Cómo entrenar Copilot en Outlook con muestras personales de escritura

Cuando usa Copilot en Outlook para redactar respuestas o componer mensajes nuevos, el texto generado puede no coincidir con su tono o estilo personal. Es posible que vea un lenguaje formal cuando prefiere un enfoque conciso o directo. Esto ocurre porque Copilot usa un modelo base genérico que no aprende automáticamente sus patrones de escritura. Este artículo explica cómo proporcionar muestras personales de escritura para entrenar Copilot en Outlook y lograr que sus borradores suenen más como usted.

Proporcionar muestras de escritura le da a Copilot un texto de referencia que refleja su vocabulario, la estructura de sus oraciones y su nivel de formalidad preferido. El proceso consiste en seleccionar correos electrónicos existentes o componer mensajes de ejemplo y guardarlos en una ubicación a la que Copilot pueda acceder. Una vez que las muestras están disponibles, Copilot las usa como datos de fundamentación para ajustar su salida. Esta guía cubre las licencias de Microsoft 365 necesarias, la configuración del almacenamiento y los pasos exactos para proporcionar sus muestras personales de escritura.

Al finalizar este artículo, sabrá cómo seleccionar correos electrónicos de muestra adecuados, dónde guardarlos y cómo hacer referencia a ellos en sus indicaciones de Copilot. También aprenderá qué tipos de muestras de escritura funcionan mejor y qué limitaciones debe esperar.

Cómo usa Copilot en Outlook las muestras personales de escritura

Copilot en Outlook genera borradores de respuestas y mensajes nuevos usando modelos de lenguaje grandes que no están preentrenados con su estilo de escritura individual. De forma predeterminada, la salida refleja un tono neutral y profesional. Para que el texto generado coincida con su voz personal, debe proporcionar ejemplos de su propia escritura. Copilot puede entonces analizar esos ejemplos y aplicar patrones similares a los nuevos borradores.

La característica que permite esto se denomina recuperación de datos de fundamentación. Copilot accede a los archivos almacenados en su Microsoft Graph, que incluye los correos electrónicos de su buzón y los documentos de su OneDrive o SharePoint. Cuando incluye una referencia a un archivo o carpeta específicos en su indicación, Copilot lee ese contenido y lo usa como contexto para la respuesta generada. Este no es un proceso de entrenamiento que actualice el modelo base. En cambio, Copilot trata sus muestras de escritura como contexto temporal para la sesión actual.

Requisitos previos para usar muestras personales de escritura

Antes de comenzar, confirme que cumple estos requisitos:

• Una licencia de Copilot para Microsoft 365 asignada a su cuenta. Copilot Pro no incluye acceso a los datos de su Microsoft Graph para la fundamentación.
• Outlook para Windows, Outlook en la web u Outlook para Mac con la barra lateral de Copilot habilitada.
• Una colección de al menos tres a cinco mensajes de correo electrónico o documentos que usted haya escrito. Deben ser recientes y reflejar su tono habitual.
• Las muestras de escritura deben guardarse en una ubicación que Copilot pueda indexar, como su carpeta Documentos de OneDrive o una biblioteca de documentos de SharePoint donde tenga permisos de edición.

Pasos para proporcionar muestras personales de escritura a Copilot en Outlook

Siga estos pasos para preparar sus muestras de escritura e indicar a Copilot que las use al redactar mensajes.

1. Seleccione sus mejores muestras de escritura
   Abra su carpeta Elementos enviados en Outlook. Elija de tres a cinco mensajes de correo electrónico que haya compuesto y que representen su estilo natural de escritura. Busque mensajes en los que el tono, la longitud de las oraciones y el vocabulario coincidan con cómo desea que escriba Copilot. Evite los mensajes que contengan datos confidenciales o información personal que no desea que Copilot lea. Copie el texto de cada muestra en un documento de Word o archivo de texto sin formato independiente.
2. Guarde las muestras en OneDrive o SharePoint
   Cree una carpeta nueva llamada MyStyle o algo similar en su carpeta Documentos de OneDrive. Guarde cada archivo de muestra de escritura en esa carpeta. Use nombres de archivo descriptivos como SalesReplySample.docx o ClientFollowUp.txt. Si trabaja en equipo, puede guardar la carpeta en una biblioteca de documentos de SharePoint de su propiedad. Copilot puede acceder a los archivos en ambas ubicaciones siempre que tenga la licencia correcta.
3. Abra Outlook e inicie un nuevo borrador
   En Outlook, seleccione Correo nuevo o responda a un mensaje existente. Haga clic en el icono de Copilot en la cinta de opciones o en la barra lateral de Copilot para abrir el panel de redacción. Escriba su indicación como lo haría normalmente, por ejemplo, “Redacta una respuesta agradeciendo al cliente sus comentarios”.
4. Agregue una referencia a sus muestras de escritura en la indicación
   Amplíe su indicación con una frase que le diga a Copilot dónde encontrar sus muestras. Escriba: “Basado en mis muestras de escritura en la carpeta llamada MyStyle en mi OneDrive”. También puede hacer referencia a un archivo específico: “Usa el tono y el estilo del archivo SalesReplySample.docx en mi OneDrive”. Copilot lee el contenido de esos archivos y ajusta el borrador generado en consecuencia.
5. Revise y refine el borrador generado
   Copilot produce un borrador que intenta coincidir con sus muestras. Lea el borrador con atención. Si el tono aún no es el adecuado, ajuste su indicación. Puede agregar instrucciones más específicas como “Mantén las oraciones por debajo de 20 palabras” o “Usa un tono informal con contracciones”. También puede reemplazar el archivo de muestra por un ejemplo mejor y repetir la indicación.

Método alternativo: usar una plantilla de indicación guardada

Si usa con frecuencia las mismas muestras de escritura, puede guardar una plantilla de indicación en un documento de Word o en Copilot Lab. Escriba la indicación completa, incluida la referencia al archivo, y luego cópiela y péguela cada vez que necesite usar Copilot en Outlook. Esto ahorra tiempo y garantiza la coherencia.

Errores comunes y limitaciones al entrenar Copilot con muestras de escritura

Incluso cuando proporciona muestras de escritura, es posible que Copilot no replique perfectamente su estilo en el primer intento. Comprender los errores comunes le ayuda a obtener mejores resultados más rápido.

Copilot ignora las muestras de escritura

Si Copilot produce un borrador que no refleja sus muestras, la causa más probable es que la referencia al archivo en su indicación sea ambigua. Asegúrese de que el nombre de la carpeta o del archivo sea exacto. Use la ruta completa cuando sea posible, por ejemplo, “carpeta MyStyle en Documentos de OneDrive”. También confirme que el archivo esté guardado en una ubicación a la que Copilot pueda acceder. Los archivos guardados en su disco duro local o en una carpeta no indexada no son accesibles.

Las muestras de escritura contienen estilos mezclados

Si sus muestras incluyen mensajes tanto formales como informales, Copilot puede producir una salida inconsistente. Seleccione muestras que compartan un tono coherente. Por ejemplo, si desea respuestas informales, use solo correos electrónicos informales. Si necesita comunicación formal con clientes, use solo muestras formales. Mantener las muestras uniformes ayuda a Copilot a identificar el patrón correcto.

Copilot devuelve una salida genérica en lugar de datos específicos del inquilino

Cuando Copilot no puede encontrar su archivo, recurre a su modelo predeterminado y produce texto genérico. Verifique que su licencia de Copilot para Microsoft 365 esté activa y que haya iniciado sesión con la cuenta correcta. Abra su OneDrive en un navegador y confirme que el archivo existe en la carpeta a la que hizo referencia. Si el archivo está en SharePoint, asegúrese de tener al menos acceso de lectura a la biblioteca de documentos.

Las muestras de escritura son demasiado cortas

Una sola oración o un correo electrónico muy corto no le dan a Copilot suficiente contexto. Cada muestra debe tener al menos de tres a cinco oraciones de longitud. Las muestras más largas que incluyen saludos, cuerpo del texto y despedidas producen mejores resultados porque Copilot puede aprender la estructura completa de sus mensajes.

Copilot en Outlook: redacción predeterminada frente a personalizada

Elemento	Redacción predeterminada de Copilot	Personalizada con muestras de escritura
Tono de la salida	Neutral y formal	Coincide con el tono de sus muestras
Longitud de las oraciones	Promedio de 20-25 palabras	Según su longitud habitual
Vocabulario	Términos empresariales genéricos	Palabras y frases que usted usa
Configuración necesaria	Ninguna	Seleccionar y guardar de 3 a 5 muestras
Licencia necesaria	Copilot para Microsoft 365	Copilot para Microsoft 365
Modificación de la indicación	No se necesita texto adicional	Agregar referencia al archivo en la indicación
Coherencia entre sesiones	La misma salida cada vez	Depende de las muestras usadas

La tabla muestra que la personalización requiere trabajo adicional por adelantado, pero produce borradores que suenan más como usted. El método predeterminado es más rápido, pero produce texto genérico. Elija el enfoque según cuánto control necesite sobre el tono y el estilo.

Ahora ya sabe cómo entrenar Copilot en Outlook proporcionando muestras personales de escritura guardadas en OneDrive o SharePoint. Comience seleccionando de tres a cinco de sus mejores correos electrónicos y guárdelos como archivos de texto. Use la sintaxis de referencia en la indicación para dirigir a Copilot a esos archivos cada vez que redacte un mensaje. Si la salida no coincide con su estilo, refine sus muestras o agregue instrucciones de tono más específicas a su indicación. Para un control avanzado, experimente con la característica “Redactar con Copilot” en Outlook, que le permite ajustar el tono y la longitud antes de generar el borrador.