Cómo otorgar acceso temporal al OneDrive de un usuario en OneDrive para la empresa

Necesita otorgar a un colega o a un administrador de TI acceso temporal al OneDrive para la Empresa de un usuario específico para recuperar archivos, auditar contenido o completar una migración. OneDrive para la Empresa no incluye un temporizador de expiración integrado para compartir todo el OneDrive de un usuario. En su lugar, debe usar el centro de administración de Microsoft 365 para asignar los permisos necesarios de administrador de colección de sitios y luego revocarlos manualmente una vez completada la tarea. Este artículo explica los pasos exactos para otorgar acceso por tiempo limitado al OneDrive de otro usuario y cómo eliminar ese acceso de forma segura.

Comprender el acceso temporal al OneDrive de otro usuario

OneDrive para la Empresa almacena los archivos de cada usuario en una colección de sitios de SharePoint dedicada. De forma predeterminada, solo el usuario propietario del OneDrive tiene acceso. Para otorgar a otra persona acceso completo al OneDrive de ese usuario, debe asignarle el rol de administrador de colección de sitios en la colección de sitios de destino. Este rol proporciona los mismos permisos que el usuario original, incluida la capacidad de ver, editar, eliminar y descargar todos los archivos y carpetas. No existe una forma integrada de establecer una expiración automática para este acceso. Debe registrar la fecha de concesión y eliminar manualmente el rol cuando finalice la tarea. El registro de auditoría de Microsoft 365 registra todos los cambios de permisos, por lo que puede verificar cuándo se agregó y se eliminó el acceso.

Antes de comenzar, asegúrese de tener el rol de administrador global o el rol de administrador de SharePoint en su inquilino de Microsoft 365. También necesita el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico del usuario de destino cuyo OneDrive desea acceder, y el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico de la persona que necesita acceso temporal. Este proceso funciona tanto en el centro de administración de Microsoft 365 como en el centro de administración de SharePoint, pero el método del centro de administración es más rápido para un solo usuario.

Pasos para otorgar y eliminar el acceso temporal a OneDrive

Siga estos pasos para asignar el rol de administrador de colección de sitios a un usuario para una colección de sitios de OneDrive específica y luego eliminarlo una vez completada la tarea temporal.

1. Abra el centro de administración de Microsoft 365
   Inicie sesión en admin.microsoft.com con una cuenta que tenga permisos de administrador global o administrador de SharePoint. En el panel de navegación izquierdo, expanda Usuarios y seleccione Usuarios activos.
2. Busque el usuario de destino
   En la lista de usuarios activos, localice el usuario cuyo OneDrive necesita acceder. Haga clic en el nombre para mostrar del usuario para abrir el panel de detalles del usuario.
3. Abra la pestaña OneDrive
   En el panel de detalles del usuario, haga clic en la pestaña OneDrive. Esta pestaña muestra la dirección URL de la colección de sitios de OneDrive del usuario. Haga clic en el vínculo que dice Crear vínculo a archivos o simplemente anote la dirección URL que se muestra en OneDrive.
4. Vaya a la colección de sitios de OneDrive
   Haga clic en la dirección URL de OneDrive para abrir el OneDrive del usuario en una nueva pestaña del navegador. Si se le solicita, inicie sesión nuevamente con su cuenta de administrador.
5. Acceda a los permisos del sitio
   En el OneDrive del usuario, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Información del sitio. Luego haga clic en Ver toda la configuración del sitio. En Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio.
6. Agregue el usuario temporal como administrador de colección de sitios
   En la página Permisos del sitio, haga clic en Configuración avanzada de permisos. En la cinta de opciones de la parte superior, haga clic en Administradores de la colección de sitios. En el cuadro de diálogo, escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de usuario de la persona que necesita acceso temporal. Haga clic en Aceptar. Esta persona ahora tiene acceso completo a todos los archivos de ese OneDrive.
7. Notifique al usuario temporal
   Informe a la persona que se ha otorgado el acceso. Ahora puede explorar el OneDrive del usuario navegando directamente a la misma dirección URL de OneDrive en su navegador. No necesita sincronizar la biblioteca.
8. Elimine el acceso temporal cuando finalice la tarea
   Una vez finalizado el trabajo temporal, repita los pasos 1 a 6. En el cuadro de diálogo Administradores de la colección de sitios, elimine la dirección de correo electrónico o el nombre de usuario que agregó anteriormente. Haga clic en Aceptar. La persona ya no podrá acceder al OneDrive del usuario.

Si necesita verificar o auditar la concesión de acceso

El registro de auditoría de Microsoft 365 registra todos los cambios de administrador de colección de sitios. Use este registro para confirmar cuándo se otorgó el acceso y cuándo se eliminó.

1. Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft 365 Purview
   Abra compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de registro de auditoría. En la navegación izquierda, haga clic en Auditoría.
2. Busque cambios de permisos
   En Búsqueda, establezca el intervalo de fechas para cubrir el período en el que otorgó el acceso. En la lista desplegable Actividades, seleccione Administrador de colección de sitios agregado y Administrador de colección de sitios eliminado. Haga clic en Buscar.
3. Revise los resultados
   El registro de auditoría muestra el usuario que realizó el cambio, el usuario de destino, la fecha y hora, y la dirección URL específica de la colección de sitios. Use estos datos para confirmar el período de acceso temporal.

Errores comunes y limitaciones al otorgar acceso temporal

“Asigné al usuario como administrador de colección de sitios, pero no puede acceder al OneDrive”

El usuario debe navegar directamente a la dirección URL de OneDrive. No puede ver el OneDrive del usuario de destino en su propio OneDrive ni en el centro de administración de SharePoint de forma predeterminada. Proporcione la dirección URL exacta de OneDrive al usuario temporal. También verifique que la cuenta de usuario esté activa y tenga una licencia válida.

“Necesito otorgar acceso a varios usuarios a la vez”

El rol de administrador de colección de sitios puede incluir varios usuarios. En el paso 6, agregue la dirección de correo electrónico de cada persona separada por un punto y coma. Elimine a cada persona individualmente cuando ya no se necesite su acceso.

“El usuario temporal necesita mover archivos en lugar de solo verlos”

El rol de administrador de colección de sitios incluye permisos de control total. El usuario puede mover, copiar, eliminar o descargar archivos. Si desea restringir acciones, considere usar permisos de sitio de SharePoint con un nivel de permisos personalizado en lugar del rol de administrador de colección de sitios. Sin embargo, esto requiere una configuración más granular y no se trata en este artículo.

Administrador de colección de sitios frente a uso compartido directo: diferencias clave

Elemento	Administrador de colección de sitios	Uso compartido directo de archivos o carpetas
Alcance del acceso	Todos los archivos y carpetas del OneDrive del usuario	Solo los archivos o carpetas específicos que se comparten
Administración de permisos	Debe agregarse y eliminarse manualmente en la configuración del sitio	Se puede compartir con fechas de expiración y protección con contraseña
Caso de uso	Recuperación de TI, retención legal, migración completa	Colaboración en un conjunto limitado de documentos
Registro de auditoría	Registrado en el registro de auditoría de Microsoft 365	Registrado en el registro de auditoría de Microsoft 365

Use el método de administrador de colección de sitios solo cuando necesite acceso sin restricciones a todo el OneDrive. Para compartir algunos archivos específicos, use la función de uso compartido estándar de OneDrive con una fecha de expiración y una contraseña.

Ahora puede otorgar acceso temporal al OneDrive de cualquier usuario asignando el rol de administrador de colección de sitios y revocándolo manualmente una vez completada la tarea. Verifique siempre la concesión de acceso en el registro de auditoría para mantener un registro de seguridad claro. Para un enfoque de acceso temporal más seguro, considere usar Azure AD Privileged Identity Management para administradores de SharePoint, que puede requerir aprobación y limitar automáticamente la duración del acceso.