Los buzones compartidos en Microsoft 365 no tienen su propio almacenamiento de OneDrive. Cuando un usuario con una licencia de buzón compartido intenta acceder a OneDrive, ve un error o una página en blanco. Esto ocurre porque OneDrive está vinculado a una cuenta de usuario, no a un objeto de buzón compartido. Este artículo explica los métodos correctos para dar a los propietarios de buzones compartidos acceso a los archivos de OneDrive y evitar errores de configuración comunes.
Puntos clave: gestión del acceso a OneDrive para los propietarios de buzones compartidos
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos: Asigne una licencia completa de OneDrive al usuario que es propietario del buzón compartido, no al buzón compartido en sí.
- OneDrive > Compartido por usted: Comparta archivos o carpetas individuales desde una cuenta de usuario con licencia con el buzón compartido como grupo o lista de distribución.
- Cmdlet Set-Mailbox de PowerShell: Use este comando para conceder permisos Enviar como o Acceso total en el buzón compartido sin necesidad de una licencia.
Por qué los buzones compartidos no pueden acceder directamente a OneDrive
Los buzones compartidos están diseñados para la gestión del correo electrónico en grupo, no para el almacenamiento personal de archivos. No tienen un perfil de usuario, un sitio personal ni un OneDrive asociado. Microsoft 365 aprovisiona OneDrive solo para cuentas de usuario con licencia. Cuando intenta iniciar sesión en OneDrive con las credenciales del buzón compartido, el sistema de autenticación busca un objeto de usuario con una licencia de OneDrive. Como no existe dicho objeto, la solicitud falla.
Otro error común es pensar que conceder el permiso Acceso total en el buzón compartido también concede acceso a OneDrive. No es así. Acceso total solo controla las carpetas del buzón, el calendario y los contactos. Los permisos de OneDrive son independientes y requieren un uso compartido explícito desde un usuario con licencia.
La solución es trabajar con la cuenta de usuario real que administra el buzón compartido. Ese usuario debe tener una licencia válida de OneDrive, y debe compartir los archivos necesarios desde su OneDrive con el buzón compartido o con un grupo que incluya el buzón compartido.
Pasos para conceder acceso a OneDrive a un propietario de buzón compartido
Siga estos pasos para dar a un propietario de buzón compartido acceso a los archivos de OneDrive. El propietario ya debe tener una cuenta de usuario con licencia y OneDrive habilitado.
- Verifique que el usuario tiene una licencia de OneDrive
Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos. Seleccione la cuenta de usuario propietaria del buzón compartido. En la pestaña Licencias y aplicaciones, confirme que OneDrive for Business está habilitado. Si no es así, asigne una licencia que incluya OneDrive, como Microsoft 365 Business Basic o superior. - Inicie sesión en OneDrive como el usuario
Abra un navegador en modo privado o use un perfil de navegador independiente. Vaya a portal.office.com e inicie sesión con las credenciales completas del usuario. Haga clic en el iniciador de aplicaciones y seleccione OneDrive. El usuario debería ver su biblioteca personal de OneDrive. - Comparta la carpeta de destino con el buzón compartido
En el OneDrive del usuario, haga clic con el botón secundario en la carpeta que desea compartir. Seleccione Compartir. En el cuadro de diálogo para compartir, escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido. Establezca el nivel de permiso en Puede editar o Puede ver. Haga clic en Enviar. El buzón compartido recibirá una invitación por correo electrónico, pero el propietario debe aceptarla desde una cuenta con licencia. - Acepte la invitación desde la cuenta del propietario
Haga que el propietario inicie sesión en su propia cuenta con licencia. Abra la invitación por correo electrónico. Haga clic en Abrir para agregar la carpeta compartida a su OneDrive. La carpeta ahora aparece en Compartido conmigo en su OneDrive. - Alternativa: compartir con un grupo de Microsoft 365
Si el buzón compartido es miembro de un grupo de Microsoft 365, comparta la carpeta con el grupo en su lugar. Todos los miembros del grupo, incluido el propietario del buzón compartido, verán la carpeta en su OneDrive en Compartido conmigo.
Errores y limitaciones comunes
Asignar una licencia directamente al buzón compartido
No puede asignar una licencia de OneDrive a un objeto de buzón compartido. El Centro de administración de Microsoft 365 no muestra la opción de asignar licencias a buzones compartidos. Si intenta hacerlo mediante PowerShell o una herramienta de terceros, se produce un error. Asigne siempre la licencia a una cuenta de usuario.
Usar las credenciales del buzón compartido para iniciar sesión en OneDrive
Los buzones compartidos no tienen una contraseña establecida de forma predeterminada. Aunque restablezca la contraseña mediante PowerShell, el inicio de sesión fallará porque no existe ningún sitio de OneDrive para ese objeto. Use siempre las credenciales personales del propietario.
Esperar acceso automático a los archivos a partir del permiso Acceso total
El permiso Acceso total en el buzón compartido solo afecta a los datos de Exchange. No concede acceso a los archivos de OneDrive. Debe usar la función para compartir que se describe anteriormente. Esta es una fuente común de confusión para los administradores que migran desde Exchange local, donde los permisos eran más amplios.
Compartir con un grupo de distribución que incluye el buzón compartido
El uso compartido de OneDrive no admite grupos de distribución. Si comparte una carpeta con un grupo de distribución, el propietario del buzón compartido no verá el recurso compartido. Use un grupo de Microsoft 365 en su lugar, o comparta directamente con la dirección de correo electrónico del buzón compartido.
Métodos de acceso a OneDrive para los propietarios de buzones compartidos: comparación
| Elemento | Compartir carpeta desde la cuenta de usuario | Compartir con un grupo de Microsoft 365 | Agregar como delegado (no compatible) |
|---|---|---|---|
| Descripción | El propietario comparte una carpeta desde su OneDrive personal con el buzón compartido | El propietario comparte una carpeta con un grupo que contiene el buzón compartido | Delegación directa del acceso a OneDrive a un buzón compartido |
| Requiere licencia | Sí, para el propietario | Sí, para el propietario y los miembros del grupo | No aplicable: la función no existe |
| Funciona con grupos de distribución | No | No | No aplicable |
| Control del nivel de permiso | Puede editar o Puede ver | Puede editar o Puede ver | No aplicable |
| El propietario ve los archivos en | Compartido conmigo | Compartido conmigo | No aplicable |
Los propietarios de buzones compartidos solo pueden acceder a los archivos de OneDrive mediante las funciones para compartir de una cuenta de usuario con licencia. No existe una forma nativa de vincular un buzón compartido directamente a un sitio personal de OneDrive. Los métodos de este artículo abarcan todos los enfoques compatibles.