Talvez você precise encontrar e-mails com anexos grandes para gerenciar o tamanho da sua caixa de correio ou localizar arquivos específicos. As Pastas de Pesquisa do Outlook podem filtrar automaticamente seus e-mails com base em critérios personalizados. Este artigo explica como criar uma Pasta de Pesquisa que encontra todas as mensagens com anexos maiores que 5 megabytes.
Principais conclusões: Criar uma Pasta de Pesquisa para Anexos Grandes
- Pasta > Nova Pasta de Pesquisa > Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada: Abre a caixa de diálogo para definir regras de filtro específicas para sua nova pasta virtual.
- Critérios > Mais Opções > Tamanho (kilobytes): Permite definir um filtro de tamanho mínimo para as mensagens, que inclui seus anexos.
- Propriedades da Pasta de Pesquisa > Procurar: Permite selecionar quais pastas de e-mail a Pasta de Pesquisa examinará, como toda a sua caixa de correio ou subpastas específicas.
Entendendo as Pastas de Pesquisa do Outlook
Uma Pasta de Pesquisa é uma pasta virtual que exibe uma visão dinâmica dos e-mails que correspondem a regras específicas. Ela não move nem copia mensagens. Em vez disso, fornece uma visão filtrada e ao vivo da sua caixa de correio. Este recurso está disponível no Outlook para Microsoft 365 e Outlook 2021 conectados a contas Microsoft Exchange ou POP/IMAP. A pesquisa é executada nos dados locais da sua caixa de correio, portanto, requer o modo cache ou offline para contas Exchange funcionar de forma confiável com filtros de tamanho personalizados.
Como o Filtro de Tamanho Funciona
A condição de tamanho em uma Pasta de Pesquisa verifica o tamanho total do item de e-mail. Isso inclui o cabeçalho da mensagem, o corpo e todos os arquivos anexados combinados. Ao definir um critério para “tamanho maior que 5120 kilobytes”, você está filtrando e-mails onde o tamanho total do item excede 5 MB. Isso efetivamente encontra mensagens com anexos grandes, já que o texto de um e-mail geralmente tem apenas alguns kilobytes.
Passos para Criar a Pasta de Pesquisa de Anexos Grandes
Siga estes passos para criar uma Pasta de Pesquisa que mostre continuamente e-mails com anexos acima de 5 MB.
- Navegue até a caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa
Na faixa de opções do Outlook, clique na guia Pasta. No grupo Novo, clique em Nova Pasta de Pesquisa. - Selecione a opção de Pasta de Pesquisa personalizada
Na caixa de diálogo Nova Pasta de Pesquisa, role até o final da lista. Selecione Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada e clique em Escolher. - Nomeie sua Pasta de Pesquisa
Na caixa de diálogo Pasta de Pesquisa Personalizada, digite um nome no campo Nome. Use um nome claro como “Anexos acima de 5 MB”. - Clique no botão Critérios
Isso abre a caixa de diálogo Critérios da Pasta de Pesquisa, onde você definirá as regras de filtro. - Vá para a guia Mais Opções
Na caixa de diálogo Critérios da Pasta de Pesquisa, clique na guia Mais Opções. - Defina a condição de tamanho
Marque a caixa ao lado de Tamanho (kilobytes). No menu suspenso ao lado, selecione maior que. No campo numérico, insira 5120. Esse valor representa 5 MB em kilobytes. - Adicione a condição de anexo
Ainda na guia Mais Opções, marque a caixa ao lado de Somente itens que tenham um ou mais anexos. Isso garante que os resultados sejam apenas e-mails com arquivos anexados. - Selecione as pastas a serem pesquisadas
Clique no botão Procurar. Na caixa de diálogo Selecionar Pastas, marque a caixa da sua caixa de correio principal ou pastas específicas que deseja incluir. Clique em OK para confirmar sua seleção. - Aplique e crie a pasta
Clique em OK na caixa de diálogo Critérios da Pasta de Pesquisa. Clique em OK novamente na caixa de diálogo Pasta de Pesquisa Personalizada. A nova Pasta de Pesquisa aparecerá no Painel de Pastas, em Pastas de Pesquisa.
Erros Comuns e Limitações
Pasta de Pesquisa Não Mostra Resultados
Se sua nova pasta estiver vazia, primeiro verifique se você tem e-mails que atendem aos critérios. O filtro de tamanho se aplica ao item total do e-mail. Um e-mail com um anexo de 4,9 MB pode estar um pouco abaixo de 5 MB no total. Tente aumentar ligeiramente o valor do tamanho, por exemplo, para 5200 kilobytes. Além disso, confirme se você selecionou as pastas de e-mail corretas na etapa Procurar. A Pasta de Pesquisa examina apenas as pastas que você escolheu explicitamente.
Desempenho Lento da Pasta de Pesquisa
Pastas de Pesquisa que examinam toda a sua caixa de correio, especialmente com regras complexas, podem atualizar lentamente. Para melhorar o desempenho, limite o escopo na etapa Procurar a subpastas específicas em vez de toda a sua caixa de correio. Além disso, certifique-se de que seu arquivo de dados do Outlook não esteja excessivamente grande e seja compactado regularmente.
Filtro de Tamanho Usa Kilobytes, Não Megabytes
Um erro frequente é inserir 5 no campo de tamanho, pensando que são megabytes. A caixa de diálogo usa kilobytes. Você deve converter megabytes para kilobytes multiplicando por 1024. Para 5 MB, insira 5120. Para 10 MB, insira 10240.
Pasta de Pesquisa vs. Pesquisa Manual: Principais Diferenças
| Item | Pasta de Pesquisa | Pesquisa Instantânea (Ctrl+E) |
|---|---|---|
| Finalidade | Visão persistente e salva de e-mails que correspondem a regras | Consulta temporária e única na pasta atual |
| Comportamento de Atualização | Atualiza automaticamente conforme novos e-mails chegam ou itens são alterados | Resultados estáticos a partir do momento em que você executa a pesquisa |
| Complexidade da Consulta | Suporta múltiplos critérios combinados, como tamanho e anexos | Melhor para pesquisas simples por palavra-chave ou remetente |
| Acesso | Pasta permanente no painel de navegação | Requer redigitar a consulta de pesquisa cada vez |
| Escopo | Pode ser configurado para pesquisar várias pastas de uma vez | Geralmente pesquisa apenas a pasta selecionada por padrão |
Agora você pode monitorar eficientemente e-mails com anexos grandes usando uma Pasta de Pesquisa dedicada. Isso ajuda a gerenciar sua cota de caixa de correio e encontrar arquivos específicos rapidamente. Para outro filtro útil, tente criar uma Pasta de Pesquisa para todas as mensagens não lidas de um remetente específico. Lembre-se de que você pode modificar os critérios de qualquer Pasta de Pesquisa posteriormente clicando com o botão direito nela e selecionando Personalizar esta Pasta de Pesquisa.