.
O Que Evitar ao Adicionar Convidados
Vários erros podem causar confusão ou problemas de segurança ao usar a função de convidado. Entender essas armadilhas ajuda a gerenciar o acesso corretamente.
Convidar Alguém Sem uma Conta do Notion
Se o convidado não tiver uma conta do Notion, ele receberá um link de convite que pede para criar uma. Isso é automático. No entanto, se o convidado usar um e-mail de trabalho já registrado em outro workspace, pode ser necessário trocar de conta. Sempre avise o convidado para usar o mesmo e-mail que você convidou.
Dar Acesso ao Convidado para a Página Errada
Quando você convida um convidado a partir de uma página, ele recebe acesso apenas àquela página e suas subpáginas. Se depois você compartilhar outras páginas com o mesmo convidado, essas páginas aparecerão na barra lateral do convidado. Para evitar confusão, compartilhe apenas as páginas que o convidado precisa.
Confundir Acesso de Convidado com Acesso de Membro do Workspace
Um convidado não pode ver páginas que não foram explicitamente compartilhadas com ele. Um membro do workspace pode ver todas as páginas, a menos que permissões no nível da página os restrinjam. Se você acidentalmente adicionar alguém como membro em vez de convidado, essa pessoa ganha acesso a todo o workspace. Sempre verifique a seleção no menu suspenso antes de clicar em Convidar.
Remover um Convidado
Para remover um convidado, vá em Configurações e Membros > Pessoas > Convidados. Encontre o convidado na lista, clique no menu de três pontos e selecione Remover do workspace. O convidado perde o acesso a todas as páginas compartilhadas imediatamente.
Convidado do Notion vs Membro: Principais Diferenças
| Item | Convidado | Membro |
|---|---|---|
| Visibilidade do workspace | Apenas páginas compartilhadas | Todas as páginas, a menos que restrito |
| Cobrança | Gratuito no plano Free (até 10); incluso no Plus (100) e ilimitado no Business/Enterprise | Conta como assento pago no Plus e superiores |
| Acesso à barra lateral | Não vê a barra lateral do workspace | Vê a barra lateral completa do workspace |
| Níveis de permissão | Pode Visualizar ou Pode Editar por página | Pode ser Admin, Membro ou Convidado com permissões em todo o workspace |
| Método de convite | Pelo botão Compartilhar da página ou Configurações > Pessoas > Convidados | Pelo Configurações > Pessoas > Membros |
Após adicionar um convidado, você pode alterar o nível de permissão dele a qualquer momento pelo botão Compartilhar na página. Você também pode revogar o acesso removendo o convidado do workspace. A função de convidado é ideal para colaboração temporária e limitada, sem expor todo o conteúdo do seu workspace.