Necesita archivar correos antiguos para liberar espacio en el servidor o crear una copia de seguridad local. La función de exportación integrada de Outlook guarda el correo, el calendario y los contactos en un único archivo PST. Este artículo proporciona los pasos para exportar sus datos y administrar el archivo de almacenamiento resultante.
Puntos clave: Exportar a un archivo PST
- Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar: Abre el asistente que le guía para crear un nuevo archivo de datos de Outlook.
- Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst): Selecciona el formato de archivo correcto para crear un archivo local.
- Casilla Incluir subcarpetas: Garantiza que todos los elementos de la carpeta de correo seleccionada se copien al nuevo PST.
Entender el formato de archivo PST de Outlook
Un archivo Personal Storage Table es una base de datos local que Outlook utiliza para almacenar mensajes, eventos de calendario, contactos y tareas. A diferencia de los correos almacenados en un servidor de correo, un archivo PST reside en el disco duro de su equipo o en una ubicación de red. Esto lo hace ideal para el archivado a largo plazo, mover datos entre equipos o crear copias de seguridad independientes de su cuenta de correo.
Debe tener permisos de lectura y escritura para la carpeta donde guarda el PST. El proceso de exportación no elimina elementos de su buzón principal; crea una copia. Para cuentas de Microsoft 365 o Exchange, la exportación puede ayudarle a cumplir con las cuotas de tamaño del buzón moviendo elementos antiguos fuera de línea.
Pasos para exportar sus datos de Outlook a un PST
Siga estos pasos para crear un archivo PST de almacenamiento. Asegúrese de que Outlook esté en ejecución y conectado a su cuenta de correo.
- Iniciar el Asistente para importar y exportar
En Outlook, haga clic en la pestaña Archivo de la cinta de opciones. Seleccione Abrir y exportar en el menú izquierdo y, a continuación, haga clic en Importar/Exportar. - Elegir la acción de exportación
En el cuadro de diálogo Asistente para importar y exportar, seleccione Exportar a un archivo en la lista de acciones. Haga clic en Siguiente para continuar. - Seleccionar el formato de archivo PST
Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) en la lista de tipos de archivo. Haga clic en Siguiente. - Seleccionar la carpeta que se va a exportar
En la vista de árbol, haga clic en la carpeta de nivel superior del buzón que desea exportar, como su dirección de correo. Para archivar todo, seleccione la carpeta raíz con su nombre o dirección de correo. Marque la casilla Incluir subcarpetas. Haga clic en Siguiente. - Elegir la ubicación de guardado y establecer opciones
Haga clic en el botón Examinar para elegir dónde guardar el nuevo archivo PST. Asigne al archivo un nombre descriptivo, como Archive_2024.pst. En Opciones, seleccione cómo controlar los elementos duplicados. La opción recomendada es Reemplazar duplicados con los elementos exportados. Haga clic en Finalizar. - Establecer una contraseña opcional
Puede aparecer un cuadro de diálogo final titulado Crear archivo de datos de Outlook. Puede establecer una contraseña para cifrar el archivo. Esto es opcional. Si establece una contraseña, deberá escribirla cada vez que abra el PST en Outlook. Haga clic en Aceptar para iniciar la exportación.
Errores comunes y administración de archivos
La exportación falla con un error sobre permisos
Esto ocurre si intenta guardar el PST en una carpeta restringida, como C:\Program Files. Elija una ubicación donde tenga acceso de escritura completo, como su carpeta Documentos o una unidad externa. Cierre cualquier otro programa que pueda tener abierta la carpeta de destino.
El archivo PST no aparece en Outlook después de la exportación
El asistente para exportar crea un archivo en el disco, pero no lo abre automáticamente en Outlook. Para acceder al archivo, debe abrir el archivo PST manualmente. Vaya a Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook. Navegue hasta su PST guardado y selecciónelo. Después aparecerá en el panel de carpetas.
La exportación tarda demasiado o Outlook deja de responder
Exportar muchos gigabytes de datos puede llevar tiempo. Puede parecer que Outlook no responde. Evite hacer clic en otras partes de la aplicación durante la exportación. Para buzones muy grandes, exporte carpetas individuales en lugar de todo el buzón para crear archivos PST más pequeños y manejables.
Exportación manual frente a Autoarchivar: diferencias clave
| Elemento | Exportación manual a PST | Función Autoarchivar |
|---|---|---|
| Control | Control total del usuario sobre el momento, las carpetas y el destino | Proceso automático basado en reglas programadas |
| Administración de archivos | Crea un único archivo PST con el nombre que elija el usuario | Puede crear varios archivos de almacenamiento con el tiempo |
| Elementos originales | Deja los elementos en el buzón original | Puede mover o eliminar elementos del buzón original |
| Uso principal | Copia de seguridad deliberada o migración única | Limpieza automática continua de elementos antiguos |
Ahora puede crear un archivo PST seguro con sus correos y carpetas de Outlook. Para la administración continua, explore la configuración de Autoarchivar en Archivo > Opciones > Avanzado. Un consejo avanzado útil es usar la herramienta Limpiar buzón, que se encuentra en Archivo > Herramientas, para revisar los tamaños de las carpetas antes de exportar grandes cantidades de datos.